Charlie Blomkvist
Den här guiden är för er som redan har bestämt er för att lämna Fortnox, eller som är nära. Kanske har bolaget blivit fler bolag, fler som attesterar, ett lager eller fler dimensioner att följa upp än kostnadsställe och projekt. Här går vi igenom själva bytet: vad ni tar ut ur Fortnox, hur det kommer in i Visma Net, när ni säger upp och hur ni sparar arkivet. Vill ni först jämföra systemen, läs Visma Net vs Fortnox.
Kort svar: hur byter man från Fortnox till Visma Net?
- Bestäm startdatum och hur ni vill följa upp i Visma Net, innan något flyttas.
- Ta ut kontoplan, kundregister, leverantörsregister och obetalda kund- och leverantörsfakturor ur Fortnox.
- Läs in registren, de ingående balanserna och de obetalda fakturorna i Visma Net.
- Ta ut arkivet: bokföringen som SIE4, underlagen med Filexport och rapporterna som ska sparas, så att det finns kvar i sju år.
- Stäng av e-faktura och fakturatolkning i Fortnox och säg upp senast 30 dagar före nästa avtalsperiod.
Vad ni tar ut ur Fortnox
Allt som behövs för registren och de obetalda fakturorna finns som rapporter i Fortnox. Bokföringen och underlagen tar ni ut för arkivet.
| Vad | Var i Fortnox | Vad det blir i Visma Net |
|---|---|---|
| Kontoplanen | Rapporter, kontoplan som TXT-fil | Grunden för er kontoplan, med koddelen för uppföljningen |
| Kundregistret | Rapporter → Kundregister → Ladda ner fil | Kundregistret |
| Leverantörsregistret | Rapporter → Leverantörsregister → Ladda ner fil | Leverantörsregistret |
| Obetalda kundfakturor | Rapporter → Reskontralista – Kundfakturor | Öppna poster i kundreskontran |
| Obetalda leverantörsfakturor | Rapporter → Reskontralista – Leverantörsfakturor | Öppna poster i leverantörsreskontran |
| Bokföringen | Export, en SIE4-fil per räkenskapsår | Arkivet, och historiken genom SIE-inläsning |
| Underlagen | Export → Filexport, en zip-fil | Arkivet |
Har ni lager tar ni också ut artikelregistret, under Register → Artiklar → Exportera CSV.
Så kommer det in i Visma Net
Visma Net har egna vägar för varje del.
Kontoplan, kunder, leverantörer och artiklar städas och konverteras genom Straviont Cloud Bridge, så att dubbletter och trasiga referenser stannar i Fortnox.
Saldona läses in per perioden före start, till exempel per 31 december om ni börjar i januari.
Läses in som öppna poster, bokade mot ett övergångskonto så att de inte bokförs en gång till. Betalningarna matchas sedan mot dem.
Vi hjälper till med SIE-inläsningen, så att historiken följer med. Byter ni mitt i året läser vi in det ni har gjort i tidigare perioder i Fortnox.
Ni kan börja i Visma Net vid ett årsskifte eller mitt i året, eftersom Visma Net stöder båda. Det som styr datumet är att den senaste perioden är bokförd och momsredovisad i Fortnox, och att de obetalda fakturorna tas ut per dagen före start, samma dag som de ingående balanserna.
Koddelen, alltså hur ni följer upp per kostnadsställe, projekt eller avdelning, lägger vi upp tillsammans innan ni börjar. Den sitter på varje bokförd rad, styr attesten och rapporterna, och är ofta själva skälet till bytet.
Säg upp Fortnox i rätt ordning
Uppsägningen är det enklaste att göra fel, eftersom Fortnox fortsätter att fakturera tills avtalet löper ut.
- Ta ut arkivet
- Stäng av e-faktura och tolkning
- Säg upp i tid
- Avtalsperioden löper ut
Systemadministratören säger upp under företagsnamnet → Administrera användare → Mer → Säg upp program. Uppsägningen ska vara Fortnox tillhanda senast 30 dagar före nästa avtalsperiod, annars löper abonnemanget en period till.
Fortnox sparar er data i 18 månader efter att avtalet upphört. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformationen sparas i sju år, så arkivet tar ni ut själva innan avtalet går ut: bokföringen som SIE4 per räkenskapsår och underlagen med Filexport. Fortnox egen checklista inför uppsägning tar också med reskontran, huvudboken, verifikationslistan, balans- och resultatrapporterna, behandlingshistoriken, systemdokumentationen och registren, och råder er att stämma av med revisorn.
Stäng av e-faktura och fakturatolkning i Fortnox innan ni säger upp, annars kan de faktureras även efter uppsägningen. Vill ni kunna läsa i Fortnox efteråt säger ni upp de andra programmen och behåller en Läs-licens. Då ligger abonnemanget och Fortnox Access kvar, och Access räknas på verifikationerna de senaste tolv månaderna, så avgiften sjunker inte direkt när ni slutar bokföra där.
Så går bytet till hos oss
- Workshop
- Processkarta
- Fast pris
- Från fyra veckor, parallellt
- Go-live
Kontoplan, kunder, leverantörer och artiklar konverteras genom vår egen konvertering, Straviont Cloud Bridge, och ni testar på er egen data medan vi konfigurerar.
Vi börjar i hur ni arbetar i Fortnox i dag, och ritar hur samma flöden ska gå i Visma Net. Sedan får ni ett fast pris, och bytet tar från fyra veckor till go-live, med uppsättning, test och utbildning parallellt. Visma Net Core kostar 75 000 kr för det första bolaget, eller 125 000 kr med logistik, exklusive moms.
Vanliga frågor
Hur byter man från Fortnox till Visma Net?
Bestäm startdatum och uppföljning först. Ta sedan ut kontoplan, kundregister, leverantörsregister och obetalda fakturor ur Fortnox, läs in dem i Visma Net tillsammans med de ingående balanserna, och ta ut arkivet. Säg upp Fortnox senast 30 dagar före nästa avtalsperiod.
Kan man flytta bokföringen från Fortnox till Visma Net?
Ja. Fortnox exporterar bokföringen som en SIE4-fil per räkenskapsår, och vi hjälper till med SIE-inläsningen i Visma Net, så att historiken följer med. Byter ni mitt i året läser vi in det ni har gjort i tidigare perioder i Fortnox. Arkivet ska ändå sparas i sin ursprungliga form i sju år.
Hur länge sparar Fortnox vår data efter uppsägning?
Fortnox sparar data i 18 månader efter att avtalet upphört. Bokföringslagen kräver sju år, så ta ut arkivet innan avtalet går ut: bokföringen som SIE4, underlagen med Filexport och rapporterna i Fortnox checklista inför uppsägning, som reskontran, huvudboken och verifikationslistan.
Hur säger man upp Fortnox?
Systemadministratören säger upp under företagsnamnet → Administrera användare → Mer → Säg upp program, och uppsägningen ska vara Fortnox tillhanda senast 30 dagar före nästa avtalsperiod. Stäng av e-faktura och fakturatolkning innan, så att de inte faktureras efter uppsägningen.
Följer de obetalda fakturorna med till Visma Net?
Ja. De tas ut som reskontralistor ur Fortnox per dagen före start och läses in som öppna poster, bokade mot ett övergångskonto så att de inte bokförs en gång till. Betalningarna matchas sedan mot dem.
När är bästa tiden att byta från Fortnox?
Visma Net stöder start både vid ett årsskifte och mitt i året. Välj ett datum när den senaste perioden är bokförd och momsredovisad i Fortnox, och ta ut de obetalda fakturorna per dagen före start, samma dag som de ingående balanserna.
Vad kostar det att byta från Fortnox till Visma Net?
Visma Net-licensen börjar på 2 744 kr i månaden plus transaktionsvolym, med fritt antal användare, och tecknas med Visma. Vårt införande av Visma Net Core kostar 75 000 kr, eller 125 000 kr med logistik, exklusive moms, för det första bolaget och till fast pris. Mer står i Vad kostar Visma Net?
Hur lång tid tar bytet?
Från fyra veckor till go-live, beroende på omfattningen och på att underlaget kommer in i vecka ett och rätt personer är med. Passar det inte lägger vi upp projektet efter er kalender, till samma pris.
Så går ni vidare
Vi börjar i era flöden i Fortnox, i en kostnadsfri workshop på 45 minuter, och processkartan är er oavsett vad ni väljer sedan. Läs också Visma Net vs Fortnox, vad Visma Net kostar och vad ni ska tänka på när ni byter affärssystem.