Isak Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Microsoft Excel. Kopplingen gör att en prognos som räknas fram i Excel syns i CRM-tavlan, att underlag till ekonomi fylls på i den arbetsbok de redan använder, och att listor som idag kopieras fram och tillbaka flyttas automatiskt. monday.com har en egen Excel-integration i Integrations Center för de enklaste flödena, och import och export av Excel-filer är inbyggt. Det som ska hållas uppdaterat i båda riktningar byggs i Make, mot arbetsböcker i Microsoft 365. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Säljchefen uppdaterar prognosen i en arbetsbok på SharePoint
- Kopplingen läser ändrade rader
- Prognoskolumnen i CRM-tavlan uppdateras
Prognosmodellen stannar i Excel. Säljarna ser resultatet i monday.com bredvid sina affärer.
- En affär når offertstadiet
- En kalkyl skapas från er Excel-mall med affärens uppgifter
- Filen läggs på affären i monday.com
- Säljaren räknar vidare i Excel
Kopplingen fyller i det som redan står i CRM, så att säljaren börjar med rätt kund, volymer och priser.
- Objekt markeras godkända för fakturering
- En rad läggs till i ekonomins tabell i Excel
- Ekonomi får underlaget i det format de redan använder
Ekonomi behöver inte lära sig monday.com. Raderna hamnar i deras arbetsbok, med samma kolumner som förut.
- En projektlista i Excel ska in i monday.com
- Kolumnerna mappas mot tavlan
- Router · Finns objektet redan?JaUppdaterasNejSkapas
- Tavlan fylld utan manuell inmatning
Vid uppstart eller systembyte flyttar kopplingen eller den inbyggda importen listorna till tavlan, med kontroll mot dubbletter.
Flödena ovan är bara exempel. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
Det finns tre nivåer. Inbyggt i monday.com kan ni skapa en tavla från en Excel-fil och exportera en tavla till Excel, vilket räcker för engångsflyttar. monday.coms egen Excel-integration i Integrations Center täcker några enkla recept mot arbetsböcker i Microsoft 365. För flöden som ska hållas uppdaterade, söka upp rätt rad eller gå åt båda hållen byggs kopplingen i Make, som har moduler för monday.com och Microsoft 365 Excel. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna. Gemensamt för alla vägar utom import och export är att arbetsboken behöver ligga i OneDrive eller SharePoint, inte på en lokal disk.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat.
Nya objekt, statusbyten eller ändrade värden i monday.com blir rader i en tabell i Excel, som läggs till eller uppdateras. Rapporter och pivottabeller som redan finns fortsätter fungera, med färsk data.
Prognoser, budgetar eller priser som räknas fram i Excel skrivs till kolumner i monday.com, så att den som arbetar i tavlan ser dem bredvid resten.
När något händer i monday.com skapas en ny arbetsbok från er mall, fylls med objektets uppgifter och läggs på objektet, till exempel en kalkyl eller en kundspecifikation.
Listor i Excel blir tavlor i monday.com, och tavlor kan exporteras till Excel när någon utanför systemet behöver dem. Inbyggt för engångsflyttar, via Make när det ska ske regelbundet.
Varför koppla ihop monday.com och Microsoft Excel?
- Modellerna får vara kvar. Prognoser och kalkyler som byggts upp i Excel behöver inte byggas om. Resultatet syns i monday.com.
- Ekonomi får sitt format. Underlag landar i arbetsboken ekonomi redan arbetar i, med samma kolumner som förut.
- Slut på kopiering. Listor som flyttas fram och tillbaka mellan Excel och tavlan flyttas av kopplingen, utan fel i inklistringen.
- En version av sanningen. När tavlan och arbetsboken uppdateras av samma händelse slipper ni fråga vilken som stämmer.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| monday.coms Excel-integration | Enkla flöden mot en arbetsbok i Microsoft 365, till exempel att nya rader blir objekt i en tavla | Snabbt att komma igång och ingen tredje part, men recepten är få och fasta, och arbetsboken måste ligga i OneDrive eller SharePoint |
| Make | Flöden som söker upp rätt rad, uppdaterar i stället för att lägga till, går åt båda hållen eller skapar filer från mall | Flexibelt, men kräver ett genomtänkt flöde: data i Excel som formaterad tabell, matchning mellan rader och objekt och kontroll av att strukturen inte ändrats |
| Egen kod mot Microsofts API | Stora volymer, Excel-filer som genereras i egen miljö eller krav plattformarna inte klarar | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden |
För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: att datan i Excel ligger som en formaterad tabell så att kopplingen hittar rätt rader, hur rader och objekt matchas, hur kolumner översätts åt båda hållen, och vad som händer när någon lägger till en kolumn eller byter namn på fliken. En koppling som skriver i fel kolumn efter en omflyttning kostar mer än den sparar. Därför låser vi strukturen i arbetsboken, bygger med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när arbetssättet ändras. Integrationer i monday.com kräver en plan med integrationer, och arbetsboken behöver ligga på ett Microsoft 365-konto som kopplingen får åtkomst till.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vem äger vilken uppgift? Bestäm per kolumn om det är monday.com eller Excel som är källan. Två system som båda får skriva samma värde ger förr eller senare två olika svar.
- Var ligger arbetsboken? Kopplingen kräver OneDrive eller SharePoint. Filer som skickas med e-post eller ligger på en lokal disk kan inte kopplas.
- Hur matchas rader och objekt? Objektets id från monday.com i en egen kolumn i tabellen är säkrast. Namn räcker inte, eftersom de ändras och dubbleras.
- Vilken struktur ska tabellen ha? Kopplingen förutsätter att tabellen och kolumnerna ligger kvar. Bestäm vem som får ändra, och skydda de blad kopplingen skriver i.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en rad inte kunde skrivas, i stället för att tyst hoppa över den.
När arbetsboken borde vara en dashboard
Kopplingen till Excel är ofta ett första steg. Många arbetsböcker finns för att någon behöver se siffror från monday.com på ett sätt tavlan inte visade, och då är det värt att fråga om en dashboard i monday.com löser samma sak utan ett extra system. Vad ledningen faktiskt behöver se beskriver vi i Dashboards ledningen tittar på. Det som ska stanna i Excel är det Excel gör bäst: modeller, scenarier och underlag till den som arbetar utanför monday.com. Hur vi strukturerar tavlorna så att de bär rapporteringen beskriver vi på monday work management. Arbetar ni i Google Workspace i stället finns motsvarande koppling till Google Sheets, och i Microsoft 365 hör kopplingen ofta ihop med Outlook. Alla kopplingar vi bygger finns under alla integrationer.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och Microsoft Excel i Make. Vi börjar i processen: vem som äger vilken uppgift, var arbetsboken ligger och hur rader och objekt matchas. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när arbetssättet ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Microsoft Excel?
Ja. monday.com har en egen Excel-integration för enkla flöden och inbyggd import och export av Excel-filer. Flöden som ska hållas uppdaterade eller gå åt båda hållen byggs i Make mot arbetsböcker i Microsoft 365, eller via egen kod mot Microsofts API.
Kan monday.com skriva till Excel automatiskt?
Ja. När ett objekt skapas eller en kolumn ändras i monday.com kan kopplingen lägga till eller uppdatera en rad i en tabell i arbetsboken, så att rapporter och pivottabeller har färsk data.
Kan ändringar i Excel uppdatera monday.com?
Ja. Kopplingen kan läsa nya eller ändrade rader i en tabell och skriva värdena till kolumner i monday.com, till exempel prognos eller budget. Det kräver att ni bestämt vilket system som äger uppgiften.
Måste arbetsboken ligga i OneDrive eller SharePoint?
Ja, för alla kopplingar som ska hållas uppdaterade. Filer på en lokal disk eller i e-post går bara att hantera genom den inbyggda importen och exporten.
Går det att importera en Excel-fil till monday.com utan koppling?
Ja. monday.com kan skapa en tavla från en Excel-fil och exportera en tavla till Excel. Det räcker för engångsflyttar, men inte för något som ska hållas uppdaterat.
Vad händer om någon ändrar i arbetsboken?
Kopplingen förutsätter att tabellen och kolumnerna ligger kvar. Därför skyddar vi de blad kopplingen använder och bygger med kontroller som larmar om strukturen ändrats, i stället för att skriva i fel kolumn.
Så går ni vidare
Börja med att lista de arbetsböcker som idag fylls på från monday.com för hand, och vilka siffror som borde gå tillbaka till tavlan. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.