monday.com och Oneflow: så fungerar integrationen

Ja, monday.com går att koppla till Oneflow. Kopplingen gör att ett avtal eller en offert skapas i Oneflow från affären i monday.com, med namn, datum och bilagor från posten, att statusen i monday.com uppdateras när avtalet skickas, öppnas och signeras, och att det signerade avtalet hamnar på rätt post. Vi har byggt en färdig koppling som finns i Oneflows partnermarknad, och för flöden som ska göra mer byggs kopplingen i en integrationsplattform som Make. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.

Exempel 1 · Avtal med ett klick

Säljaren klickar på Skapa avtal på affären i monday.com
Avtalet skapas från en Oneflow-mall med kund, kontaktperson, pris och bilagor från affären
Router · Granskas först?JaAvtalet ligger som utkast i OneflowNejAvtalet skickas direkt till kunden

Uppgifterna hämtas från affären, så att inget skrivs in två gånger.

Exempel 2 · Status tillbaka

Avtalet skickas från Oneflow
Kunden öppnar avtalet
Router · Signerat?JaStatus Signerat och datum sätts i monday.comNejUppgift till säljaren att följa upp

Säljaren ser i monday.com var avtalet ligger utan att logga in i Oneflow, och avtal som fastnar fångas upp.

Exempel 3 · Projektstart

Alla parter har signerat
Signerad PDF sparas i filkolumnen på affären
Projektet skapas på projekttavlan med start- och slutdatum från avtalet

Projektledaren får ett projekt med rätt uppgifter och avtalet nära till hands.

Exempel 4 · Anställningsavtal

Kandidaten sätts till Erbjudande på rekryteringstavlan
Anställningsavtalet skapas från HR-mallen med namn, roll, lön och startdatum
Avtalet skickas till kandidaten
Onboardingen startar när avtalet är signerat

Samma koppling fungerar för HR, och onboardingen börjar utan att någon behöver meddela den.

Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.

Kort svar

monday.com har ingen inbyggd Oneflow-integration, och Oneflow har ingen egen app i monday.coms marketplace. Däremot finns en färdig koppling som vi på Straviont, tidigare SOLO SAP, har byggt och som är listad i Oneflows partnermarknad: med ett klick på posten i monday.com skapas avtalet i Oneflow, uppgifter och bifogade PDF-filer följer med, och händelserna skickat, öppnat, uppdaterat och signerat förs tillbaka till tavlan. När flödet ska göra mer, till exempel starta projekt eller skapa kunden i ekonomisystemet, byggs kopplingen i Make eller Zapier, eller direkt mot Oneflows API.

Vad kopplingen kan göra

Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.

01Avtal och offerter från posten

Avtalet skapas i Oneflow från er mall när säljaren klickar på posten eller när affären når rätt status. Kund, kontaktperson, pris, datum och bifogade PDF-filer hämtas från kolumnerna i monday.com.

02Granska eller skicka direkt

Avtalet kan ligga som utkast i Oneflow tills någon har granskat det, eller skickas direkt till kunden. Vilket som gäller kan bero på avtalstyp eller belopp.

03Status tillbaka

När avtalet skickas, öppnas, uppdateras och signeras förs händelsen till status och datumkolumner i monday.com.

04Nästa steg startar

Ett signerat avtal kan skapa projektet, lägga upp kunden i ekonomisystemet eller starta en onboarding. Hur fakturan sedan skapas beskriver vi i monday.com och Fortnox: så fungerar integrationen.

Varför koppla ihop monday.com och Oneflow?

Kortare tid från ja till signatur. Avtalet skapas på sekunder från affären, i stället för när säljaren hinner sätta ihop det.
Färre fel i avtalen. Uppgifterna kommer från posten i monday.com och skrivs inte in en gång till.
Sälj, HR och leverans ser samma sak. Den som äger posten ser i monday.com om avtalet är signerat, och nästa steg kan börja utan att någon frågar.
Avtalen samlade. Det signerade avtalet ligger på posten i monday.com och i Oneflow, inte i en enskild användares mejlkorg.

Så byggs kopplingen

Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.

Väg	Passar när	Att tänka på
Färdig koppling i Oneflows partnermarknad	Ni vill skapa avtal från posten med ett klick och se status på tavlan, för sälj eller HR	Snabbt att komma igång och byggd för monday.com, men flödet slutar på tavlan. Kräver en Oneflow-plan med API-åtkomst
Make eller Zapier	Avtalet ska skapas automatiskt vid en status, eller ska vidare till projekt, filyta och ekonomi	Zapier har en egen Oneflow-app. I Make anropas Oneflows API direkt eller via en app som underhålls av communityn. Kräver ett genomtänkt flöde och felhantering
Egen kod mot Oneflows API	Stora volymer eller ovanliga krav som plattformarna inte klarar	Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden

För många bolag räcker den färdiga kopplingen, och när flödet växer är Make rätt väg. Men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur kolumnerna i monday.com översätts till datafält, produkter och parter i Oneflow-mallen, hur flödet hanterar undantag som avböjda avtal och ändrade villkor, och vad som händer när något går fel. En koppling som fungerar i ett test men tyst missar en status i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras.

Det här ska ni bestämma innan ni bygger

En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:

Vad ska skapa avtalet? En knapp på posten, en status på affären eller ett godkännande. Bestäm exakt vilken händelse i monday.com som skapar avtalet, och vem som får utlösa den.
Vilken mall och vilka fält? Mallen i Oneflow behöver datafält för det som ska hämtas från monday.com, och kolumnerna måste vara ifyllda innan avtalet skapas.
Granska eller skicka direkt? Ska alla avtal granskas i Oneflow först, eller kan standardavtal under ett visst belopp skickas direkt?
Vad händer när avtalet är signerat? Bara en status, eller ska projektet skapas, kunden läggas upp i ekonomisystemet och PDF:en sparas i er filyta?
Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om ett avtal inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över det.

Oneflow och monday.com delar på avtalsprocessen

Oneflow är byggt för avtalet: mallen, innehållet, signeringen och arkivet. monday.com är byggt för affärerna, kandidaterna och det som händer före och efter avtalet. Kopplingen låter varje verktyg göra det som det är bra på, med affären i monday CRM eller kandidaten på rekryteringstavlan i monday work management som ägare av uppgifterna. Använder ni i stället DocuSign, GetAccept eller PandaDoc, läs mer i monday.com och DocuSign, monday.com och GetAccept och monday.com och PandaDoc.

Straviont bygger kopplingen

Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi har byggt den färdiga kopplingen mellan monday.com och Oneflow som finns i Oneflows partnermarknad. När flödet ska göra mer bygger vi det i Make. Vi börjar i processen: vad som ska skapa avtalet, vilka uppgifter som måste finnas och vad som ska hända när det är signerat. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras. Fler system vi kopplar till monday.com hittar ni under alla integrationer.

Vanliga frågor

Går det att koppla monday.com till Oneflow?

Ja. Det finns en färdig koppling i Oneflows partnermarknad, byggd av oss på Straviont, som skapar avtal i Oneflow med ett klick i monday.com och för status tillbaka. För flöden som ska göra mer byggs kopplingen i Make eller Zapier, eller via egen kod mot Oneflows API.

Kan ett avtal skapas automatiskt från en affär i monday.com?

Ja. Kopplingen kan skapa avtalet från er Oneflow-mall när säljaren klickar på posten eller när affären når en viss status. Namn, datum, pris och bifogade PDF-filer hämtas från kolumnerna, och avtalet kan skickas direkt eller granskas först.

Syns det i monday.com när kunden har signerat?

Ja. När avtalet skickas, öppnas, uppdateras och signeras kan händelsen föras till status och datumkolumner i monday.com, och statusen kan styra nästa steg.

Fungerar kopplingen för anställningsavtal?

Ja. Samma koppling kan användas från en rekryteringstavla, där kandidatens uppgifter fyller HR-mallen i Oneflow och det signerade avtalet startar onboardingen i monday.com.

Vad krävs i Oneflow för att koppla ihop systemen?

En Oneflow-plan med API-åtkomst, som inte ingår i alla planer, och en användare med behörighet till de mallar som ska användas.

Ska vi välja den färdiga kopplingen eller Make?

Den färdiga kopplingen räcker när ni vill skapa avtal från posten och se status på tavlan. Make passar när avtalet ska skapas automatiskt vid en status, när statusen ska styra nästa steg, eller när avtalet ska vidare till projekt, filyta och ekonomisystem.

Så går ni vidare

Börja med att beskriva flödet från affär till signerat avtal: vad som skapar avtalet, vilken mall som används, om det ska granskas först och vad som ska hända efteråt. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.