Isak Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Fortnox. Kopplingen gör att det som är redo att faktureras i monday.com blir en faktura i Fortnox, oavsett om det är en vunnen affär, en avklarad milstolpe i ett projekt eller månadens rapporterade tid, att nya kunder läggs upp automatiskt och att betalstatusen syns i monday.com utan att någon behöver kontrollera i ekonomisystemet. Den byggs oftast i en integrationsplattform som Make, efter hur just ert bolag arbetar. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Något blir redo att faktureras i monday.com
- Router · Finns kunden i Fortnox?JaBefintlig kund användsNejKunden skapas först
- Fakturan skapas i Fortnox
Kopplingen söker på organisationsnummer. Finns kunden används den, annars läggs den upp med uppgifterna från monday.com. Samma kund får aldrig två kundkort.
- Milstolpen markeras klar i projektet
- Beloppet för milstolpen hämtas
- Delfakturan skapas
Projekt som faktureras i delar får en faktura per avklarad milstolpe, och projektledaren ser direkt vad som är fakturerat och vad som återstår.
- Tid och poster rapporteras i monday.com
- Underlaget markeras redo vid månadens slut
- En faktura per kund skapas
Löpande uppdrag faktureras på verklig tid. När månaden stängs samlas allt som är godkänt till en faktura per kund.
- Fakturan skickas från Fortnox
- Router · Betald i tid?JaStatus betald i monday.comNejPåminnelse och uppgift till ansvarig
Säljaren och projektledaren ser direkt i monday.com om kunden har betalat, och förfallna fakturor fångas upp utan att någon behöver leta i ekonomisystemet.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
Det finns inte en enda knapp som kopplar ihop monday.com och Fortnox. Kopplingen byggs i en integrationsplattform som Make eller Zapier, som kan prata med båda systemen. Själva flödet byggs efter er process: vad som ska utlösa en faktura, vilka uppgifter som följer med och vad som händer när fakturan är betald. Zapier räcker för enkla flöden. Make passar bättre när flödet har villkor, flera steg eller behöver felhantering. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
Fakturan skapas i Fortnox när det händer något i monday.com som ska faktureras: en vunnen affär, en avklarad milstolpe, en levererad order eller ett månadsavslut. Kund, artiklar och belopp följer med, och samma affär eller projekt kan ge flera fakturor, även återkommande för abonnemang och avtal.
Finns kunden inte i Fortnox läggs den upp innan fakturan skapas. Kopplingen söker först på organisationsnummer eller kundnummer, så att samma kund inte hamnar där två gånger.
Fakturan kan tas fram, granskas och skickas direkt från monday.com. Säljaren eller projektledaren ser vad som faktureras, och ekonomi behöver inte jaga underlag.
När kunden betalar i Fortnox uppdateras statusen i monday.com. Blir en faktura förfallen kan kopplingen skicka en påminnelse eller lägga en uppgift till den som ansvarar för kunden.
Varför koppla ihop monday.com och Fortnox?
- Mindre dubbelarbete. Kunduppgifter, belopp och fakturastatus skrivs in en gång, inte i två system.
- Färre fel. När uppgifterna följer med automatiskt försvinner felstavade kundnamn, fel belopp och glömda fakturor.
- Snabbare betalt. Fakturan skapas samma dag som underlaget är klart, och förfallna fakturor upptäcks direkt i stället för vid nästa genomgång.
- Sälj och ekonomi ser samma sak. Säljaren ser i monday.com om kunden har betalat, och ekonomi ser vad som är på väg in.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Zapier | Ett enkelt flöde i en riktning, till exempel att en ny kund i monday.com läggs upp i Fortnox | Snabbt att komma igång, men begränsat när flödet behöver villkor eller flera steg |
| Make | Flöden med villkor, flera steg och åt båda hållen, till exempel delfaktura vid avklarad milstolpe och betalstatus tillbaka | Kraftfullt och flexibelt, men kräver ett genomtänkt flöde: hur uppgifterna översätts mellan systemen, hur undantag hanteras och hur fel upptäcks |
| Egen kod mot Fortnox API | Stora volymer eller ovanliga krav som plattformarna inte klarar | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden |
För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur uppgifterna i monday.com översätts till kunder, artiklar, momskoder och betalningsvillkor i Fortnox, hur flödet hanterar undantag som krediteringar, rabatter och ändrade belopp, och vad som händer när något går fel. En koppling som fungerar i ett test men tyst missar fakturor i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras. Kopplingen kräver ett betalt Fortnox-konto.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vad ska utlösa fakturan? En vunnen affär, en avklarad milstolpe, en levererad order eller ett månadsavslut. Bestäm exakt vilken händelse eller status i monday.com som skapar fakturan, och vem som får sätta den.
- Vilka uppgifter måste finnas? Organisationsnummer, fakturaadress, artiklar och betalningsvillkor måste vara ifyllda innan fakturan kan skapas. Annars blir den fel eller stoppas.
- Hur matchas kunderna? Organisationsnummer är säkrast. Namn räcker inte, eftersom samma kund kan stavas på flera sätt.
- Vem granskar fakturan? Ska den skickas direkt, eller skapas som utkast som ekonomi godkänner först?
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en faktura inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över den.
När Fortnox inte räcker längre
Fortnox fungerar bra för många bolag, och kopplingen till monday.com gör det ännu bättre. Men när bolaget växer med fler bolag, fler som attesterar, projekt som ska följas upp per kostnadsställe eller affärer i utländsk valuta, är det ofta ekonomisystemet som blir gränsen. Läs mer i Visma Net vs Fortnox: när har ni vuxit ur Fortnox?. Byter ni senare följer monday.com med, och kopplingen byggs om mot Visma Net. Hur det ser ut beskriver vi i Projekt i monday.com, ekonomi i Visma Net.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och ekonomisystem i Make. Vi börjar i processen: vad som ska utlösa fakturan, vilka uppgifter som måste finnas och vem som ansvarar för vad. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Fortnox?
Ja. monday.com och Fortnox kopplas ihop via en integrationsplattform som Make eller Zapier, eller via egen kod mot Fortnox API. Flödet byggs efter er process. Kopplingen kan skapa fakturor och kunder i Fortnox och föra tillbaka betalstatus till monday.com.
Kan monday.com skapa fakturor i Fortnox automatiskt?
Ja. Kopplingen kan skapa fakturan i Fortnox när något i monday.com är redo att faktureras, till exempel en vunnen affär, en avklarad milstolpe i ett projekt eller rapporterad tid vid månadsavslut. Kund, artiklar och belopp följer med, och finns kunden inte i Fortnox skapas den först.
Kan en affär i monday.com ge flera fakturor i Fortnox?
Ja. Kopplingen kan skapa flera fakturor från samma affär, till exempel förskott och slutfaktura, en faktura per milstolpe eller leverans, eller återkommande fakturor för abonnemang och avtal.
Kan betalstatus från Fortnox synas i monday.com?
Ja. När en faktura betalas i Fortnox kan statusen uppdateras i monday.com, och förfallna fakturor kan trigga påminnelser eller uppgifter till den som ansvarar för kunden.
Ska vi välja Make eller Zapier?
Zapier räcker för enkla flöden i en riktning. Make passar bättre när flödet har villkor, flera steg, går åt båda hållen eller behöver felhantering och loggning, vilket gäller de flesta kopplingar mellan CRM och fakturering.
Vad behövs i Fortnox för att koppla ihop systemen?
Kopplingen kräver ett betalt Fortnox-konto och en användare med behörighet till de delar som ska kopplas, till exempel fakturering och kundregister.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva flödet fram till betald faktura: vad som utlöser fakturan, vem som gör vad och vilka uppgifter som behövs. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.