Eddie Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Microsoft Outlook. Kopplingen gör att mejl till en gemensam brevlåda blir ärenden i monday.com, att säljarnas mejl loggas på rätt affär och kontakt i monday CRM utan att någon kopierar, och att monday.com kan skicka mejl från er Outlook-adress när något händer på en tavla. Det mesta är inbyggt i monday.com, resten byggs i en integrationsplattform som Make. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, vad som är inbyggt, vad som kräver Make och vad ni ska bestämma innan ni sätter igång.
- Ett mejl kommer till en delad brevlåda i Outlook
- Router · Kommer det från en känd kund?JaÄrendet kopplas till kundenNejÄrendet skapas med avsändaren som ny kontakt
- Ärendet hamnar på servicetavlan med ansvarig
Mejl till info- eller supportadressen blir ärenden med status och ansvarig i stället för olästa rader i en brevlåda som flera delar på.
- Säljaren mejlar en kontakt från Outlook
- Emails & Activities matchar mottagaren mot kontakten i monday CRM
- Mejlet och svaret loggas på affären
Hela mejlhistoriken med kunden finns på affären, oavsett vem i teamet som skrev.
- Status byts till Klar för leverans i monday.com
- Mejlet byggs från en mall med kundens uppgifter
- Mejlet skickas från er Outlook-adress
Kunden får besked samma minut som statusen byts, och ingen behöver komma ihåg att skriva det.
- Ett datum för uppstartsmöte sätts på projektet i monday.com
- Kopplingen skapar mötet i Outlook-kalendern
- Kund och projektgrupp får inbjudan
Uppstarts- och avstämningsmöten bokas från projektplanen i stället för att projektledaren skapar dem för hand. Det kräver Make.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
Det finns två inbyggda delar. Outlook-integrationen i monday.coms Integrations Center skapar ärenden eller uppdateringar av inkommande mejl och skickar mejl när något händer på en tavla. Emails & Activities i monday CRM synkar säljarnas Outlook-konton åt båda hållen, så att mejl loggas på rätt kontakt och affär, med mallar och spårning av öppningar och klick. Tillsammans täcker de de flesta behoven. När mejlet ska tolkas, bilagor ska hanteras, kalendern ska styras eller flödet ska ha villkor och flera steg byggs det i Make eller Zapier. Make är där vi bygger de flesta av de kopplingarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
Mejl till en delad brevlåda i Outlook blir ärenden på en tavla i monday.com, med avsändare, ämne och innehåll på plats. Svar på samma tråd kan läggas som uppdateringar på ärendet i stället för att bli nya ärenden.
Med Emails & Activities i monday CRM kopplas säljarnas Outlook-konton till monday.com. Mejl till och från en kontakt loggas på kontakten och affären, och säljaren kan skriva från monday.com med mallar och se om kunden öppnat.
När en status byts, ett datum infaller eller ett ärende skapas skickar monday.com ett mejl från er Outlook-adress, byggt från en mall med uppgifter från ärendet. Bekräftelser, välkomstmejl och påminnelser går ut utan handpåläggning.
Möten kan skapas i Outlook-kalendern från datum i monday.com, och mejl med bilagor kan läsas av och bli ärenden med uppgifterna ifyllda. Det kräver Make.
Varför koppla ihop monday.com och Microsoft Outlook?
- Inget mejl glöms. Det som kommer till den delade brevlådan får ansvarig och status, och syns på tavlan tills det är klart.
- Hela kundhistoriken på ett ställe. Säljaren ser varje mejl med kunden på affären, även det kollegan skrev, utan att leta i Outlook.
- Kunden får besked i tid. Bekräftelser och påminnelser går ut när statusen byts, inte när någon kommer ihåg det.
- Mötena följer planen. Uppstart och avstämningar hamnar i kalendern när datumen sätts i projektet, och flyttas när planen flyttas.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| monday.coms Outlook-integration och Emails & Activities | Mejl till en delad brevlåda ska bli ärenden, säljarnas mejl ska loggas på affärer och monday.com ska skicka mejl vid statusbyte | Ingår i monday.com. Emails & Activities finns i monday CRM från Standard-planen. Receptens villkor är fasta, och bilagor, tolkning och kalender hanteras inte |
| Make eller Zapier | Flöden med villkor och flera steg, till exempel mejl som filtreras på innehåll, bilagor som sparas, möten som skapas i kalendern eller mejl med egen logik | Zapier räcker för enkla flöden. Make passar när flödet har villkor, flera steg eller behöver felhantering. Kopplingen görs mot ett Microsoft 365-konto, och en administratör kan behöva godkänna appen i er Microsoft-miljö |
| Egen kod mot Microsoft Graph | Stora volymer eller krav på att bearbeta mejl och kalender på ett sätt plattformarna inte klarar | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden och appregistreringen i Microsoft Entra |
För de flesta bolag räcker de inbyggda delarna för det dagliga, och Make läggs till för kalender, bilagor och filtrering. Det som avgör om kopplingen håller är reglerna: vilka mejl som ska bli ärenden och vilka som ska lämnas, hur svar på en befintlig tråd känns igen så att de inte blir nya ärenden, och hur avsändare matchas mot kontakter så att det inte blir dubbletter. Därför börjar vi med en avgränsad brevlåda och tydliga regler, och bygger med loggning så att det går att se vad som skapats och varför.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vilka brevlådor ska kopplas? En delad brevlåda för ärenden, säljarnas egna konton för affärer eller båda. Blanda inte ihop dem.
- Vad ska bli ett ärende? Alla mejl till brevlådan, eller bara de som uppfyller ett villkor. Bestäm också vad som händer med autosvar och nyhetsbrev.
- Hur matchas avsändaren? Mejladress mot kontaktregistret är det vanliga. Bestäm vad som händer när adressen är okänd.
- Vilka mejl ska monday.com skicka, och från vem? Lista utskicken, vilken adress som står som avsändare och vem som äger mallen.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om ett mejl inte kunde skapas som ärende eller skickas, i stället för att tyst hoppa över det.
Outlook för sälj, Outlook för service
Kopplingen gör olika saker beroende på vilken del av monday.com den sitter i. I monday CRM handlar det om att säljarens mejl ska hamna på rätt affär, och det sköter Emails & Activities med en koppling till varje säljares Outlook-konto. I monday service handlar det om att en delad brevlåda ska bli en ärendekö, och då är det Outlook-integrationen eller Make som matar tavlan. Många bolag behöver båda, och de ska byggas var för sig så att ett supportmejl inte loggas som säljaktivitet. Använder ni Google Workspace i stället fungerar samma upplägg mot Gmail, vilket vi beskriver i monday.com och Gmail.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och Microsoft 365, med de inbyggda delarna där de räcker och i Make där flödet behöver mer. Vi börjar i processen: vilka brevlådor som ska kopplas, vad som ska bli ärenden och vilka mejl monday.com ska skicka. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Microsoft Outlook?
Ja. monday.com har en egen Outlook-integration i Integrations Center och Emails & Activities i monday CRM för säljarnas mejl. Flöden med villkor, kalender eller bilagor byggs i Make eller Zapier, eller med egen kod mot Microsoft Graph.
Kan ett mejl till vår delade brevlåda bli ett ärende i monday.com?
Ja. Outlook-integrationen skapar ett ärende på den tavla ni valt när ett mejl kommer till den kopplade brevlådan, med avsändare, ämne och innehåll. Svar kan läggas som uppdateringar på ärendet.
Kan säljarnas mejl loggas på rätt affär?
Ja. Emails & Activities i monday CRM kopplar varje säljares Outlook-konto till monday.com och loggar mejl till och från kontakter på kontakten och affären. Säljaren kan också skriva från monday.com med mallar och se om kunden öppnat mejlet.
Kan monday.com skicka mejl automatiskt från Outlook?
Ja. Den inbyggda integrationen skickar mejl från er Outlook-adress när en status byts, ett datum infaller eller ett ärende skapas, byggt från en mall med uppgifter från ärendet.
Kan möten i Outlook-kalendern skapas från monday.com?
Ja, via Make. När ett datum sätts eller ändras på ett projekt kan kopplingen skapa eller flytta mötet i Outlook-kalendern och bjuda in deltagarna.
Vad behövs i Microsoft 365 för att koppla ihop systemen?
Ett Microsoft 365-konto med åtkomst till de brevlådor som ska kopplas. En administratör kan behöva godkänna att monday.com och Make får läsa och skicka mejl.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva vilka mejl som kommer in och går ut i dag: till vilka brevlådor, vad som ska hända med dem och vem som ansvarar. Därefter går det snabbt att sätta upp. Se också alla integrationer vi bygger mot monday.com. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.