monday.com och Google Drive: så fungerar integrationen

Ja, monday.com går att koppla till Google Drive. Kopplingen gör att en mapp skapas i Google Drive när ett projekt eller en kund läggs upp i monday.com, att filer som laddas upp på posten hamnar i rätt mapp, att länken finns på posten och att filer som läggs i Drive syns i monday.com. Den byggs i en integrationsplattform som Make, efter hur just ert bolag arbetar. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.

Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.

Kort svar

monday.com kan hämta filer från Google Drive direkt i filkolumnen utan att något ställs in i integrationscentret, men det är manuellt: någon väljer filen. Vill ni att mappar skapas och filer sorteras automatiskt byggs kopplingen i Make eller Zapier, som båda har färdiga appar för Google Drive och monday.com, eller med en app från tredje part i monday.coms marketplace. Zapier räcker för enkla flöden. Make passar bättre när flödet har villkor, flera steg eller behöver felhantering. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.

Vad kopplingen kan göra

Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.

Varför koppla ihop monday.com och Google Drive?

• Alla hittar filerna. Mappstrukturen är densamma för varje projekt och länken finns på posten.
• Mindre dubbelarbete. Ingen skapar mappar för hand eller laddar ner och upp filer mellan systemen.
• Filerna ägs av bolaget. Med en delad enhet ligger projektfilerna hos bolaget, inte i en enskild medarbetares Drive.
• Arbetet och underlaget hänger ihop. Teamet arbetar i monday.com, resten av bolaget i Drive, och båda ser samma filer.

Så byggs kopplingen

Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.

För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: var i Drive mapparna ska skapas, hur de ska döpas, vilket konto som äger dem och vad som händer när en post byter namn eller raderas. En koppling som fungerar i ett test men tyst skapar dubbla mappar i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras. Kopplingen körs med ett Google-konto, som för ett bolag bör ligga i er Google Workspace med behörighet till en delad enhet.

Det här ska ni bestämma innan ni bygger

En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:

1. Vad ska skapa mappen? Ett nytt projekt, en vunnen affär eller en ny kund. Bestäm exakt vilken händelse i monday.com som skapar mappen, och om det ska finnas en kundmapp ovanför projektmappen.
2. Hur ska mapparna heta? Projektnummer, kundnamn och år är vanligt. Bestäm en standard som fungerar både i Drive och i monday.com.
3. Vilket konto äger mapparna? En delad enhet i Google Workspace är säkrast. Då ägs filerna av bolaget och inte av en medarbetare som kan sluta.
4. Vilka filer ska sorteras, och åt vilket håll? Allt som laddas upp i monday.com, bara vissa kolumner, eller också det som läggs i Drive? Kopieras eller bara länkas?
5. Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en mapp inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över det.

Google Drive och monday.com delar på ansvaret

Google Drive är bolagets arkiv, där filerna lagras, delas och versionshanteras. monday.com är där arbetet sker. Kopplingen låter varje verktyg göra det som det är bra på, med projektet i monday work management eller affären i monday CRM som ägare av strukturen och Drive som ägare av filerna. Samma princip gäller i monday service, där ärendets bilagor kan läggas i kundens mapp. Använder ni Dropbox i stället fungerar kopplingen på samma sätt, läs mer i monday.com och Dropbox: så fungerar integrationen. Är filen ett signerat avtal kan samma flöde hämta det från DocuSign eller Oneflow.

Straviont bygger kopplingen

Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och filytor som Google Drive i Make. Vi börjar i processen: vad som ska skapa mappen, hur den ska heta, vem som äger den och vilka filer som ska dit. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras. Fler system vi kopplar till monday.com hittar ni under alla integrationer.

Vanliga frågor

Går det att koppla monday.com till Google Drive?

Ja. Filer från Google Drive kan väljas direkt i filkolumnen i monday.com, och för automatiska flöden kopplas systemen ihop via en integrationsplattform som Make eller Zapier, via en app från tredje part i monday.coms marketplace eller via egen kod mot Google Drives API.

Kan monday.com skapa en mapp i Google Drive automatiskt?

Ja. När ett projekt, en kund eller en affär skapas i monday.com kan kopplingen skapa en mapp i Google Drive enligt er struktur, döpa den efter posten och skriva länken till posten.

Kan filer som laddas upp i monday.com hamna i Google Drive?

Ja. Filer som laddas upp i en filkolumn kan kopieras till rätt mapp i Drive och döpas efter er standard.

Kan monday.com se vad som händer i Google Drive?

Ja. Kopplingen kan bevaka en mapp i Drive och lägga en uppdatering, en länk eller en uppgift på posten i monday.com när en fil läggs till eller ändras.

Vad behövs i Google Drive för att koppla ihop systemen?

Ett Google-konto med behörighet till de mappar som ska användas. För ett bolag bör det vara ett konto i er Google Workspace med tillgång till en delad enhet, så att bolaget äger mapparna.

Ska vi välja Make eller Zapier?

Zapier räcker för enkla flöden i en riktning, till exempel att en ny post skapar en mapp. Make passar bättre när flödet ska bygga en mappstruktur, döpa om filer och gå åt båda hållen, vilket gäller de flesta kopplingar mellan projektverktyg och filyta.

Så går ni vidare

Börja med att beskriva hur ni vill att filerna ska vara ordnade: vad som skapar mappen, hur den ska heta, vem som äger den och vilka filer som ska dit. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.