Charlie Blomkvist
När ni väljer affärssystem (ERP) för e-handeln väljer ni vad som ska hända efter Betala nu: var ordern hamnar, hur lagersaldot hålls, vem som stämmer av Klarna, och hur returen bokförs. Ett affärssystem för e-handel, ERP, tar emot ordern från webbutiken och sköter resten i ett flöde: lagret, fakturan, utbetalningen, returen och bokföringen. Ett bokföringsprogram med koppling bokför försäljningen. Affärssystemet gör hela kedjan.
Det här får ni i guiden:
- En riktig order steg för steg genom Fortnox, Spiris, Business Central och Visma Net, de fyra som oftast står på svenska kortlistor.
- Var de skiljer sig: per dag eller per order, i standard eller via app, licens per användare eller fritt antal.
- Vad de kostar, och vad som ingår i priset.
- En beslutstabell efter hur ni säljer: en butik, återförsäljare, 3PL, flera bolag.
- Hur ni provar ert eget flöde innan ni väljer. Det är det enda sättet att veta säkert.
Kort svar: vilket affärssystem passar e-handel?
- ni har en butik, ett eget lager och säljer i svenska kronor till privatpersoner
- det räcker att försäljningen bokförs som dagssummor
- och få personer arbetar i systemet
- varje order ska finnas i kundreskontran med sin faktura
- ni säljer till återförsäljare med egna priser, villkor och kreditgränser
- lagret ligger hos ett 3PL eller på flera ställen
- utbetalningarna från Klarna och Shopify Payments ska stämmas av order för order
- eller ni har flera bolag, flera valutor och många som ska attestera
- allt det ovan ska gå av sig självt i ett system, med det svenska i standard, fritt antal användare, och ni vill se det fungera med era egna artiklar, priser och ordrar innan ni säger ja
En vanlig demo visar hur systemet ser ut. En demo byggd efter er visar om det fungerar för er.
Följ ordern: sex ställen där systemen skiljer sig
Ordern är riktig: klockan 19:09 betalar Alva i Uppsala en tröja och en mugg i vår demobutik Vardag, 1 368 kr, 500 med presentkort och resten med kort. Alla fyra systemen tar emot den. Skillnaden syns i det som händer sedan. Vi följer ordern genom sex steg, för det är de sex stegen som avgör vardagen på en e-handel.
I Visma Net blir ordern säljorder på nio sekunder, med konto, moms och koddel per rad. Fortnox och Spiris egna kopplingar bokför dagens försäljning som ett verifikat; ordrarna i sig kräver ett nav från en annan leverantör. Business Central importerar ordern via jobbkön.
Tröjan reserveras, och saldot går tillbaka till butiken: i Visma Net var femte minut och direkt efter varje leverans, per lager och Shopify-plats. I Business Central när jobbkön kör, 15–30 minuter rekommenderar Microsoft. I Fortnox och Spiris via navet.
Lagret plockar, Instabox bokas, och utleverans 000037 bekräftas i Visma Net i samma stund som paketet går. Fakturan skapas av sig själv. I de andra systemen bokförs leveransen när någon eller något bokför den.
Klarna betalar ut 13 061 kr för tio ordrar, minus avgifter. I Visma Net med Click to Cash matchas varje rad mot sin order, avgiften och momsen bokas för sig, och verifikationen väntar på ert ja. Fortnox bokför utbetalningen som en samlad händelse och kräver kronor. Business Central hämtar den som underlag och stämmer av mot ett mellankonto i bankavstämningen.
Muggen kommer tillbaka. Saldot upp, kreditnota mot ursprungsordern, Alva får pengarna, och Klarnas avdrag matchas i nästa utbetalning. Allt hänger ihop, för att det är samma order hela vägen.
Måndag morgon: marginal per kanal, kollektion och marknad finns i Visma Net, ur koddelen som sattes på raden i första steget. Inte i ett kalkylark någon byggde i helgen.
Det är därför den första frågan till varje system är enkel: räknar det per dag eller per order? Ett system som bokför dagens försäljning som ett samlingsverifikat är rätt för en liten butik, och fel för den som vill veta vad varje order gjorde. Den andra frågan är vad som ingår och vad som kommer från appar och andra leverantörer. Den tredje är vad det kostar när fler ska arbeta i systemet.
De fyra systemen, sida vid sida
Fortnox och Spiris är bokföringsprogram med kopplingar till webbutiken. Business Central och Visma Net är affärssystem med order, lager och reskontror i grunden. Alla fyra fungerar med Shopify och WooCommerce. Det finns fler system på marknaden, som Specter, Pyramid och Odoo; den här guiden håller sig till de fyra som oftast står på svenska kortlistor.
Raden om användare är den som brukar överraska. I Fortnox och Spiris betalar ni per användare för bokföring, fakturering och attest. I Business Central är varje person en licens, och den som bara ska godkänna en faktura behöver minst en Team Members-licens. I Visma Net räknas licensen på vad ni gör i systemet, inte på hur många som arbetar i det.
Fyra system på en minut
Sveriges vanligaste bokföringsprogram. Egen Shopify-koppling som bokför ett verifikat per dag och kräver kronor; ordrar och lager via ett nav från en annan leverantör. Fortnox Lager 369 kr i månaden. Licens per användare, attest per leverantör. Rätt för den lilla butiken. Mer i Fortnox för e-handel.
Vismas program för mindre företag, tidigare Visma eEkonomi. Från 199 kr i månaden, 199 kr per extra användare, attest per leverantör, kopplingar från andra leverantörer i katalogen. Ett byte uppåt är ett byte inom Visma. Mer i Visma Net vs Spiris.
Microsofts affärssystem, med egen Shopify-koppling via jobbkön, Copilot, Power Platform och AppSource där det finns en app för det mesta. Det svenska via partnerappar, licens per användare från 764,70 kr i månaden, utbetalningarna stäms av i bankavstämningen. Mer i Visma Net eller Business Central för e-handel?
Vismas affärssystem för bolag som växt ur bokföringsprogrammet: order, lager, reskontror, bank, e-faktura och moms i standard, fritt antal användare, från 2 744 kr i månaden. Click to Cash lägger kopplingen till butiken, utbetalningarna order för order, återförsäljaren på egen kund och agenterna ovanpå, till fast pris 95 000 kr, live på en till två månader. Det är uppsättningen Alvas order gick igenom.
- Betald 19:09:04
- Säljorder 000081, 9 s
- Plockad och skickad
- Utleverans 000037, faktura 100097
- Klarna matchad, order för order
- Bokfört
Ingen knappade. Agenterna föreslår, och en människa hos er godkänner innan något bokförs.
En vanlig demo visar hur det ser ut. En anpassad demo visar om det fungerar.
Här är det råd vi helst vill ge, och det gäller oavsett vilket system ni lutar åt. Varje leverantör kan visa en demo där ordern blir faktura och saldot stämmer. Det är deras artiklar, deras priser, deras kund. Det visar hur systemet ser ut. Det visar inte om det fungerar för er: med er prislista till återförsäljare, era tre lager, er Klarna-avräkning på två valutor, era 40 ordrar per dag som ska attesteras av två personer som inte sitter på ekonomi.
Därför gör vi två saker innan någon säger ja. Först får ni lägga en riktig order i Vardag, som kund eller som återförsäljare, och se den i Visma Net nio sekunder senare, med ett eget inlogg om ni vill se resten. Sedan, efter en kostnadsfri förstudie där vi ritar era flöden, bygger vi en demomiljö efter er på 3–5 dagar: en egen butik i Shopify med era artiklar och era priser, kopplad till ett eget Visma Net uppsatt efter era flöden. Ni lägger era ordrar, ni ser er Klarna stämmas av, ni ser er återförsäljare stoppas av sin kreditgräns. Det svarar på frågan "fungerar det för oss?" innan ni har betalat något. Priset sätts på samma flödeskarta, innan ni säger ja, och ändras inte efteråt.
Fråga gärna de andra leverantörerna om samma sak. Svaret säger mycket om hur projektet kommer att gå.
Affärssystem för Shopify: det kopplingen måste klara
Shopify är den vanligaste plattformen bland svenska e-handlare som växer, och alla fyra systemen har en koppling. Skillnaden är vad kopplingen gör. Ett affärssystem (ERP) för Shopify ska klara fyra saker:
- Ordern. Varje betald order blir en säljorder med rätt kund, konto, moms och koddel, inte en dagssammanställning som ska redas ut i efterhand.
- Lagret. Saldot i butiken speglar affärssystemet, så att slutsålt är slutsålt i båda, även med flera lager eller 3PL.
- Pengarna. Utbetalningarna från Klarna och Shopify Payments stäms av order för order, med avgifterna bokförda.
- Returen. Returen i Shopify blir en kreditnota och en lagerinleverans, utan att någon skriver av den för hand.
Fortnox och Spiris gör det första som en dagssumma. Business Central gör det via Microsofts koppling, med appar för Klarna och svensk moms. Visma Net gör det via vår koppling i Click to Cash, i standard. Hur det ser ut i praktiken beskriver vi i Koppla Shopify till Visma Net, och i Business Central och Shopify för den som jämför. Hela valet, med Fortnox, Business Central och Visma Net sida vid sida, står i Affärssystem (ERP) för Shopify.
Per plattform: Shopify, WooCommerce, Centra och Norce
Plattformen avgör sällan valet av affärssystem, men den avgör hur kopplingen ser ut. Shopify har den största kopplingskatalogen: Fortnox egen koppling, Microsofts egen i Business Central, och vår i Click to Cash. WooCommerce har Fortnox egen koppling och kopplingar från partners till de andra. Centra och Norce, som är vanliga bland svenska varumärken och B2B-handlare, kopplas via integrationspartners till Business Central och via Click to Cash till Visma Net. Frågan att ställa är inte "finns det en koppling" utan "vad gör den med ordern, lagret och utbetalningen efteråt".
Vanliga misstag när man väljer
Alla fyra har order, lager och fakturor på listan. Skillnaden syns i flödet: per dag eller per order, schemalagt eller direkt, i standard eller via app. Lägg en riktig order innan ni bestämmer er.
Bolaget som växer får fler som ska packa, attestera och följa upp. Räkna på antalet om två år, och på vad den som bara attesterar kostar.
Ordern är den lätta delen. Avstämningen av Klarna och Shopify Payments är det som tar ekonomiavdelningens tid, och det syns inte i demon om ni inte frågar.
Deras artiklar och deras kund visar att systemet fungerar. Era artiklar och er kund visar om det fungerar för er. Be om en demo byggd efter er, eller bygg den med oss.
Så väljer ni: en beslutstabell
Fortnox eller Spiris med en koppling. Billigt, och det räcker så länge dagssummor räcker.
Ett affärssystem. Visma Net med Click to Cash gör det i standard plus koppling; Business Central med partnerns uppsättning.
Visma Net med Click to Cash: återförsäljaren på egen kund, kreditspärr redan i butiken, OCR och e-faktura i standard.
Visma Net med Ongoing WMS eller ert 3PL i samma flöde; Business Central klarar det också, med partnerns koppling till lagret.
Business Central är ett rimligt val. Räkna på licenserna när fler ska in i systemet.
Visma Net: bolagen under samma licens, likvidkonto per valuta, fritt antal attestanter.
Varför Straviont
Vi är Visma Net-partner, och vi har byggt Click to Cash, kopplingen och agenterna själva. Kopplingen kör varje dag i Vardag, och det är samma koppling ni får. Den som sätter upp ert system är den som byggt det ni kör på, och den ni ringer efteråt. Förstudien är kostnadsfri, flödeskartan är er att behålla vad ni än väljer, demomiljön byggs efter er på 3–5 dagar, och priset sätts innan ni säger ja och ändras inte om projektet drar ut. Live på en till två månader, utanför era toppar, med samma konsulter från första samtalet till efter go-live.
Vanliga frågor
Vad är ett affärssystem för e-handel?
Ett system som tar emot ordern från webbutiken och sköter resten: order, lager, faktura, betalning, utbetalningen från betaltjänsten, returen och bokföringen, i ett flöde. Ett bokföringsprogram med koppling bokför försäljningen; ett affärssystem hanterar hela ordern.
Vilket affärssystem passar Shopify?
Alla fyra i den här guiden fungerar med Shopify. Fortnox och Spiris via egna eller andras kopplingar som bokför per dag, Business Central via Microsofts egen koppling, Visma Net via vår koppling i Click to Cash som gör varje betald order till en säljorder på åtta sekunder och stämmer av utbetalningarna order för order.
Vilket affärssystem passar WooCommerce?
Samma svar som för Shopify. Fortnox har en egen WooCommerce-koppling, Business Central har kopplingar från partners, och Click to Cash kopplar WooCommerce, Centra och Norce till Visma Net. Kopplingar till andra plattformar estimerar vi i förstudien.
Räcker Fortnox för e-handel?
Ofta, så länge ni har en butik, ett lager, svenska kunder och det räcker att försäljningen bokförs som dagssummor. När varje order ska synas i reskontran, återförsäljare ska ha egna villkor eller utbetalningarna ska stämmas av per order är det dags att titta på ett affärssystem.
Visma Net eller Business Central för e-handel?
Båda klarar order, lager och flera bolag. Visma Net har det svenska i standard och fritt antal användare, och med Click to Cash ingår kopplingen och avstämningen av utbetalningarna. Business Central har Microsofts egen Shopify-koppling och Copilot, med det svenska via partnerappar och licens per användare. Vi har jämfört dem rad för rad i en egen artikel.
Vad är skillnaden mellan en demo och en demo byggd efter oss?
En vanlig demo visar systemet med leverantörens artiklar och kund: hur det ser ut. En demo byggd efter er har era artiklar, era priser, era kanaler och er betaltjänst: om det fungerar för er. Vi bygger den efter en kostnadsfri förstudie, på 3–5 dagar, och ni får tillgång till hela miljön.
Vad kostar ett affärssystem för e-handel?
Fortnox och Spiris börjar på några hundra kronor i månaden plus koppling och per användare. Business Central kostar 764,70 kr per användare och månad för Essentials plus appar och partnerns arbete. Visma Net börjar på 2 744 kr i månaden med fritt antal användare, och Click to Cash, vårt införande med kopplingen, lagret och utbetalningarna, kostar 95 000 kr till fast pris.
Hur lång tid tar det att byta affärssystem för en e-handel?
Click to Cash tar en till två månader från förstudie till go-live, med kopplingen testad på era egna ordrar innan start. Kopplingen är sällan det som tar tid; det är konverteringen av artiklar, kunder och lager, och utbildningen.
Hur hanterar affärssystemet Klarna?
Klarna betalar ut en klumpsumma minus avgifter. I Click to Cash matchas varje rad i Klarnas avräkning mot förskottet på säljordern, avgiften och momsen bokas för sig, och verifikationen väntar på ert godkännande. Hur andra system gör står i Bokföra Klarna- och Shopify-utbetalningar.
Behöver en e-handel ett WMS?
Inte alltid. Visma Net har lagerplatser och plock i standard. Ett WMS som Ongoing behövs när lagret ska skanna, batchplocka och boka frakt vid packbordet, eller när lagret ligger hos ett 3PL. Läs Ongoing WMS, Shopify och Visma Net.
Kan vi prova innan vi väljer?
Ja. Lägg en order i vår demobutik och se den i Visma Net. Efter en kostnadsfri förstudie bygger vi en demomiljö efter er på 3–5 dagar, med era artiklar och era priser, så att ni provar ert eget flöde innan ni säger ja.
Så går ni vidare
Lägg en order i Vardag, eller boka en kostnadsfri förstudie. Läs också Visma Net eller Business Central för e-handel?, Fortnox för e-handel, Affärssystem för grossister och hela erbjudandet på Click to Cash. Vad ett affärssystem är, och var gränsen mot bokföringsprogrammet går i ekonomi, lager och projekt, står i Vad är ett affärssystem, vad gör det och vilka finns?.