De flesta systemprojekt börjar med ett dokument. Någon skriver ner kraven, någon annan räknar på dem och efter några veckor kommer en offert på något ingen har sett. Beslutet tas på text och en prislapp.
Vi gör tvärtom. Innan ni bestämmer något bygger vi en klickbar prototyp av det viktigaste flödet, på fem dagar, kostnadsfritt. Ni testar den med teamet, och först när ni har sett den sätter vi omfattning och pris. Så här ser veckan ut.
Innan veckan börjar
Vi behöver tre saker av er för att veckan ska bli bra.
- En person som kan verksamheten. Inte nödvändigtvis chefen, utan den som vet hur arbetet faktiskt går till, med undantagen och genvägarna. Den personen behöver kunna avsätta ungefär två timmar dag ett och en halvtimme någon av de följande dagarna.
- Ett flöde att börja i. Vi bygger inte hela systemet på fem dagar. Vi bygger det viktigaste flödet, det där det skaver mest eller där mest tid försvinner. Är ni osäkra på vilket hjälper vi er att välja under första dagen.
- Exempel från verkligheten. Ett par riktiga order, ärenden eller ansökningar, gärna det kalkylark ni arbetar i idag. Prototypen blir bättre av att bygga på era verkliga begrepp än på påhittade.
Ni behöver inte ha en kravspecifikation. Det är prototypen som blir kravspecifikationen.
Dag 1: upptäcktssamtal
Första dagen är ett samtal, oftast två timmar, där vi går igenom verksamheten, processerna och de största flaskhalsarna. Vi vill förstå vad som händer från att något kommer in till att det är klart: vem gör vad, vilka system som är inblandade, var det kopieras för hand och var det går fel.
Under samtalet ringar vi in det flöde prototypen ska visa, och vad som avgör om den är lyckad. Ni går därifrån med en tydlig plan och gemensamma mål för veckan. Samtalet är kostnadsfritt, och vill ni stanna där gör ni det.
Dag 2 och 3: bygget börjar
Här händer det som förr tog veckor. Med AI som parallell motor i utvecklingen sätter vi upp datamodellen, skärmarna och logiken för flödet vi valt. Vi använder era begrepp, era statusar och era exempel, så att det ni ser känns som ert och inte som en generell mall.
Ni behöver inte göra något under de här dagarna. Vi kan höra av oss med en eller två snabba frågor när något är oklart, till exempel hur ett undantag ska hanteras eller vad ett fält egentligen betyder. Det brukar ta er några minuter.
Dag 4: ni testar
Fjärde dagen får ni prototypen i handen. Den är klickbar och fungerar som ett riktigt system för det flöde vi valt: ni kan lägga in ett ärende, flytta det genom stegen och se vad som händer.
Vi vill att ni testar den med de som ska använda systemet, inte bara med den som beställde det. Det är nu de viktiga sakerna kommer fram: att ett steg saknas, att ett begrepp heter något annat i verkligheten eller att det ni trodde var problemet inte var det. Samla synpunkterna, gärna direkt i ett samtal med oss på en halvtimme.
Dag 5: justering och genomgång
Sista dagen justerar vi prototypen efter det ni sett och går igenom den tillsammans. Ni får också vår bedömning av vad ett fullständigt system skulle innehålla, vilka integrationer som behövs mot till exempel Visma Net eller monday.com och hur lång tid det tar till första versionen i drift.
Därefter är det ert beslut. Vill ni gå vidare sätter vi omfattning och ett fast pris innan bygget startar. Vill ni inte gå vidare kostar veckan ingenting, och ni har fått en klickbar bild av ert eget flöde som är värd mer än de flesta kravdokument.
Vad ni har i handen efter fem dagar
- En klickbar prototyp av det viktigaste flödet, byggd på era verkliga begrepp och exempel.
- Synpunkter från teamet, insamlade innan något har byggts på riktigt.
- En tydlig bild av vad ett fullständigt system innehåller och hur det hänger ihop med era befintliga system.
- Ett fast pris och en tidsplan, om ni vill gå vidare.
Vad som händer sedan
Säger ni ja bygger vi hela systemet i etapper, med er löpande i loopen. Första versionen är i drift på fyra till sex veckor, inte sex till tolv månader. Prototypen är utgångspunkten, så inget av arbetet från veckan går förlorat.
Ni äger koden, datan och systemet från dag ett, utan licenskostnad per användare och utan inlåsning. När verksamheten ändras ändras systemet med, i korta iterationer i förvaltningen. Hur det är möjligt att bygga så snabbt utan att tappa kvalitet förklarar vi i artikeln om AI-accelererad systemutveckling.
Varför vi arbetar så här
Vi har sett för många systemprojekt där beslutet togs på ett dokument och besvikelsen kom vid leverans. Prototypen flyttar den stunden till dag fyra, när det fortfarande inte kostat er något och allt går att ändra.
Det gör också något med samtalet mellan oss. I stället för att förhandla om en kravlista pratar vi om något ni båda kan peka på. Det brukar leda till bättre system och färre överraskningar.
Är ni fortfarande osäkra på om ett eget system alls är rätt väg för er har vi skrivit om valet mellan egna system och standardsystem. Prototypveckan är i praktiken det snabbaste sättet att få svar.
Vanliga frågor
Är prototypen verkligen kostnadsfri?
Ja. Upptäcktssamtalet och prototypen kostar ingenting och ni förbinder er inte till något. Först om ni väljer att gå vidare sätter vi omfattning och ett fast pris för bygget.
Hur mycket tid behöver vi lägga under veckan?
Ungefär två timmar dag ett, några minuter för snabba frågor under dag två och tre, och en halvtimme till en timme för test och synpunkter dag fyra och fem. Sammanlagt runt fyra timmar för den person som kan verksamheten.
Vad händer om prototypen visar att vi inte behöver ett eget system?
Då säger vi det. Ibland visar veckan att problemet sitter i arbetssättet eller att ett befintligt system kan användas bättre. Ni har ändå fått en tydlig bild av flödet, och vi har hellre en kund som fattar rätt beslut än ett projekt som inte borde byggts.
Kan vi använda prototypen om vi väljer en annan leverantör?
Prototypen är ett underlag för beslut, och det ni lärt er under veckan är ert. Bestämmer ni er för att bygga med någon annan har ni en betydligt bättre kravbild än de flesta börjar med.
Vilka typer av system passar för en prototypvecka?
De flesta. Ordersystem, kundportaler, planering och schema, dokumentflöden, integrationer och system som ersätter kalkylark är de vanligaste. Är ert något annat är det oftast en variant av dessa, och prototypen visar det på fem dagar.
Så går ni vidare
Boka ett upptäcktssamtal så bokar vi in dag ett, eller läs mer om hur vi arbetar med egna system.