Charlie Blomkvist
Att byta affärssystem är ett av de större besluten ett växande bolag fattar, ofta när bolaget har vuxit ur Fortnox, Visma Administration eller ett annat bokföringsprogram och står inför ett byte till ett affärssystem som Visma Net. Det är sällan systemet som gör att det går snett. Det är projektet: det drar ut, kostar mer än det skulle och lämnar ekonomin mitt emellan två system. Här är sju saker att tänka på innan ni börjar, och hur vi gör för att bytet ska bli kort och förutsägbart.
Kort svar: vad ska man tänka på när man byter affärssystem?
- Börja i hur arbete och pengar rör sig i dag, inte i en lista med funktioner.
- Bestäm vad som ska följa med: register, historik och hur ni vill följa upp.
- Välj prismodell och se vem som bär risken om projektet drar ut.
- Håll projektet kort, med uppsättning, test och utbildning parallellt.
- Utbilda under projektet, på er egen data, inte efter.
- Planera go-live och veckorna efter, inte bara själva bytet.
- Bestäm förvaltningen innan projektet är slut.
Börja i flödena, inte i systemen
Den vanligaste fällan är att börja i en lista med funktioner. Börja i stället i hur arbete och pengar rör sig hos er i dag: hur en order blir en faktura, hur en leverantörsfaktura blir attesterad och betald, och vad som händer vid bokslutet. Där syns vad som tar tid, vad som görs två gånger och vad det nya systemet faktiskt måste klara.
Hos oss blir det en processkarta: ert flöde ritat i det nya systemet, med vad som blir standard, vad som behöver anpassas och varför. Kartan är ritningen resten av projektet bygger på, och den är er oavsett vad ni väljer sedan.
Bestäm vad som ska följa med
Allt behöver inte flytta. Tre beslut brukar avgöra hur smidigt bytet blir:
Kontoplan, kunder, leverantörer och artiklar. Städa innan de flyttas, så att dubbletter och trasiga referenser stannar i det gamla systemet.
Bestäm hur mycket av den gamla bokföringen ni behöver i det nya systemet, och hur ni når resten vid jämförelser och revision.
Bestäm hur ni vill följa upp från början. I Visma Net är koddelens struktur svår att ändra när systemet väl används.
Hos oss konverteras registren genom vår egen konvertering, Straviont Cloud Bridge. Den tar emot underlag från bland annat Visma Administration, Fortnox, Spiris och egna exporter, och registren städas och valideras innan de landar i Visma Net. Konverteringen ingår i priset. Om hur ni väljer tidpunkt och upplägg för själva flytten har vi skrivit mer i Från legacy-ERP till molnet utan avbrott i affären.
Välj prismodell, och se vem som bär risken
Ett affärssystemsprojekt kan prissättas på två sätt, och skillnaden syns först när något tar längre tid än planerat.
Räknas fram efter hand, efter nedlagd tid.
Sätts innan ni säger ja, räknat på processkartan.
Kunden betalar de extra timmarna.
Den som implementerar bär kostnaden.
Att ni följer upp timmarna löpande.
Att underlaget kommer i tid och att rätt personer finns tillgängliga.
Ett fast pris är ett löfte om vem som bär risken.
Vi arbetar med fast pris. Priset står innan ni bestämmer er, och det ändras inte för att projektet tar längre tid än vi trodde. Drar det ut är risken vår. Delad risk betyder samtidigt att båda håller sin del: vi behöver underlaget i vecka ett och rätt personer från er sida under de fyra veckorna.
Håll projektet kort
Det som gör ett införande långt är sällan arbetsmängden, utan väntetiderna emellan: först konfigurering, sedan tystnad, sedan en testvecka i ett system ni knappt sett. Kör i stället uppsättning, test och utbildning bredvid varandra, och testa på er egen data från vecka ett. Det ni hittar ändrar konfigurationen samma vecka, inte vid go-live.
- Workshop
- Processkarta
- Fast pris
- Fyra veckor, parallellt
- Go-live
Registren konverteras först, och ni testar på er egen data medan vi konfigurerar.
Håll också isär standard och tillägg. Sätt upp systemet med standardflödena först, och planera integrationer och egna appar som ett eget steg. Hos oss är det Visma Net Core för standarden och Visma Net Bespoke för det som bygger vidare.
Utbilda under projektet, inte efter
En utbildningsdag sista veckan räcker sällan. Låt utbildningen gå varje vecka, i den miljö ni ska arbeta i och på er egen data, så att dag ett inte är första gången. Då kan ni flödena ni faktiskt använder, inte bara systemet. Hur ni får med er resten av organisationen har vi skrivit om i Förändringsledning vid systembyte.
Planera go-live, och veckorna efter
Go-live är inte slutet på projektet. Planera vem som finns på plats de första dagarna, hur det första bokslutet i det nya systemet ska gå till och vad som händer med det gamla systemet. Hos oss kör ni själva från go-live, och vi står bredvid och tar det som dyker upp samma dag.
Bestäm förvaltningen innan projektet är slut
Någon ska sköta systemet efter go-live: nya användare, ändrade flöden och uppdateringar. Bestäm vem det är, vad det omfattar och vad det kostar innan projektet är slut, inte efter. Hos oss sköts förvaltningen av samma personer som byggde miljön, så att ni inte ska behöva förklara er egen uppsättning för någon ny.
Vanliga frågor
Vad ska man tänka på när man byter affärssystem?
Börja i era flöden i stället för i en funktionslista, bestäm vad som ska följa med, välj en prismodell där ni vet vem som bär risken, håll projektet kort med test och utbildning parallellt, och bestäm förvaltningen innan projektet är slut.
Hur byter man till Visma Net?
Hos oss börjar det med en kostnadsfri workshop på 45 minuter och en processkarta över era flöden. Sedan får ni ett fast pris, och projektet tar fyra veckor till go-live. Registren konverteras genom Straviont Cloud Bridge, från bland annat Visma Administration, Fortnox, Spiris och egna exporter, och ni testar på er egen data från vecka ett.
Hur lång tid tar det att byta affärssystem?
Det beror på hur mycket som ska byggas utöver standard. Vi sätter upp Visma Net på fyra veckor till go-live, med konvertering, test och utbildning parallellt. Integrationer och egna appar planeras som ett eget steg.
Vad kostar det att byta affärssystem?
Kostnaden har två delar: licensen och införandet. Visma Net-licensen börjar på 2 744 kr i månaden plus transaktionsvolym, med fritt antal användare, och tecknas med Visma. Vårt införande av Visma Net Core kostar 75 000 kr, eller 125 000 kr med logistik, exklusive moms och för ett bolag, till fast pris.
Vad är skillnaden mellan fast pris och löpande räkning?
Med löpande räkning betalar ni för nedlagd tid, och drar projektet ut betalar ni de extra timmarna. Med fast pris sätts priset innan ni säger ja, och drar projektet ut bär den som implementerar kostnaden.
Vad händer med historiken när man byter affärssystem?
Registren konverteras och följer med in i det nya systemet. Hur mycket av den gamla bokföringen som ska följa med, och hur ni når resten vid jämförelser och revision, bestämmer vi tillsammans i workshopen.
När är bästa tiden att byta affärssystem?
Det finns ingen perfekt tidpunkt. Ett periodskifte gör avstämningen enklare, men välj hellre efter risk än efter kalender, och byt innan något tvingar fram det, som en server som behöver bytas, eller bankformat som fasas ut och som ert nuvarande system inte klarar. Bankgirots gamla filformat fasas ut under 2026.
Behöver vi byta allt på en gång?
Nej. Ni kan börja med ekonomin och lägga till integrationer och egna appar när grunden är på plats.
Så går ni vidare
Vi börjar aldrig i systemvalet. Vi börjar i era flöden, i en kostnadsfri workshop på 45 minuter, och processkartan är er oavsett vad ni väljer sedan. Står ni redan inför ett val mellan system, läs våra jämförelser: Visma Net vs Fortnox, Visma Net vs Visma Administration och Visma Net vs Business Central.