Eddie Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Calendly. Kopplingen gör att ett möte som bokas via Calendly blir ett lead eller en aktivitet i monday CRM med namn, bolag, mejl och svaren på bokningsfrågorna på plats, att den säljare som fick mötet blir ansvarig, och att avbokningar och ombokningar syns i monday.com utan att någon behöver flytta något för hand. monday.com har ingen egen Calendly-integration, så kopplingen byggs i en integrationsplattform som Make, efter hur just ert bolag arbetar. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska bestämma innan ni sätter igång.
- Någon bokar ett möte via Calendly på er webbplats
- Router · Finns mejladressen i monday CRM?JaMötet loggas som aktivitet på kontaktenNejEtt lead skapas med uppgifterna från bokningen
- Säljaren som fick mötet blir ansvarig
Leadet finns i monday CRM innan mötet börjar, med bolag, roll och svaren på bokningsfrågorna. Säljaren slipper skriva av från kalenderinbjudan.
- Kunden avbokar i Calendly
- Aktiviteten i monday CRM markeras avbokad
- Uppgift till säljaren att följa upp
Ett avbokat möte försvinner inte tyst ur kalendern. Säljaren får en uppgift att höra av sig, och leadet behåller sin plats i pipen.
- Mötestiden passerar
- Kopplingen skapar en uppföljningsuppgift med förfallodatum
- Säljaren fyller i utfallet på leadet
Varje möte får en uppföljning, och chefen kan se hur många bokade möten som ledde vidare utan att fråga runt.
- Projektledaren skickar en Calendly-länk från monday.com för uppstartsmöte
- Kunden bokar en tid
- Mötet skrivs in på projektets tidslinje
Kunden väljer tid själv, och projektet får mötet som en milstolpe med rätt datum utan att någon mejlar fram och tillbaka.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
Det finns ingen knapp som kopplar ihop monday.com och Calendly, och monday.com har ingen egen Calendly-integration i Integrations Center. Kopplingen byggs i Make eller Zapier, som båda har appar för Calendly och monday.com, eller med egen kod mot Calendlys API. Flödet utgår från Calendlys händelser: ett möte bokas, bokas om eller avbokas. Zapier räcker för att skapa ett ärende per bokning. Make passar bättre när flödet ska matcha mot befintliga kontakter, sätta rätt ansvarig och hantera avbokningar, vilket de flesta säljteam vill. Calendly behöver en betald plan för att skicka händelser till plattformarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
När någon bokar via Calendly skapas ett lead i monday CRM, eller en aktivitet på en befintlig kontakt. Namn, bolag, mejl, mötestid och svaren på bokningsfrågorna följer med, och kopplingen matchar på mejladress så att samma person inte läggs upp två gånger.
Används Calendlys fördelning mellan flera säljare blir den som fick mötet ansvarig för leadet i monday CRM. Bokas via en personlig länk blir det den personen.
Avbokar eller bokar kunden om uppdateras aktiviteten i monday.com, och säljaren kan få en uppgift att följa upp. Pipen visar det som faktiskt gäller.
Bokningslänkar kan användas för uppstartsmöten, utbildningar eller supporttider, och mötet skrivs in på projektet eller ärendet i monday.com med rätt datum.
Varför koppla ihop monday.com och Calendly?
- Leadet finns innan mötet. Säljaren går in i mötet med bolag, roll och frågorna från bokningen framför sig, inte med en tom rad i CRM:et.
- Ingen avskrivning. Uppgifter som kunden redan skrivit in i bokningen behöver inte skrivas in en gång till.
- Pipen stämmer. Avbokade och ombokade möten syns i monday.com, så prognosen bygger på det som gäller.
- Uppföljning blir regel. Varje bokat möte får en uppföljningsuppgift, och ledningen ser hur många möten som leder vidare.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Zapier | Ett enkelt flöde i en riktning, till exempel att varje bokning skapar ett ärende på en tavla | Snabbt att komma igång, men begränsat när flödet ska matcha mot kontakter, sätta ansvarig eller hantera avbokningar |
| Make | Flöden med villkor och flera steg, till exempel matchning mot befintliga kontakter, ansvarig efter vem som fick mötet och uppföljningsuppgifter | Kraftfullt och flexibelt, men kräver ett genomtänkt flöde: hur bokningens fält översätts till kolumner i monday.com, hur dubbletter undviks och hur fel upptäcks |
| Egen kod mot Calendlys API | Stora volymer eller ovanliga krav, till exempel egna bokningssidor som hämtar lediga tider från Calendly | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden och webhook-prenumerationerna |
För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur bokningens uppgifter översätts till lead, kontakt och aktivitet i monday CRM, hur personer matchas så att det inte blir dubbletter, hur flödet hanterar ombokningar så att det inte blir två aktiviteter, och vad som händer när något går fel. Därför bygger vi med loggning och larm från början. Calendlys händelser skickas via webhooks, som kräver Calendlys Standard-plan eller högre, och samma krav gäller för att använda Calendly i Zapier.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vilka bokningstyper ska kopplas? Säljmöten, demo, uppstartsmöten och supporttider ska ofta hamna på olika tavlor. Bestäm per bokningstyp.
- Vad ska en bokning bli i monday.com? Ett nytt lead, en aktivitet på en befintlig kontakt eller en milstolpe i ett projekt. Bestäm också vad som händer när personen redan finns.
- Hur matchas personer? Mejladress är det vanliga. Bestäm vad som händer när adressen är okänd eller när bolaget finns men inte personen.
- Vem blir ansvarig? Den som fick mötet, den som äger kontakten eller en fast person per bokningstyp.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en bokning inte kunde skapas i monday.com, i stället för att tyst hoppa över den.
Calendly som ingång till monday CRM
Calendly är ofta den första kontakten en kund har med säljet: knappen på webbplatsen, länken i signaturen eller tiden som bokas efter ett webbinarium. Det gör kopplingen till monday CRM till en fråga om var pipen börjar. Bokningar som hamnar direkt i CRM:et, med rätt ansvarig och uppföljning, ger en pipe som går att lita på från första steget. Samma princip gäller leveransen: uppstartsmöten och utbildningar som bokas via Calendly kan skrivas in i projektet i monday.com work management. Hur monday CRM står sig mot ett separat säljsystem, och vad det betyder för kopplingar som den här, går vi igenom i monday CRM eller separat säljsystem. Loggas mötena också via mejl är det värt att se hur det hänger ihop med monday.com och Gmail eller Microsoft Outlook, så att samma möte inte dyker upp två gånger.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och säljverktyg som Calendly i Make. Vi börjar i processen: vilka bokningstyper som ska kopplas, vad en bokning ska bli i monday.com och vem som ansvarar för uppföljningen. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Calendly?
Ja. monday.com och Calendly kopplas ihop via en integrationsplattform som Make eller Zapier, eller via egen kod mot Calendlys API. monday.com har ingen egen Calendly-integration. Kopplingen kan skapa leads och aktiviteter i monday CRM när möten bokas och uppdatera dem vid avbokning.
Kan ett bokat möte i Calendly skapa ett lead i monday CRM?
Ja. När någon bokar skapar kopplingen ett lead eller en aktivitet i monday CRM med namn, bolag, mejl, mötestid och svaren på bokningsfrågorna. Finns personen redan loggas mötet på den befintliga kontakten.
Följer avbokningar och ombokningar med?
Ja. Calendly skickar en händelse när ett möte avbokas eller bokas om, och kopplingen uppdaterar aktiviteten i monday.com och kan skapa en uppgift till säljaren.
Vilken Calendly-plan behövs?
Calendly skickar händelser till Make och Zapier via webhooks, vilket kräver Standard-planen eller högre. På Calendlys kostnadsfria plan går kopplingen inte att bygga.
Kan monday.com skicka Calendly-länkar automatiskt?
Ja. En automatisering i monday.com kan skicka ett mejl med säljarens eller teamets bokningslänk när ett lead skapas eller en status byts. Själva bokningen fångas sedan upp av kopplingen.
Ska vi välja Make eller Zapier?
Zapier räcker för ett enkelt flöde där varje bokning blir ett ärende. Make passar bättre när flödet ska matcha mot befintliga kontakter, sätta rätt ansvarig, hantera avbokningar och logga vad som hänt, vilket gäller de flesta säljteam.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva vad som ska hända från att ett möte bokas till att det följts upp: vilka bokningstyper som finns, vad de ska bli i monday.com och vem som ansvarar. Därefter går det snabbt att bygga. Se också alla integrationer vi bygger mot monday.com. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.