monday.com och Visma Net: så fungerar integrationen

Ja, monday.com går att koppla till Visma Net. Kopplingen gör att det som säljs, planeras och levereras i monday.com blir kunder, order och fakturor i Visma Net, och att betalstatus och utfall går tillbaka till den som äger kunden eller projektet. Kopplingen byggs i Make eller direkt mot Visma Nets API, beroende på volym och hur mycket som ska gå åt båda hållen. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska bestämma innan ni sätter igång.

Flödena ovan är exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.

Kort svar

Det finns ingen inbyggd Visma Net-integration i monday.coms Integrations Center. Kopplingen byggs antingen i Make, där det finns en Visma Net-app som underhålls av communityn, eller som egen kod direkt mot Visma Nets API. Make räcker ofta för flöden i en riktning, till exempel order vid vunnen affär. När flödet ska gå åt båda hållen, hantera stora volymer eller följa Visma Nets regler för projekt, dimensioner och attest är det oftast bättre att bygga direkt mot API:et. Vi gör båda delarna, och är dessutom själva Visma Net-partner.

Vad kopplingen kan göra

Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något annat, beroende på hur ni arbetar.

Varför koppla ihop monday.com och Visma Net?

• Ett ställe för arbetet, ett för ekonomin. Sälj, projekt och leverans sker i monday.com, bokföring och fakturering i Visma Net. Ingen behöver arbeta i båda.
• Mindre dubbelarbete. Kunduppgifter, artiklar och belopp skrivs in en gång, inte i två system.
• Snabbare fakturering. Underlaget är klart samma dag som milstolpen eller leveransen är det, inte vid nästa månadsgenomgång.
• Projektledaren ser ekonomin. Fakturerat, betalt och bokförda kostnader syns i monday.com, där projektet följs upp.

Så byggs kopplingen

Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.

För Visma Net står valet oftare mellan Make och egen kod än mellan Make och Zapier. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur uppgifterna i monday.com översätts till kunder, artiklar, momskoder, projekt och dimensioner i Visma Net, hur flödet hanterar krediteringar och ändrade belopp, och vad som händer när Visma Net avvisar en post. En koppling som fungerar i test men tyst missar fakturor i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början. Kopplingen kräver att er Visma Net-licens har API-åtkomst och en integrationsanvändare med rätt behörigheter.

Det här ska ni bestämma innan ni bygger

En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:

1. Var skapas kunden? Ska nya kunder läggas upp från monday.com, eller ska ekonomi godkänna dem i Visma Net först? Bestäm också vilket system som äger kunduppgifterna efteråt.
2. Vad ska utlösa ordern eller fakturan? En vunnen affär, en avklarad milstolpe, en leverans eller ett månadsavslut. Välj en status i monday.com, och bestäm vem som får sätta den.
3. Hur ska projekt och dimensioner matchas? Visma Net vill ofta ha projekt, kostnadsställe eller avdelning på varje rad. De uppgifterna måste finnas i monday.com innan flödet körs.
4. Vad ska gå tillbaka? Fakturanummer, betalstatus, bokförda kostnader eller alla tre. Ju mer som går tillbaka, desto viktigare att bygga mot API:et direkt.
5. Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en faktura inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över den.

Hur monday.com och Visma Net delar på ansvaret

Den vanligaste frågan när båda systemen finns är var gränsen går. Vår rekommendation är enkel: det som handlar om arbetet, planering, uppföljning och kommunikation, ligger i monday.com. Det som ska bokföras eller revideras ligger i Visma Net. Kopplingen flyttar det som behöver finnas på båda ställena. Hur uppdelningen ser ut i detalj beskriver vi i Projekt i monday.com, ekonomi i Visma Net, och hur monday work management och monday CRM passar in i det. Använder ni Fortnox i dag och funderar på att byta finns jämförelsen i Visma Net vs Fortnox. Fler kopplingar hittar ni under alla integrationer.

Straviont bygger kopplingen

Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi är samtidigt Visma Net-partner. Vi känner därför båda sidor av kopplingen: hur tavlorna i monday.com bör vara uppbyggda, och hur kunder, order, projekt och dimensioner hänger ihop i Visma Net. Vi börjar i processen, bygger därefter flödet i Make eller direkt mot Visma Nets API, med loggning och felhantering, och förvaltar det när verksamheten ändras.

Vanliga frågor

Går det att koppla monday.com till Visma Net?

Ja. Det finns ingen inbyggd integration i monday.com, men kopplingen byggs i Make eller som egen kod mot Visma Nets API. Den kan skapa kunder, order och fakturor i Visma Net och föra tillbaka fakturanummer, betalstatus och utfall till monday.com.

Kan monday.com skapa fakturor i Visma Net automatiskt?

Ja. När något i monday.com är redo att faktureras, till exempel en vunnen affär, en avklarad milstolpe eller godkänd tid vid månadsavslut, kan kopplingen skapa fakturan i Visma Net med kund, artiklar och belopp. Finns kunden inte skapas den först.

Kan projektets ekonomi från Visma Net visas i monday.com?

Ja. Bokförda kostnader och intäkter per projekt kan hämtas från Visma Net och visas i projekttavlan i monday.com, så att projektledaren följer utfall mot budget där projektet drivs.

Ska vi bygga i Make eller direkt mot Visma Nets API?

Make räcker ofta för flöden i en riktning med måttlig volym. När flödet ska gå åt båda hållen, hantera många poster eller följa Visma Nets regler för projekt, dimensioner och attest är det oftast bättre att bygga direkt mot API:et.

Vad behövs i Visma Net för att koppla ihop systemen?

Er Visma Net-licens behöver API-åtkomst, en registrerad applikation i Vismas utvecklarportal och en integrationsanvändare med behörighet till kundregister, order och fakturering.

Vi använder Fortnox i dag. Är kopplingen likadan?

Principen är densamma, men Visma Net har fler begrepp att ta hänsyn till, som projekt, dimensioner och attest. Fortnox-kopplingen beskriver vi i monday.com och Fortnox.

Så går ni vidare

Börja med att beskriva flödet från affär till bokförd faktura: var kunden skapas, vad som utlöser ordern, vilka uppgifter Visma Net behöver och vad som ska gå tillbaka. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.