Charlie Blomkvist
En utbetalning från Klarna eller Shopify Payments är nettot av era försäljningar, minus returer och avgifter, utbetalt som en klumpsumma några dagar efter ordrarna. Att bokföra den rätt betyder att varje order blir betald i reskontran, att avgiften och momsen på den bokförs för sig, och att bara nettot hamnar på banken. I den ligger hundratals försäljningar, några returer, avgifterna och momsen på avgifterna. Kontoutdraget visar ett belopp. Bokföringen behöver veta vilka ordrar som blev betalda, vad Klarna tog, och att allt gick ihop. Den här guiden visar hur vi bokför det i Visma Net: principen, kontona och hur varje order matchas på öret. Klarna är exemplet, men samma modell gäller alla betaltjänster i kassan: Shopify Payments, Svea, Walley, Swedbank Pay (tidigare PayEx), Stripe, PayPal och Swish. Ett avräkningskonto per tjänst, och utbetalningen matchad mot ordrarna. Guiden gäller faktureringsmetoden, som bolag med ett affärssystem använder; bokför ni enligt kontantmetoden bokförs försäljningen i stället när pengarna kommer. Det är en del av Click to Cash, vår uppsättning av Visma Net för e-handel.
Kort svar: hur bokför man Klarna-utbetalningar?
- Bokför försäljningen när ordern faktureras, brutto, som vanligt.
- Registrera kundens betalning mot ett avräkningskonto för betaltjänsten, inte mot banken. Klarna på 1582, Shopify Payments på 1581.
- När utbetalningen kommer bokförs avräkningsnotan i en verifikation: avräkningskontot krediteras order för order, returerna debiteras, avgiften bokförs som kostnad med sin moms, och nettot debiteras banken.
- Avräkningskontot ska då stå på noll för den utbetalningen. Gör det inte det finns en avvikelse, och den ska hittas innan verifikationen bokförs.
- Visma Nets bankavstämning matchar sedan beloppet på 1930 mot kontoutdraget.
Varför en utbetalning är svår att bokföra
Tre saker gör den svår, och alla tre måste lösas.
Ordern läggs på måndagen, faktureras på tisdagen och Klarna betalar ut veckan därpå. Försäljningen hör till en period, pengarna kommer i nästa.
En rad på kontoutdraget. Bakom den: varje försäljning, varje retur som dragits av, avgiften per order och momsen på avgiften. Klarna redovisar dem i avräkningsnotan, rad för rad, som SALE, RETURN och FEE.
Kontoutdraget visar Klarnas utbetalningsreferens, inte era ordernummer. Utan en nyckel mellan Klarnas rader och era betalningar går det inte att veta vilka ordrar som är betalda.
Den vanliga lösningen är att bokföra klumpsumman mot försäljningen eller mot ett konto som heter Klarna, och stämma av i ett kalkylark. Då stängs kundreskontran aldrig, ingen vet vilka ordrar som faktiskt är betalda, och avgiften försvinner in i nettot.
Kontona: ett avräkningskonto per betaltjänst
Under 1580, Fordringar för kontokort och kuponger, i BAS. Ett eget likvidkonto i Visma Net, så att varje utbetalning kan stämmas av för sig.
Samma princip. Klarna betalar ut separat och med egen avgiftsstruktur, så Klarna får ett eget konto.
Avgifterna, eller 6064 Factoringavgifter om ni ser Klarna som factoring. Välj ett konto och håll er till det. Klarna tar ut moms på avgiften, och den bokförs som ingående moms på 2641.
Dit nettot kommer. Bara det som faktiskt betalades ut bokförs här.
I Visma Net är varje avräkningskonto ett likvidkonto, och betalningsmetoderna, en för Klarna och en för Shopify Payments, är kopplade till sitt likvidkonto. Kundinbetalningen pekar på betalningsmetoden, inte på kontot. En sak att göra rätt från början: kontot måste ha en valuta i kontoplanen innan det kan bli likvidkonto, och när något bokförts på kontot går valutan inte att byta.
Steg 1: kundens betalning hamnar på avräkningskontot
När ordern betalas i Shopify registrerar kopplingen en förskottsbetalning på säljordern i Visma Net, med betalningsmetoden Klarna, likvidkontot 1582 och en betalreferens. Referensen är Shopifys betalnings-id, och det är samma id Klarna bär med sig i sin avräkning, som merchant_reference1. Det är hela nyckeln: varje rad i utbetalningen går att slå upp mot exakt en betalning i Visma Net.
När ordern faktureras kvittas förskottet mot fakturan, saldot blir noll och fakturan stängs. Kundreskontran är alltså rätt samma dag som ordern levereras, inte den dag Klarna betalar ut.
Steg 2: utbetalningen blir en verifikation
Klarna publicerar två saker per utbetalning: utbetalningen i sig, med referens, datum och utbetalt belopp, och avräkningsnotan bakom den, med en rad per händelse. Kopplingen hämtar båda ur Klarnas avräknings-API, matchar varje försäljningsrad mot betalningen på 1582 med samma referens, och bygger verifikationen.
| Rad | Konto | Debet | Kredit | Vad |
|---|---|---|---|---|
| Varje försäljning | 1582 | Beloppet | Klarnas order-id som referens, er order i texten | |
| Varje retur | 1582 | Beloppet | Återbetalningen som Klarna dragit av | |
| Avgifterna | 6570 | Avgiften | Per order, summerade | |
| Momsen på avgiften | 2641 | Momsen | Klarna tar ut moms på avgiften; för andra betaltjänster bara när de gör det | |
| Utbetalt | 1930 | Nettot | Beloppet som syns på kontoutdraget |
Beloppen är från Klarnas testmiljö. Raderna summerar till noll när allt stämmer.
Verifikationen skapas pausad i Visma Net. Den bokförs inte förrän någon hos er frisläpper den, och det är godkännandet. Visma Net bokför alltid i två steg, spara och frisläpp, och vi använder det andra steget som kontrollpunkt. Ni ser vem som frisläppte och när.
När det inte går ihop
Kopplingen flaggar tre sorters avvikelser, och de listas innan ni frisläpper.
En rad i Klarnas avräkning som inte hittar någon betalning i Visma Net. Ordern synkades inte, eller betalades utanför flödet.
Klarna säger 1 300 kr, betalningen i Visma Net är på 1 368 kr. Oftast en delvis fångad betalning eller en rabatt som lagts på efteråt.
Raderna och det utbetalda beloppet går inte ihop. Klarna har lagt till en korrigering eller en provision som inte är en vanlig avgift.
Avvikelserna ska utredas innan verifikationen frisläpps. Det är poängen med att bokföra utbetalningen order för order: det som inte stämmer syns, i stället för att försvinna i en klumpsumma.
Steg 3: banken
Beloppet på 1930 matchas mot kontoutdraget i Visma Nets bankavstämning, med bankfil eller AutoPay. Det är standard i Visma Net, och inget vi har byggt. En rad på kontoutdraget matchar en verifikation, inte fyrahundra ordrar.
Returer
Returen registreras i lagret när paketet kommer tillbaka, och en kreditnota skapas mot ursprungsordern i Visma Net. Klarna drar av återbetalningen i nästa utbetalning, som en returrad. I verifikationen debiteras avräkningskontot med beloppet, och raden matchas mot kreditnotan. Hur returen går från Shopify till Visma Net står i Shopify och Visma Net: så fungerar integrationen.
Bokföra Shopify-utbetalningar: samma modell
Shopify Payments betalar ut på samma sätt: en klumpsumma som är försäljningen minus Shopifys transaktionsavgift och minus återbetalningarna. Underlaget är utbetalningsrapporten under Ekonomi i Shopify, och via API:t ger Shopify per transaktion belopp, avgift, netto, vilken order och vilken utbetalning den hör till. Det räcker för att dela upp utbetalningen på ordrar och avgift.
Kontona är desamma: betalningen på 1581 när ordern betalas, avgiften på 6570, nettot på 1930. Tar Shopify ut moms på avgiften bokförs den på 2641. Bokför ni för hand gör ni en verifikation per utbetalning ur rapporten, med avräkningskontot på noll som kontroll. Shopify Payments och kortinlösen följer samma modell.
Swish, Stripe och PayPal: samma modell, tre olika rytmer
Modellen är densamma för alla betaltjänster, också Svea, Walley och Swedbank Pay: ett avräkningskonto per tjänst under 1580, avgiften som kostnad för sig, och bara det som faktiskt kommer in på banken bokförs på 1930. Det som skiljer är hur pengarna kommer.
Pengarna kommer in på ert bankkonto betalning för betalning, utan klumpsumma och utan avdrag. Avgiften per betalning fakturerar banken separat. Avräkningskontot behövs bara om ni vill matcha Swish-raderna på kontoutdraget mot ordrarna innan de bokförs; annars går betalningen direkt mot 1930 med Swish-numret som referens.
Betalar ut som Shopify Payments: en klumpsumma netto efter Stripes avgift, på ett schema ni väljer. Stripes utbetalningsrapport och API ger belopp, avgift och netto per transaktion, så utbetalningen delas upp på ordrar och avgift på samma sätt. Eget avräkningskonto, till exempel 1583.
Pengarna samlas på ert PayPal-saldo, och ni för över till banken själva eller automatiskt. Saldot är avräkningskontot: försäljningen krediteras där order för order, avgiften bokförs när PayPal drar den, och överföringen till banken är en likvidöverföring från avräkningskontot till 1930.
Oavsett tjänst är kontrollen densamma: när utbetalningen är bokförd ska avräkningskontot stå på noll för den utbetalningen, och varje order ska vara betald i reskontran. Om leverantören tar ut moms på avgiften framgår det av avräkningen, och momsen bokförs då på 2641.
Vad Visma Net gör själv, och vad kopplingen för in
Visma Net har ingen inbyggd avräkning mot betaltjänsterna. Det som finns är byggstenarna: likvidkonton, betalningsmetoder, kundinbetalningar, bankavstämningen och bokföringen i två steg. Kopplingen för in det Visma Net inte kan veta själv.
Nej
Förskottet på avräkningskontot, med betalreferensen
Nej
Verifikationen: avräkning till bank, avgiften som kostnad
Ja, bankavstämningen matchar det
Inget
Ja, när förskottet kvittas
Inget
När ni frisläpper den
Skapar den pausad, med avvikelserna listade
I Vismas katalog finns färdiga Klarna-kopplingar som matchar samlade utbetalningar mot fakturorna. Vår används när utbetalningen ska matchas mot förskotten order för order, med godkännande innan något bokförs.
Så gör andra system
Fortnox egna Shopify-koppling bokför utbetalningarna från Shopify Payments automatiskt och skapar ett verifikat per dag. Den kräver SEK som utbetalningsvaluta, och ordrarna kommer inte in: för order, artiklar och lager behövs ett tredjepartsnav.
Shopify-kopplingen bokför transaktionerna mot fakturorna och hämtar utbetalningarna som underlag. Själva utbetalningen stäms av i bankavstämningen mot ett mellankonto per betaltjänst, där avgiften skrivs av, ofta med partnerns hjälp eller en app.
Ingen inbyggd avräkning mot betaltjänsterna, men likvidkonton, betalningsmetoder och tvåstegsbokföringen finns. Det är på dem kopplingen bygger: varje order matchad, och ni godkänner.
En utbetalning är inte en intäkt. Den är kvittot på att hundra fakturor blev betalda, minus vad det kostade.
Vanliga frågor
Hur bokför man Klarna-utbetalningar?
Försäljningen bokförs brutto när ordern faktureras. Kundens betalning registreras mot ett avräkningskonto för Klarna, 1582. När utbetalningen kommer krediteras avräkningskontot order för order, returerna debiteras, avgiften bokförs på 6570 med eventuell moms på 2641, och nettot debiteras 1930. Avräkningskontot ska då stå på noll för utbetalningen.
Hur bokför man Klarnas avräkningsnota?
Avräkningsnotan är raderna bakom utbetalningen: varje försäljning, varje retur, avgifterna och momsen på dem. Den bokförs som en verifikation per utbetalning, där varje försäljningsrad krediterar avräkningskontot, returerna debiterar det, avgiften går på kostnadskonto med momsen på 2641 och nettot på 1930. Går raderna ihop står avräkningskontot på noll.
Hur bokför man försäljning via Klarna?
Med faktureringsmetoden bokförs försäljningen när ordern faktureras, brutto, som vilken försäljning som helst, och kundens betalning via Klarna registreras mot avräkningskontot 1582, så att fakturan blir betald i reskontran. Utbetalningen från Klarna bokförs sedan för sig. Bokför ni enligt kontantmetoden bokförs försäljningen i stället den dag pengarna kommer, direkt ur avräkningsnotan.
Vilket konto bokför man Klarna på?
Ett eget avräkningskonto under 1580, Fordringar för kontokort och kuponger, i BAS. Vi använder 1582 för Klarna och 1581 för Shopify Payments. Ett konto per betaltjänst gör att varje utbetalning kan stämmas av för sig.
Hur bokför man Klarnas avgift och momsen på den?
Avgiften är en kostnad, på 6570 Bankkostnader eller 6064 Factoringavgifter. Klarna tar ut moms på avgiften, och den bokförs som ingående moms på 2641. Avräkningsnotan anger momsbeloppet per avgiftsrad, så det följer med i verifikationen i stället för att räknas fram.
Hur bokför man utbetalningar från Shopify Payments?
På samma sätt, med 1581 som avräkningskonto. Shopifys API ger per transaktion belopp, avgift, netto, order och utbetalning, så utbetalningen kan delas upp på ordrar och avgift.
Hur bokför man Shopifys avgift?
Som en kostnad, på 6570 Bankkostnader, i samma verifikation som utbetalningen. Shopify anger avgiften per transaktion i utbetalningsrapporten och via API:t, så den bokförs per utbetalning utan att räknas fram. Tar Shopify ut moms på avgiften bokförs den på 2641.
Vilket bokföringsunderlag ger Shopify och Klarna?
Shopify: utbetalningsrapporten under Ekonomi, med belopp, avgift och netto per transaktion, och samma uppgifter via API:t. Klarna: avräkningsnotan per utbetalning, med en rad per försäljning, retur och avgift, och samma uppgifter via Klarnas avräknings-API. Det är de underlagen kopplingen läser, och de räcker för att bokföra varje utbetalning på öret.
Hur bokför man Swish-betalningar i en webbutik?
Swish Handel sätter in varje betalning direkt på bankkontot, utan klumpsumma och utan avdrag, så betalningen bokförs mot 1930 med Swish-numret som referens, och fakturan blir betald i reskontran. Avgiften fakturerar banken separat och bokförs som bankkostnad. Vill ni matcha Swish-raderna mot ordrarna innan de bokförs går de via ett avräkningskonto, precis som Klarna.
Hur bokför man Stripe-utbetalningar?
Som Shopify Payments: kundens betalning registreras mot ett eget avräkningskonto för Stripe, och när Stripe betalar ut nettot delas utbetalningen upp på ordrar, avgift och netto ur Stripes utbetalningsrapport. Avräkningskontot ska stå på noll när utbetalningen är bokförd.
Hur bokför man PayPal?
PayPal-saldot är avräkningskontot. Försäljningen krediteras där order för order, PayPals avgift bokförs som kostnad när den dras, och överföringen från PayPal till banken bokförs som en likvidöverföring från avräkningskontot till 1930.
Varför stämmer inte Klarnas utbetalning med försäljningen?
För att utbetalningen är nettot: försäljningen minus returerna, avgifterna och momsen på avgifterna, och för att den samlar ordrar från flera dagar. Bokförs varje order mot avräkningskontot med sin referens syns exakt vad som skiljer, rad för rad.
Hur hanteras returer i utbetalningen?
Klarna drar av återbetalningen i nästa utbetalning som en returrad. Avräkningskontot debiteras med beloppet, och raden matchas mot kreditnotan som skapades när returen registrerades i Visma Net.
Bokför Visma Net Klarna-utbetalningar automatiskt?
Nej. Visma Net har likvidkonton, betalningsmetoder och bankavstämning, men ingen inbyggd avräkning mot Klarna. Kopplingen hämtar avräkningen, matchar raderna och skapar verifikationen pausad. Någon hos er frisläpper den, och först då bokförs den.
Behöver vi ett avräkningskonto per betaltjänst?
Ja, det är det vi rekommenderar. Klarna och Shopify Payments betalar ut var för sig, med egna avgifter och egna referenser. Med ett konto per tjänst ska varje konto stå på noll när tjänstens utbetalning är bokförd, och en avvikelse pekar direkt på rätt tjänst.
Finns det en färdig Klarna-koppling till Visma Net?
Ja, i Vismas katalog finns kopplingar som matchar samlade utbetalningar mot fakturorna och bokför avgifterna separat. Vår egen koppling används när utbetalningen ska matchas mot förskotten order för order, med godkännande innan något bokförs.
Kan vi stänga månaden innan Klarna har betalat ut?
Ja. Försäljningen bokförs när ordern faktureras, och betalningen ligger på avräkningskontot. Utbetalningen flyttar bara pengar mellan balanskonton. Det som ska stämma vid månadsskiftet är att saldot på avräkningskontot motsvarar de utbetalningar som ännu inte kommit.
Så går ni vidare
Hela flödet från klick till bokfört, med lagret och leveranserna, står på Click to Cash för e-handel. Kör ni Fortnox i dag, läs Visma Net vs Fortnox; står valet mellan Visma Net och Business Central, läs den jämförelsen. Och vad Visma Net kostar står för sig. Vill ni ha hela bilden av systemen för e-handel, läs Affärssystem för e-handel 2026: så väljer ni. Och Affärssystem (ERP) för Shopify: så väljer ni om valet står mellan bokföring per dag och affärssystem per order.