Isak Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Google Sheets. Kopplingen gör att det som händer i monday.com hamnar som rader i ett kalkylark, att siffror som räknas fram i Google Sheets skrivs tillbaka till tavlan, och att listor som idag kopieras fram och tillbaka flyttas automatiskt. Den byggs i en integrationsplattform som Make eller Zapier, eftersom monday.com inte har någon egen Google Sheets-integration i Integrations Center. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- En affär vinns eller ändrar värde i CRM-tavlan
- Raden i kalkylarket läggs till eller uppdateras
- Rapporten i Google Sheets räknar om sig
Controllern har redan en rapport med formler och diagram i Google Sheets. Underlaget fylls på när något händer i monday.com i stället för att exporteras varje vecka.
- Controllern uppdaterar budget per projekt i kalkylarket
- Kopplingen läser ändrade rader
- Budgetkolumnen i projekttavlan uppdateras
- Projektledaren ser avvikelsen direkt
Budgeten ägs i Google Sheets, men projektledaren behöver se den bredvid upparbetad tid i monday.com.
- Ett svar landar som ny rad i kalkylarket
- Router · Finns kontakten i monday.com?JaSvaret läggs på kontaktens objektNejNy kontakt skapas
- Uppgift till ansvarig
Google Formulär skriver till Google Sheets, och kopplingen tar svaret vidare till rätt plats i monday.com.
- Månaden stängs i monday.com
- Godkända tidsposter hämtas
- Ett kalkylark skapas från mall per kund
Kunder som vill ha en specifikation får den utan att någon klipper och klistrar.
Flödena ovan är bara exempel. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
monday.com har ingen egen Google Sheets-integration i Integrations Center. Det som finns inbyggt är import och export: ni kan skapa en tavla från en Excel- eller CSV-fil och exportera en tavla till Excel, vilket räcker för engångsflyttar men inte för något som ska hållas uppdaterat. Kopplingen byggs därför i Make eller Zapier, som båda har moduler för monday.com och Google Sheets. Zapier räcker för enkla flöden i en riktning. Make passar bättre när flödet ska söka upp rätt rad, gå åt båda hållen eller behöver felhantering. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat.
Nya objekt, ändrade kolumnvärden eller statusbyten i monday.com blir rader i ett kalkylark, som läggs till eller uppdateras. Rapporter och beräkningar som redan finns i Google Sheets fortsätter fungera, med färsk data.
Budget, prognos eller priser som räknas fram i Google Sheets skrivs till kolumner i monday.com, så att den som arbetar i tavlan ser dem bredvid resten.
Rader som skrivs av andra system eller personer, till exempel svar från Google Formulär, blir objekt i rätt tavla, med kontroll så att samma post inte skapas två gånger.
När något händer i monday.com skapas ett nytt kalkylark från en mall och fylls med objektets uppgifter, till exempel en kundspecifikation eller en projektkalkyl.
Varför koppla ihop monday.com och Google Sheets?
- Slut på veckoexporten. Underlaget till rapporten fylls på när något händer, inte när någon kommer ihåg att exportera.
- Räkna där det är lätt att räkna. Formler och modeller stannar i Google Sheets, resultatet syns i monday.com där arbetet sker.
- Färre versioner. När kalkylarket och tavlan uppdateras av samma händelse slipper ni fråga vilken av dem som stämmer.
- Ett steg mot färre kalkylark. Många börjar med en koppling och upptäcker att delar av kalkylarket kan bli en dashboard i monday.com.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Zapier | Ett enkelt flöde i en riktning, till exempel att varje nytt objekt blir en rad i kalkylarket | Snabbt att komma igång, men begränsat när flödet ska hitta och uppdatera befintliga rader eller gå åt båda hållen |
| Make | Flöden som söker upp rätt rad, uppdaterar i stället för att lägga till, går åt båda hållen eller skapar kalkylark från mall | Flexibelt, men kräver ett genomtänkt flöde: hur rader och objekt matchas, hur kolumner översätts och vad som händer när kalkylarket ändras |
| Egen kod mot Google Sheets API | Stora volymer eller beräkningar som ska köras i egen miljö | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden |
För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur rader och objekt matchas så att rätt rad uppdateras, hur kolumner i monday.com översätts till kolumner i kalkylarket, vad som händer när någon flyttar om eller döper om kolumner i Google Sheets, och hur fel upptäcks. En koppling som skriver i fel kolumn efter att någon lagt till en ny kostar mer än den sparar. Därför låser vi strukturen i kalkylarket, bygger med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när arbetssättet ändras. Integrationer i monday.com kräver en plan med integrationer, och kalkylarket behöver ligga på ett Google-konto som kopplingen får åtkomst till.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vem äger vilken uppgift? Bestäm per kolumn om det är monday.com eller Google Sheets som är källan. Två system som båda får skriva samma värde ger förr eller senare två olika svar.
- Hur matchas rader och objekt? Objektets id från monday.com i en egen kolumn i kalkylarket är säkrast. Namn räcker inte, eftersom de ändras och dubbleras.
- Vilken struktur ska kalkylarket ha? Kopplingen förutsätter att kolumnerna ligger där de låg när den byggdes. Bestäm vem som får ändra strukturen, och skydda de flikar kopplingen skriver i.
- Vad ska utlösa flödet? Varje ändring, bara vissa statusar eller en gång per dag? Fler körningar ger färskare data men förbrukar fler körningar i Make och fler integrationsåtgärder i monday.com.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en rad inte kunde skrivas, i stället för att tyst hoppa över den.
När kalkylarket borde vara en dashboard
Kopplingen till Google Sheets är ofta ett första steg. Många kalkylark finns för att någon behöver se siffror från monday.com på ett sätt tavlan inte visade, och då är det värt att fråga om en dashboard i monday.com löser samma sak utan ett extra system. Vad ledningen faktiskt behöver se beskriver vi i Dashboards ledningen tittar på. Det som ska stanna i Google Sheets är det kalkylark gör bäst: modeller, scenarier och beräkningar som ändras ofta. Hur vi strukturerar tavlorna så att de bär rapporteringen beskriver vi på monday work management. Arbetar ni i Microsoft 365 i stället finns motsvarande koppling till Excel, och filerna hanteras ofta tillsammans med Google Drive. Alla kopplingar vi bygger finns under alla integrationer.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och Google Sheets i Make. Vi börjar i processen: vem som äger vilken uppgift, hur rader och objekt matchas och vad som ska utlösa flödet. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när arbetssättet ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Google Sheets?
Ja. monday.com har ingen egen Google Sheets-integration, men kopplingen byggs i en integrationsplattform som Make eller Zapier, eller via egen kod mot Google Sheets API. Den kan skriva rader från monday.com, läsa rader tillbaka och skapa kalkylark från mall.
Kan monday.com skriva till Google Sheets automatiskt?
Ja. När ett objekt skapas eller en kolumn ändras i monday.com kan kopplingen lägga till eller uppdatera en rad i kalkylarket, så att rapporter som bygger på arket alltid har färsk data.
Kan ändringar i Google Sheets uppdatera monday.com?
Ja. Kopplingen kan läsa nya eller ändrade rader och skriva värdena till kolumner i monday.com, till exempel budget eller prognos. Det kräver att ni bestämt vilket system som äger uppgiften.
Går det att importera ett kalkylark till monday.com utan koppling?
Ja. monday.com kan skapa en tavla från en Excel- eller CSV-fil, och ett Google Sheets-ark kan laddas ned i det formatet. Det räcker för engångsflyttar, men inte för något som ska hållas uppdaterat.
Ska vi välja Make eller Zapier?
Zapier räcker för enkla flöden i en riktning. Make passar bättre när flödet ska söka upp och uppdatera rätt rad, gå åt båda hållen eller skapa kalkylark från mall, vilket gäller de flesta kopplingar till Google Sheets.
Vad händer om någon ändrar i kalkylarket?
Kopplingen förutsätter att kolumnerna ligger kvar där de låg. Därför skyddar vi de flikar kopplingen använder och bygger med kontroller som larmar om strukturen ändrats, i stället för att skriva i fel kolumn.
Så går ni vidare
Börja med att lista de kalkylark som idag fylls på från monday.com för hand, och vilka siffror som borde gå tillbaka till tavlan. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.