Frågan kommer nästan alltid i samma läge. Bolaget har vuxit, kalkylarken har blivit fler och någon har precis fått en offert på ett branschsystem som gör åttio procent av det ni behöver. De sista tjugo procenten, de som beskriver hur just ni arbetar, får ni lösa med manuella steg och goda intentioner.
I det läget brukar vi få frågan om det inte är bättre att bygga ett eget system. För några år sedan var svaret oftast nej. Egen utveckling var dyr, långsam och förknippad med projekt som drog över både tid och budget. I dag är svaret betydligt oftare ja, och det beror på att förutsättningarna har förändrats i grunden.
Vad ett standardsystem är bra på
Ett standardsystem är byggt för många. Det är dess styrka och dess svaghet på samma gång. Styrkan är att det finns på plats direkt, att någon annan underhåller det och att processer som är lika för alla bolag, till exempel bokföring, löner och moms, sköts korrekt utan att ni behöver tänka på det.
Vi rekommenderar standardsystem utan att tveka för just de processerna. Ingen ska bygga sin egen redovisning. Visma Net och monday.com är kärnan i det mesta vi gör, och de blir bättre för varje år.
Problemet uppstår när standardsystemet ska täcka det som skiljer er från konkurrenterna. Där är systemet byggt efter en genomsnittlig verksamhet, och ni är inte genomsnittet. Då börjar anpassningen: konsulttimmar för att böja systemet, tillägg som kostar per användare och arbetssätt som ändras för att passa verktyget i stället för tvärtom.
Signalerna som säger att ni vuxit ur standard
Det finns några mönster vi känner igen efter många kartläggningar. Stämmer tre eller fler av dem på er är det värt att räkna på ett eget system.
- Kalkylarken är ert egentliga system. Standardsystemet finns, men det verkliga arbetet planeras, följs upp och rapporteras i Excel eller Google Sheets, ofta i filer som bara en eller två personer förstår.
- Ni betalar för anpassningar av något ni inte äger. Varje förändring kräver leverantörens konsulter, och det ni betalar för tillhör fortfarande leverantören.
- Processen är er konkurrensfördel. Ni vinner affärer på hur ni levererar, planerar eller hanterar kunder. Ett system som tvingar in det i en generell mall tar bort just det som gör er bättre.
- Licenskostnaden växer med varje anställd. När ni anställer tio personer blir systemet tio licenser dyrare, utan att det gör något mer för er.
- Ingen av standardlösningarna täcker flödet från början till slut. Ni har tre system och en person som kopierar mellan dem.
Känner ni igen er i bara en eller två punkter är det oftast bättre att strukturera upp det ni har. Vi skriver om det resonemanget i artikeln om att bygga om eller bygga nytt i monday.com, och samma logik gäller för de flesta system.
Så har AI ändrat kalkylen
Det som gjorde egen utveckling dyr var aldrig idén. Det var timmarna. Att skriva, testa och dokumentera kod för hand tog månader, och varje månad kostade.
Med AI som parallell motor i utvecklingen har den kalkylen förändrats. Utvecklaren beskriver, granskar och beslutar, medan AI skriver stora delar av koden, föreslår tester och tar fram dokumentation. Det som tidigare tog en vecka tar ofta en dag. Vi går igenom hur det fungerar i praktiken, och vad det inte förändrar, i artikeln om AI-accelererad systemutveckling.
Konsekvensen är att ett skräddarsytt system inte längre är det dyra alternativet per automatik. Ställ upp jämförelsen över tre år så blir bilden ofta en annan än den många förväntar sig.
| Standardsystem med anpassningar | Eget system byggt med AI | |
|---|---|---|
| Tid till första version | Veckor, men anpassningarna tar månader | Fyra till sex veckor till drift |
| Kostnad över tid | Licens per användare, varje år, plus konsulttimmar för ändringar | Fast pris för bygget, sedan förvaltning efter behov |
| Passform mot era processer | Åttio procent, resten löses manuellt | Byggt efter hur ni faktiskt arbetar |
| Ägande | Leverantören äger systemet, ni hyr | Ni äger kod, data och system |
| Ändringar | Väntar på leverantörens releaseplan | Görs i korta iterationer när verksamheten ändras |
| Risk | Låg vid start, växer med varje anpassning | Prototyp och fast pris innan bygget, så risken tas tidigt och kontrollerat |
Tabellen är förenklad, och det finns verksamheter där standardsystemet vinner på varje rad. Poängen är att det inte längre går att anta svaret. Det måste räknas fram.
När ni ändå ska välja standard
Vi bygger egna system, men vi avråder från det i flera lägen. Var ärliga med er själva på de här punkterna.
- Processen är inte er konkurrensfördel. Om det ni behöver är ett vanligt CRM eller ett vanligt projektverktyg finns det utmärkta standardsystem, och vi sätter gärna upp dem.
- Ni har ingen som kan äga systemet. Ett eget system behöver en person i verksamheten som förstår det och kan prioritera förändringar. Finns ingen sådan blir förvaltningen en extern kostnad utan styrning.
- Behovet är tillfälligt. Ett system för en kampanj eller ett enskilt projekt motiverar sällan egen utveckling.
- Regelverket är tungt. Redovisning, löner och annat som styrs av lag ska ligga i system där någon annan bär ansvaret för att reglerna följs.
I praktiken landar de flesta i en kombination. Standardsystem för det som är lika för alla, ett eget system för det som är unikt för er, och en integration som gör att de talar med varandra. Vi beskriver den arkitekturen i artikeln om hur monday.com och Visma Net hänger ihop.
Så tar ni reda på svaret utan att riskera något
Det bästa med dagens utvecklingstakt är att ni inte behöver besluta på en PowerPoint. Ni kan se systemet innan ni bestämmer er.
Vårt upplägg är byggt runt det. Första dagen är ett kostnadsfritt upptäcktssamtal där vi går igenom verksamheten, processerna och de största flaskhalsarna. Dag två till fem bygger vi en klickbar prototyp av det viktigaste flödet, med era verkliga begrepp och exempel. Ni testar den med teamet, och först därefter sätter vi omfattning och ett fast pris. Vill ni inte gå vidare kostar det ingenting, och ni har ändå fått en tydligare bild av vad ni behöver. Hela veckan beskrivs dag för dag i Prototyp på fem dagar – så går det till.
Det är så vi tycker att beslutet mellan eget och standard ska tas. Inte utifrån vad som var sant för fem år sedan, utan utifrån vad ni ser på skärmen efter fem dagar.
Vanliga frågor
Vad kostar ett eget system jämfört med ett standardsystem?
Det beror på omfattningen, men jämförelsen ska göras över flera år. Standardsystemet kostar licens per användare varje år plus konsulttimmar för anpassningar. Det egna systemet kostar ett fast pris för bygget och sedan förvaltning efter behov, utan licens per användare. För bolag med många användare eller stora anpassningsbehov blir det egna systemet ofta billigare redan inom två år.
Hur lång tid tar det att bygga ett eget system i dag?
Med AI som parallell motor i utvecklingen har vi en klickbar prototyp klar på fem dagar och första versionen i drift på fyra till sex veckor. Tidigare tog motsvarande projekt sex till tolv månader.
Måste vi byta ut våra befintliga system?
Nej. De flesta egna system vi bygger kompletterar Visma Net, monday.com eller andra system som redan finns, och integreras med dem. Det egna systemet tar hand om det unika, standardsystemen om det generella.
Vem äger koden om vi bygger ett eget system med Straviont?
Ni. Koden, datan och systemet är ert, utan licenskostnad per användare och utan inlåsning. Vill ni förvalta det med någon annan i framtiden går det.
Är det inte riskabelt att bygga eget?
Risken ligger i att bygga något som inte används. Därför börjar vi med en kostnadsfri prototyp som ni testar med teamet innan något beslut om budget, och sätter ett fast pris innan bygget startar. Ni ser ett fungerande system tidigt i stället för en rapport efter sex månader.
Så går ni vidare
Läs mer om hur vi arbetar med egna system, eller boka ett upptäcktssamtal så tittar vi tillsammans på om er verksamhet har vuxit ur standard.