Charlie Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till PandaDoc. Kopplingen gör att en offert eller ett avtal skapas i PandaDoc från affären i monday.com, med kund, kontaktperson och pris hämtade från kolumnerna, att statusen i monday.com uppdateras när kunden öppnar och signerar, och att det signerade dokumentet hamnar på rätt post. PandaDoc har en egen app i monday.coms marketplace, och när flödet ska göra mer byggs kopplingen i en integrationsplattform som Make. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Säljaren öppnar affären i monday.com och skapar ett dokument från PandaDoc-mallen
- Variablerna fylls med kund, kontaktperson och pris från kolumnerna
- Offerten skickas till kunden
Säljaren väljer mall och mottagare, resten hämtas från affären, och offerten ser likadan ut oavsett vem som skickar den.
- Kunden öppnar offerten
- Status Öppnad sätts i monday.com
- Router · Signerad inom en vecka?JaAffären flyttas till VunnenNejUppgift till säljaren att följa upp
Säljaren ser i monday.com var offerten ligger utan att logga in i PandaDoc, och offerter som fastnar fångas upp.
- Alla parter har signerat
- Signerad PDF sparas i filkolumnen på affären
- Projektet skapas på projekttavlan och kunden läggs upp i ekonomisystemet
Signeringen blir startskottet för leveransen. Projektledare och ekonomi får rätt uppgifter utan att någon mejlar runt avtalet.
- Avtalets slutdatum närmar sig
- Uppgift skapas till kundansvarig i monday.com
- Router · Förlängning?JaNytt dokument skapas från mallen med uppdaterat prisNejAvtalet markeras som avslutat
Förnyelser hanteras i samma flöde som nya avtal, och inget avtal löper ut obemärkt.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
PandaDoc har en app i monday.coms marketplace. Med den skapas dokument från en PandaDoc-mall direkt på posten, variablerna i mallen fylls med värden från postens kolumner, mottagarna tilldelas roller, och de dokument som hör till posten listas med status på tavlan. Appen kräver PandaDocs Business- eller Enterprise-plan. När flödet ska göra mer, till exempel skapa dokumentet automatiskt vid en status eller låta signeringen starta projektet, byggs kopplingen i Make eller Zapier. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
Dokumentet skapas i PandaDoc från er mall, direkt på affären i monday.com eller automatiskt när affären når rätt status. Kund, kontaktperson, pris och villkor hämtas från kolumnerna, och mottagarna får rätt roll.
När dokumentet skickas, öppnas och signeras förs händelsen till status och datumkolumner i monday.com.
När kunden har signerat hämtas den färdiga PDF:en och sparas på posten i monday.com, och kan samtidigt läggas i er filyta.
Ett signerat avtal kan flytta affären till Vunnen, skapa projektet och lägga upp kunden i ekonomisystemet. Hur fakturan sedan skapas beskriver vi i monday.com och Fortnox: så fungerar integrationen.
Varför koppla ihop monday.com och PandaDoc?
- Kortare tid till offert. Dokumentet skapas från mallen på någon minut, med uppgifterna redan på plats.
- Färre fel. Uppgifterna kommer från affären i monday.com och skrivs inte in en gång till.
- Enhetliga offerter. Alla säljare använder samma mallar, och innehållet styrs centralt i PandaDoc i stället för i var och ens egna dokument.
- Sälj och leverans ser samma sak. Ett signerat avtal syns direkt på affären, och projektet kan starta utan att någon frågar om det blev klart.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| PandaDoc-appen i monday.coms marketplace | Ni vill skapa dokument från mall på posten, fylla dem med postens uppgifter och se status på tavlan | Snabbt att komma igång, men dokumentet skapas av en person på posten och flödet slutar på tavlan. Kräver PandaDocs Business- eller Enterprise-plan |
| Make eller Zapier | Dokumentet ska skapas automatiskt vid en status, signeringen ska styra nästa steg, eller avtalet ska vidare till projekt, filyta och ekonomi | Flexibelt och åt båda hållen, men kräver ett genomtänkt flöde och felhantering |
| Egen kod mot PandaDocs API | Stora volymer eller ovanliga krav som plattformarna inte klarar | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden, och API i produktion kräver PandaDocs Enterprise-plan |
För de flesta bolag är Make rätt väg när appen inte räcker, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur kolumnerna i monday.com översätts till variabler, prisrader och mottagare i PandaDoc-mallen, hur flödet hanterar undantag som avböjda offerter och ändrade priser, och vad som händer när något går fel. En koppling som fungerar i ett test men tyst missar en status i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vad ska skapa dokumentet? Säljaren på posten, en status på affären eller ett godkännande. Bestäm exakt vilken händelse i monday.com som skapar dokumentet, och vem som får utlösa den.
- Vilken mall och vilka variabler? Mallen i PandaDoc behöver variabler för det som ska hämtas från monday.com, och kolumnerna måste vara ifyllda innan dokumentet skapas. Formelkolumner behöver ersättas med vanliga kolumner.
- Vem är mottagare, och i vilken roll? Kundens undertecknare, er egen firmatecknare och eventuella kopior, och var uppgifterna om dem finns i monday.com.
- Vad händer när avtalet är signerat? Bara en status, eller ska affären flyttas, projektet skapas, kunden läggas upp i ekonomisystemet och PDF:en sparas i er filyta?
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om ett dokument inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över det.
PandaDoc och monday.com delar på säljprocessen
PandaDoc är byggt för dokumentet: mallarna, innehållsbiblioteket, prisraderna och signeringen. monday.com är byggt för att hålla ordning på affärerna, aktiviteterna och det som händer efter signeringen. Kopplingen låter varje verktyg göra det som det är bra på, med affären i monday CRM som ägare av uppgifterna och projektet i monday work management som tar vid när avtalet är signerat. Använder ni i stället DocuSign, GetAccept eller Oneflow, läs mer i monday.com och DocuSign, monday.com och GetAccept och monday.com och Oneflow.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och avtalsverktyg i Make. Vi börjar i processen: vad som ska skapa dokumentet, vilka uppgifter som måste finnas och vad som ska hända när det är signerat. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras. Fler system vi kopplar till monday.com hittar ni under alla integrationer.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till PandaDoc?
Ja. PandaDoc har en app i monday.coms marketplace som skapar dokument från mall på posten, fyller dem med postens uppgifter och visar status på tavlan. För flöden som ska skapa dokument automatiskt, styra nästa steg eller spara filer byggs kopplingen i Make eller Zapier, eller via egen kod mot PandaDocs API.
Kan en offert skapas automatiskt från en affär i monday.com?
Ja. Med PandaDoc-appen skapar säljaren dokumentet på posten med ett par klick. Med en koppling i Make kan dokumentet i stället skapas automatiskt när affären når rätt status, fyllas med uppgifter från affären och skickas eller granskas först.
Syns det i monday.com när kunden har öppnat eller signerat?
Ja. Appen visar status för de dokument som hör till posten, och en koppling i Make kan föra händelserna skickat, öppnat och signerat till status och datumkolumner och låta dem utlösa uppgifter eller nästa steg.
Sparas det signerade avtalet i monday.com?
Ja. När dokumentet är signerat kan en koppling i Make hämta PDF:en från PandaDoc och spara den i en filkolumn på affären, och samtidigt lägga den i er filyta.
Vad krävs i PandaDoc för att koppla ihop systemen?
Appen i monday.coms marketplace kräver PandaDocs Business- eller Enterprise-plan och installeras av en administratör i monday.com. Egen kod mot PandaDocs API i produktion kräver Enterprise-planen.
Ska vi välja PandaDoc-appen eller Make?
Appen räcker när säljaren vill skapa och följa dokument från posten. Make passar när dokumentet ska skapas automatiskt, när signeringen ska styra nästa steg, eller när avtalet ska vidare till projekt, filyta och ekonomisystem.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva flödet från affär till signerat avtal: vad som skapar dokumentet, vilken mall som används, vem som är mottagare och vad som ska hända efteråt. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.