Charlie Blomkvist
En förstudie är arbetet innan ni väljer system och partner. Ni kartlägger hur ni arbetar i dag, vad som fungerar, vad som saknas och vad det nya affärssystemet måste klara. Görs den rätt blir den underlaget för kravspecifikationen, upphandlingen och priset. Görs den inte alls väljer ni på känsla, eller på den bästa demon.
Den här guiden går igenom vad en förstudie inför ett nytt affärssystem ska innehålla, hur kravspecifikationen hänger ihop med den, och en mall ni kan utgå från. Sist: hur vi gör förstudien, kostnadsfritt, och varför den slutar i en demo byggd efter er.
Kort svar: vad är en förstudie?
En förstudie inför ett nytt affärssystem är en kartläggning av nuläget och av vad som ska bli bättre. Den svarar på hur order, fakturor, betalningar och lager rör sig i dag, vad som ska vara kvar, vad som saknas, vilka system som ska kopplas ihop, och hur stora volymerna är nu och om några år. Resultatet är en karta över flödena, och det är den karta leverantörerna ska sätta pris på.
Vad ska en förstudie innehålla?
Hur en order går från beställning till bokförd, hur fakturor kommer in, attesteras och betalas, och vem som gör vad.
Det som är bra i dag och ska vara kvar. Det glöms ofta, och det är det användarna saknar först.
Handpåläggning, dubbelregistrering, Excel vid sidan av och avstämningar som tar tid. Och vad det kostar att det saknas.
Vilka system som finns, som webbutik, kassa, lager, betaltjänster och lön, och hur de är kopplade: via API, via fil eller för hand.
Ordrar, fakturor, användare, bolag och marknader i dag, och om två till tre år.
När ni inte kan byta, som högsäsong och bokslut, vem som fattar beslutet, och när.
Den vanligaste missen är att förstudien bara beskriver dagens problem. Ett nytt affärssystem ska bära bolaget de närmaste åren, så förstudien behöver också säga vart ni är på väg: fler kanaler, fler bolag, fler som arbetar i systemet.
Kravspecifikation: flöden, inte funktionslistor
En kravspecifikation skriven som en lista med funktioner får nästan alla affärssystem att se likadana ut. Alla har kundreskontra, alla har lager, alla har attest. Skillnaden syns först i flödena: vad händer när en order delas, när en faktura gäller tre kostnadsställen, när en betalning inte matchar, eller när en vara säljs i butiken och på webben samtidigt.
Beskriv därför flödena och undantagen, och låt leverantören visa hur just de går till i deras system. Då blir svaren jämförbara, och ni ser skillnaden innan ni har valt.
"Systemet ska ha attest av leverantörsfakturor."
"En faktura med kostnader för tre avdelningar ska gå till tre attestanter, med beloppsgräns per steg."
"Systemet ska ha lagerhantering."
"Det som säljs i butiken ska försvinna från webben direkt, och lagret och 3PL:en ska räkna på samma siffra."
"Systemet ska ha bankkoppling."
"Utbetalningen från betaltjänsten ska stämmas av order för order, med avgiften för sig."
Förstudie inför upphandling
Ska ni upphandla affärssystemet är förstudien underlaget ni skickar. Med en karta över flödena, volymerna och kopplingarna kan leverantörerna sätta pris på samma sak, och då går priserna att jämföra.
Be om tre saker när ni skickar den: ett fast pris satt på er karta, innan ni säger ja; en plan för konverteringen av era register; och att få prova lösningen själva, inte bara se en demo. Fler frågor att ställa står i guiden om hur ni väljer rätt Visma Net-partner.
Mall: det här ska förstudien kunna svara på
Bocka i det som stämmer för er
0 av 10Kan ni svara på de flesta punkterna har ni en förstudie att gå vidare med.
Så gör vi förstudien
Vi gör förstudien kostnadsfritt, och den börjar med ett möte där vi kartlägger hur ni arbetar i dag: vad som är bra, vad ni saknar, vad som inte fungerar, vilka kopplingar som finns och hur de fungerar. Ut kommer en flödeskarta, ert flöde ritat i Visma Net, och den är er att behålla vad ni än väljer sedan.
När det hjälper ert beslut slutar förstudien i en demo byggd efter er, klar på 3–5 dagar. Utan webbutik är det ett eget demobolag i Visma Net med er kontoplan, koddel och de viktigaste flödena uppsatta. Med webbutik är det dessutom en egen butik i Shopify, kopplad till demobolaget. Där klickar ni runt själva. Behöver demon något mer, en annan koppling eller en särskild funktion, tar vi det för sig, och ni vet vad det innebär innan vi sätter igång. Vill ni se flödet redan innan förstudien kan ni lägga en order i vår demobutik.
- Mötet
- Flödeskartan
- Er egen demo, 3–5 dagar
- Fast pris
Kartan visar vad som blir standard och vad som byggs. Priset sätts på den, innan ni säger ja, och det ändras inte om projektet drar ut.
Vanliga frågor
Vad är en förstudie inför ett nytt affärssystem?
En kartläggning av hur ni arbetar i dag och vad det nya systemet måste klara: flödena för order, fakturor, betalningar och lager, det som fungerar, det som saknas, kopplingarna till andra system och volymerna nu och framåt. Den blir underlaget för kravspecifikationen, upphandlingen och priset.
Vad ska en förstudie innehålla?
Nuläget, det som fungerar, det som saknas, kopplingarna, volymerna och tillväxten, och ramarna: när ni inte kan byta och vem som fattar beslutet. Mallen ovan har tio frågor som förstudien ska kunna svara på.
Vad är skillnaden mellan förstudie och kravspecifikation?
Förstudien kartlägger hur ni arbetar och vart ni är på väg. Kravspecifikationen är det ni ställer som krav på systemet utifrån förstudien. Skriv den som flöden och undantag, inte som en lista med funktioner, så blir leverantörernas svar jämförbara.
Hur lång tid tar en förstudie?
Det beror på hur många flöden och system som ska med. Hos oss börjar den med ett möte, och en egen demo är klar 3–5 dagar efter förstudien när den behövs.
Vad kostar en förstudie?
Hos oss ingenting, och inte heller den egna demon som byggs efter den. Behöver demon fler kopplingar eller särskilda funktioner tar vi det för sig, och ni vet vad det innebär innan vi sätter igång.
Kan vi göra förstudien själva?
Ja. Utgå från mallen och beskriv flödena, inte funktionerna. Det svåra är ofta att se det egna flödet utifrån, så ta gärna hjälp av någon som har gjort det många gånger. Kartan ni får hos oss är er att behålla.
Förpliktar förstudien till något?
Nej. Flödeskartan är er, och priset vi sätter på den gäller bara om ni säger ja.
Vad händer efter förstudien?
Ni får ett fast pris, satt på flödeskartan innan ni säger ja. Säger ni ja börjar bygget: Visma Net Core är hela systemet från fyra veckor, och Click to Cash, vårt erbjudande till e-handlare i tillväxt, är live på en till två månader.
Så går ni vidare
Använd mallen, även om ni gör förstudien själva. Vill ni ha hjälp, boka förstudien, så ritar vi era flöden kostnadsfritt. Läs också Visma Net demo: prova själva, eller få en byggd efter er, byta affärssystem: sju saker att tänka på och vad Visma Net kostar. Vad ett affärssystem är, och var gränsen mot bokföringsprogrammet går i ekonomi, lager och projekt, står i Vad är ett affärssystem, vad gör det och vilka finns?.