Charlie Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till DocuSign. Kopplingen gör att ett avtal kan skickas för signering direkt från affären eller projektet i monday.com, att statusen i monday.com uppdateras när kunden öppnar och signerar, och att den signerade PDF:en hamnar på rätt post. DocuSign har en egen app i monday.coms marketplace, och när flödet ska göra mer byggs kopplingen i en integrationsplattform som Make. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Affären sätts till Avtal skickas i monday.com
- Avtalet skapas från en DocuSign-mall med kund, belopp och villkor från affären
- Kuvertet skickas till undertecknarna
Kopplingen hämtar uppgifterna från affären och fyller mallen, så att inget skrivs in en gång till.
- Kunden öppnar avtalet
- Router · Signerat inom en vecka?JaStatus Signerat och signeringsdatum sätts i monday.comNejPåminnelse till kunden och uppgift till säljaren
Säljaren ser i monday.com var avtalet ligger utan att logga in i DocuSign, och avtal som fastnar fångas upp.
- Alla parter har signerat
- Signerad PDF sparas i filkolumnen på affären
- Projektet skapas på projekttavlan med start- och slutdatum från avtalet
Signeringen blir startskottet för leveransen. Projektledaren får ett projekt med rätt uppgifter och avtalet nära till hands.
- Avtalets slutdatum närmar sig
- Uppgift skapas till kundansvarig i monday.com
- Router · Förlängning?JaNytt kuvert skickas från mallenNejAvtalet markeras som avslutat
Förnyelser hanteras i samma flöde som nya avtal, och inget avtal löper ut obemärkt.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
DocuSign har en app i monday.coms marketplace. Med den skickas kuvert från en post på tavlan, och kolumner för status, senaste uppdatering och filer fylls på när undertecknarna agerar, inklusive den signerade PDF:en. Appen kräver en DocuSign-plan som tillåter integrationer, i dag Business Pro eller högre, eller ett konto med utökad API-åtkomst. När flödet ska göra mer, till exempel fylla mallen automatiskt från affärens kolumner, skicka påminnelser eller starta ett projekt när avtalet är signerat, byggs kopplingen i Make eller Zapier. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
När affären når rätt status skapas ett kuvert i DocuSign från er mall. Kundens namn, kontaktperson, belopp och avtalstid hämtas från kolumnerna i monday.com, och undertecknarna läggs till i rätt ordning.
När kunden öppnar och signerar uppdateras statusen på posten i monday.com. Signeringsdatum och avtalsperiod kan skrivas till egna kolumner.
När alla parter har signerat sparas den färdiga PDF:en på posten i monday.com och kan samtidigt läggas i er filyta.
Ett signerat avtal kan skapa projektet på projekttavlan, lägga upp kunden i ekonomisystemet eller starta en onboarding. Hur det ser ut beskriver vi i monday.com och Fortnox: så fungerar integrationen.
Varför koppla ihop monday.com och DocuSign?
- Kortare tid från ja till signatur. Avtalet går ut samma stund som affären vinns, i stället för när säljaren hinner sätta ihop det.
- Färre fel i avtalen. Uppgifterna kommer från affären i monday.com och skrivs inte in en gång till. Felstavade bolagsnamn och fel belopp försvinner.
- Sälj och leverans ser samma sak. Säljaren ser i monday.com om kunden har signerat, och projektledaren vet att leveransen kan börja.
- Avtalen samlade. Den signerade PDF:en ligger på affären och i er filyta, inte i en enskild användares mejlkorg.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| DocuSign-appen i monday.coms marketplace | Ni vill skicka kuvert från en post och se status och signerade filer på tavlan | Snabbt att komma igång, men kuvertet förbereds i appens vy och flödet slutar på tavlan. Kräver en DocuSign-plan med integrationsstöd |
| Make eller Zapier | Mallen ska fyllas automatiskt från affären, status ska styra påminnelser och nästa steg, eller avtalet ska vidare till projekt och ekonomi | Flexibelt och åt båda hållen, men kräver ett genomtänkt flöde och felhantering |
| Egen kod mot DocuSigns eSignature API | Stora volymer, inbäddad signering eller krav som plattformarna inte klarar | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden, och en DocuSign-plan med API-åtkomst för produktion |
För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur kolumnerna i monday.com översätts till fält och undertecknare i DocuSign-mallen, hur flödet hanterar undantag som avböjda avtal och ändrade belopp, och vad som händer när något går fel. En koppling som fungerar i ett test men tyst missar en status i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vad ska utlösa avtalet? En status på affären, en knapp på posten eller ett godkännande av en chef. Bestäm exakt vilken händelse i monday.com som skapar kuvertet, och vem som får sätta den.
- Vilken mall och vilka fält? Mallen i DocuSign behöver fält för det som ska hämtas från monday.com, och kolumnerna måste vara ifyllda innan kuvertet skapas.
- Vem signerar, och i vilken ordning? Kundens undertecknare, er egen firmatecknare och eventuella kopior, och var uppgifterna om dem finns i monday.com.
- Vad händer när avtalet är signerat? Bara en status, eller ska projektet skapas, kunden läggas upp i ekonomisystemet och PDF:en sparas i er filyta?
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om ett kuvert inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över det.
DocuSign eller ett nordiskt avtalsverktyg?
DocuSign är ofta valet när motparterna är internationella eller när koncernen redan har det. Bolag som vill ha hela säljdialogen i verktyget väljer ofta ett verktyg byggt för sälj. Använder ni i stället GetAccept, Oneflow eller PandaDoc, läs mer i monday.com och GetAccept, monday.com och Oneflow och monday.com och PandaDoc. Oavsett verktyg är det affären i monday CRM som äger uppgifterna, och projektet i monday work management som tar vid när avtalet är signerat. Funderar ni på var säljprocessen ska bo har vi skrivit om det i monday CRM eller separat säljsystem?.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och avtalsverktyg i Make. Vi börjar i processen: vad som ska utlösa avtalet, vilka uppgifter som måste finnas och vad som ska hända när det är signerat. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras. Fler system vi kopplar till monday.com hittar ni under alla integrationer.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till DocuSign?
Ja. DocuSign har en app i monday.coms marketplace som skickar kuvert från en post och uppdaterar status och filer på tavlan. För flöden som ska göra mer byggs kopplingen i Make eller Zapier, eller via egen kod mot DocuSigns API.
Kan ett avtal skickas automatiskt när en affär vinns i monday.com?
Ja. Med en koppling i Make kan en status på affären skapa ett kuvert från er DocuSign-mall, fylla fälten med uppgifter från affären och skicka det till undertecknarna utan att säljaren öppnar DocuSign.
Syns det i monday.com när kunden har signerat?
Ja. Både DocuSign-appen och en koppling i Make kan uppdatera status på posten när kuvertet skickas, öppnas och signeras. I Make kan statusen dessutom styra påminnelser, uppgifter och nästa steg.
Sparas det signerade avtalet i monday.com?
Ja. DocuSign-appen lägger de signerade dokumenten i en filkolumn på posten. En koppling i Make kan dessutom spara PDF:en i er filyta, och döpa den efter kund och avtal.
Vad krävs i DocuSign för att koppla ihop systemen?
En DocuSign-plan som tillåter integrationer: appen kräver i dag Business Pro eller högre, eller ett konto med utökad API-åtkomst, och egen kod kräver en plan med API-åtkomst för produktion.
Ska vi välja DocuSign-appen eller Make?
Appen räcker när ni vill skicka och följa avtal från tavlan. Make passar när mallen ska fyllas automatiskt, när statusen ska styra nästa steg eller när avtalet ska vidare till projekt, filyta och ekonomisystem.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva flödet från vunnen affär till signerat avtal: vad som utlöser kuvertet, vilken mall som används, vem som signerar och vad som ska hända efteråt. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.