Charlie Blomkvist
Visma Administration har skött bokföringen i många växande bolag i åratal, installerat på en egen server eller dator. Förr eller senare vill bolaget ha systemet i molnet, med fler bolag, integrationer och ett lager som hänger ihop med ekonomin. Den här guiden handlar om själva bytet till Visma Net: vad ni tar ut ur Visma Administration, hur det kommer in i Visma Net och vad som händer med programmet efteråt. Vill ni först jämföra systemen, läs Visma Net vs Visma Administration.
Kort svar: hur byter man från Visma Administration till Visma Net?
- Bestäm startdatum och hur ni vill följa upp i Visma Net, innan något flyttas.
- Skriv ut och godkänn alla journaler i Visma Administration, så att bokföringen och reskontrorna stämmer.
- Ta en säkerhetskopia av företaget, och ta ut bokföringen som SIE4.
- Läs in registren, de ingående balanserna och de obetalda fakturorna i Visma Net.
- Spara arkivet: installationsfilen, säkerhetskopian, bokföringen som SIE4 och rapporterna som filer, så att det går att läsa i sju år.
Molnversionen av Visma Administration
Spiris, som i dag ger ut Visma Administration, planerar en molnversion av Visma Administration 2000 under 2026. Per den 30 september 2026 är den inte lanserad, och för 500 och 1000 finns ingen molnversion. I den kommande molnversionen finns inget API när den lanseras, utan det kommer senare enligt Spiris.
Det installerade programmet finns kvar och underhålls enligt Spiris. Frågan för ett växande bolag är därför sällan om Visma Administration slutar fungera, utan om det räcker för det bolaget ska bli: fler bolag, attest som styrs av regler, fler dimensioner att följa upp och integrationer.
Vad ni tar ut ur Visma Administration
Samma vägar gäller i 500, 1000 och 2000.
| Vad | Hur i Visma Administration | Vad det blir i Visma Net |
|---|---|---|
| Hela företaget | Arkiv → Säkerhetskopiering → Aktivt företag | Grunden för flytten och en del av arkivet |
| Registren | Från listläget: högerklicka, Kopiera/exportera tabellinnehåll, Exportera till fil | Kontoplan, kunder, leverantörer och artiklar |
| Bokföringen | Arkiv → Export → SIE, en SIE4-fil per bokföringsår | Arkivet, och historiken genom SIE-inläsning |
| Obetalda fakturor | Reskontrautskrifter per dagen före start | Öppna poster i kund- och leverantörsreskontran |
Innan säkerhetskopian tas ska alla journaler vara utskrivna och godkända. Har företaget behörighetskontroll, under Arkiv → Användare → Användare, behöver den stängas av eller inloggningen lämnas över, annars går det inte att öppna företaget ur säkerhetskopian.
Det som är svårast att flytta är dokumenten: fakturabilder med artikelrader, mallar och offerter. De finns kvar i Visma Administration, och därför är det viktigt att programmet går att öppna även efter bytet.
Så kommer det in i Visma Net
Kontoplan, kunder, leverantörer och artiklar städas och konverteras genom Straviont Cloud Bridge, så att dubbletter och trasiga referenser stannar i Visma Administration.
Saldona läses in per perioden före start, till exempel per 31 december om ni börjar i januari.
Läses in som öppna poster, bokade mot ett övergångskonto så att de inte bokförs en gång till. Betalningarna matchas sedan mot dem.
Vi hjälper till med SIE-inläsningen, så att historiken följer med. Byter ni mitt i året läser vi in det ni har gjort i tidigare perioder i Visma Administration.
Ni kan börja i Visma Net vid ett årsskifte eller mitt i året, eftersom Visma Net stöder båda. Välj ett datum när den senaste perioden är bokförd och momsredovisad, och ta ut de obetalda fakturorna per dagen före start, samma dag som de ingående balanserna.
Koddelen, alltså hur ni följer upp per kostnadsställe, projekt eller avdelning, lägger vi upp tillsammans innan ni börjar. Den sitter på varje bokförd rad och styr attesten och rapporterna.
Programmet efter bytet
När serviceavtalet har upphört fortsätter programmet att fungera i den version ni har, men det går inte längre att ladda ner det. Installera därför den senaste versionen innan avtalet upphör, och spara installationsfilen och den sista säkerhetskopian. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformationen går att läsa i sju år, och då behöver också en dator som kan köra programmet, med Windows och SQL Server Express, finnas kvar. Ta därför också ut bokföringen som SIE4 och rapporterna som filer.
Så går bytet till hos oss
- Workshop
- Processkarta
- Fast pris
- Från fyra veckor, parallellt
- Go-live
Ni lämnar säkerhetskopian och exporterna till oss, registren städas och konverteras genom Straviont Cloud Bridge, och ni testar på er egen data medan vi konfigurerar.
Vi börjar i hur ni arbetar i Visma Administration i dag, och ritar hur samma flöden ska gå i Visma Net, med bank, e-faktura och lager i samma system. Sedan får ni ett fast pris, och bytet tar från fyra veckor till go-live, med uppsättning, test och utbildning parallellt. Visma Net Core kostar 75 000 kr för det första bolaget, eller 125 000 kr med logistik, exklusive moms.
Vanliga frågor
Hur byter man från Visma Administration till Visma Net?
Bestäm startdatum och uppföljning först. Godkänn alla journaler, ta en säkerhetskopia av företaget och ta ut bokföringen som SIE4. Sedan läses registren, de ingående balanserna och de obetalda fakturorna in i Visma Net, och arkivet sparas.
Hur exporterar man kundregistret ur Visma Administration?
Registren, till exempel kunder, leverantörer och artiklar, kan tas ut direkt från listläget i Visma Administration: högerklicka och välj Kopiera/exportera tabellinnehåll och Exportera till fil. Det enklaste vid ett byte är ändå en säkerhetskopia av hela företaget, via Arkiv, Säkerhetskopiering och Aktivt företag.
Finns Visma Administration 2000 i molnet?
Inte som Spiris egen tjänst än. Spiris planerar en molnversion av Visma Administration 2000 under 2026, men per den 30 september 2026 är den inte lanserad, och för 500 och 1000 finns ingen molnversion. Det installerade programmet kan däremot köras hos en driftleverantör, via fjärrskrivbord.
Vad händer med Visma Administration när vi har bytt?
När serviceavtalet har upphört fortsätter programmet att fungera i den version ni har, men det går inte att ladda ner igen. Installera den senaste versionen innan, spara installationsfilen och säkerhetskopian, och ta ut bokföringen som SIE4 och rapporterna som filer, så att ni kan läsa arkivet i sju år.
Följer de obetalda fakturorna med till Visma Net?
Ja. De tas ut som reskontrautskrifter per dagen före start och läses in som öppna poster, bokade mot ett övergångskonto så att de inte bokförs en gång till. Betalningarna matchas sedan mot dem.
Kan man flytta bokföringen till Visma Net?
Ja. Bokföringen tas ut som SIE4 per bokföringsår, och vi hjälper till med SIE-inläsningen i Visma Net, så att historiken följer med. Byter ni mitt i året läser vi in det ni har gjort i tidigare perioder i Visma Administration. Arkivet ska ändå sparas i sin ursprungliga form i sju år.
Vad kostar det att byta från Visma Administration till Visma Net?
Visma Net-licensen börjar på 2 744 kr i månaden plus transaktionsvolym, med fritt antal användare, och tecknas med Visma. Vårt införande av Visma Net Core kostar 75 000 kr, eller 125 000 kr med logistik, exklusive moms, för det första bolaget och till fast pris. Mer står i Vad kostar Visma Net?
Hur lång tid tar bytet?
Från fyra veckor till go-live, beroende på omfattningen och på att underlaget kommer in i vecka ett och rätt personer är med. Passar det inte lägger vi upp projektet efter er kalender, till samma pris.
Så går ni vidare
Vi börjar i era flöden i Visma Administration, i en kostnadsfri workshop på 45 minuter, och processkartan är er oavsett vad ni väljer sedan. Läs också Visma Net vs Visma Administration, vad Visma Net kostar och vad ni ska tänka på när ni byter affärssystem.