Charlie Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Twilio. Kopplingen gör att ett SMS går ut när något händer i monday.com: kunden får en bekräftelse när besöket bokas, teknikern får adressen när arbetsordern tilldelas, den ansvarige får en påminnelse när en deadline passerat utan att uppgiften är klar. monday.com har en egen Twilio-integration i Integrations Center som skickar SMS och ringer samtal från era tavlor. Ska kopplingen också ta emot svar, till exempel att kunden avbokar eller teknikern rapporterar klart, byggs den delen i Make. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Ett besök bokas i monday.com
- SMS till kunden med tid och plats
- Påminnelse dagen innan
- Router · Svarar kunden AVBOKA?JaStatus avbokad och uppgift till planerarenNejBesöket står kvar
Kunden får besked i mobilen i stället för i ett mejl som försvinner. Svaret läses av kopplingen och ändrar status i tavlan.
- En arbetsorder tilldelas en tekniker
- SMS med adress, kontaktperson och tid
- Teknikern svarar KLAR när arbetet är gjort
- Status i monday.com ändras
Tekniker som inte sitter vid datorn får ordern och rapporterar tillbaka från mobilen, utan att öppna monday.com.
- Deadline passerar utan att status är Klar
- SMS till den ansvarige
- Router · Fortfarande öppen nästa dag?JaSMS till chefenNejInget mer händer
E-postaviseringar drunknar. Ett SMS när något är försenat når fram, och eskaleringen sker bara när det behövs.
- En order markeras skickad
- SMS till kunden med leveransbesked
- Kundens svar blir ett ärende i servicetavlan
Kunden kan svara på SMS:et med en fråga, och frågan hamnar som ett ärende hos rätt person i stället för att försvinna.
Flödena ovan är bara exempel. Varje koppling byggs efter er process: vilka händelser som ska ge ett SMS, vad det ska stå och vad som händer när mottagaren svarar.
Kort svar
monday.com har en egen Twilio-integration i Integrations Center. Med den kan ni skicka SMS till teammedlemmar eller till nummer i en telefonkolumn när ett objekt skapas, en status ändras eller ett datum närmar sig, med text som hämtar uppgifter från objektet. Integrationen kan också ringa upp med ett inläst meddelande. Det som saknas är inkommande meddelanden: att läsa kundens svar och göra något med det. Det byggs i Make, som har moduler för både monday.com och Twilio, åt båda hållen. Enkel utskick klarar monday.com själv. Svar, villkor och flera steg bygger vi i Make.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat.
Bekräftelser, påminnelser och leveransbesked skickas när något händer i tavlan, med uppgifter från objektet i texten. Kunden behöver inget konto och inget att logga in i.
Tekniker, montörer och chaufförer får arbetsordern i mobilen när den tilldelas, och kan rapportera tillbaka med ett svar som ändrar status i monday.com.
När en deadline passerar utan att något är klart går ett SMS till den ansvarige, och till chefen om det fortfarande är öppet dagen efter. E-post som ingen läser ersätts av ett meddelande som når fram.
Kundens svar på ett SMS läses av kopplingen och blir ett ärende, en statusändring eller en uppgift, beroende på vad som står i det.
Varför koppla ihop monday.com och Twilio?
- Besked som når fram. SMS läses, e-post drunknar. Det som är viktigt och tidskritiskt når rätt person.
- Fältpersonal utan dator. Den som arbetar ute får det den behöver i mobilen och rapporterar tillbaka utan att lära sig monday.com.
- Färre missade besök. Påminnelser dagen innan och enkel avbokning minskar uteblivna besök och tomma tider.
- Allt syns i tavlan. Vad som skickats och vad kunden svarat finns på objektet, så att den som tar över ser hela historiken.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| monday.coms Twilio-integration | Utgående SMS och samtal när något händer i tavlan: bekräftelse, påminnelse, besked till teamet | Snabbt att komma igång, men bara utgående, och recepten är fasta: ingen hantering av svar och inga villkor utöver det receptet erbjuder |
| Make | Flöden åt båda hållen: svar som ändrar status eller blir ärenden, villkor, flera steg och text som byggs av uppgifter från flera tavlor | Flexibelt, men kräver ett genomtänkt flöde: hur svar tolkas, hur nummer matchas mot rätt objekt och vad som händer när kunden svarar något oväntat |
| Egen kod mot Twilios API | Stora volymer, egna röstflöden eller kanaler utöver SMS | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden |
För de flesta bolag räcker monday.coms egen integration för utskicken, med Make för svaren. Men verktyget är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur telefonnummer lagras så att de fungerar internationellt, hur ett inkommande svar matchas mot rätt objekt när samma kund har flera bokningar, hur fritextsvar hanteras, och vad som händer när ett SMS inte kunde levereras. En koppling som skickar bekräftelser i test men tyst missar påminnelser i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när arbetssättet ändras. Kopplingen kräver ett Twilio-konto med ett nummer som kan skicka SMS, och integrationer i monday.com kräver en plan med integrationer.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vad ska ge ett SMS? Inte allt. Bestäm vilka händelser som är viktiga nog för mobilen, så att mottagaren inte börjar ignorera meddelandena.
- Vad ska det stå? Korta texter med det som behövs: tid, plats, kontakt. Bestäm vilka uppgifter från objektet som hämtas in och hur avsändaren framgår.
- Hur lagras numren? Nummer i internationellt format i en telefonkolumn. Nummer i fritext eller i olika format går inte att skicka till.
- Vad får mottagaren svara? Bestäm vilka svar kopplingen ska känna igen, som AVBOKA eller KLAR, och vad som händer med allt annat, till exempel att det blir ett ärende.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje utskick och säger till om ett SMS inte kunde levereras, i stället för att tyst låta kunden stå utan besked.
Twilio och monday.com delar på ansvaret
monday.com äger processen: vem som ska ha besked, när och om vad. Twilio äger leveransen: nummer, SMS och samtal. Kopplingen översätter det ena till det andra. Det gör att SMS blir ett verktyg i flöden som redan finns, snarare än en separat kanal. Bokningar, arbetsordrar och ärenden hanteras i monday work management och monday service, och SMS är ett av stegen. När svaren från kunder ska tolkas, till exempel fritext som inte är ett tydligt AVBOKA eller KLAR, kan ett AI-steg avgöra vad kunden menar, vilket vi beskriver i monday.com och ChatGPT. Det som kommer in via webbplatsen hanteras på liknande sätt med Gravity Forms, och interna besked går ofta via Slack i stället för SMS. Alla kopplingar vi bygger finns under alla integrationer.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi sätter upp Twilio-integrationen i monday.com och bygger svarsflödena i Make. Vi börjar i processen: vilka händelser som ska ge ett SMS, vad det ska stå och vad mottagaren får svara. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när arbetssättet ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Twilio?
Ja. monday.com har en egen Twilio-integration i Integrations Center som skickar SMS och ringer samtal när något händer i en tavla. Flöden som också ska ta emot svar byggs i Make eller via egen kod mot Twilios API.
Kan monday.com skicka SMS till kunder automatiskt?
Ja. När ett objekt skapas, en status ändras eller ett datum närmar sig kan ett SMS skickas till numret i objektets telefonkolumn, med text som hämtar uppgifter från objektet.
Kan kunden svara på SMS:et?
Ja, med Make. Svaret läses av kopplingen och kan ändra status på objektet, skapa ett ärende eller lägga en uppgift, beroende på vad kunden skrev. monday.coms egen integration hanterar bara utgående meddelanden.
Kan tekniker rapportera klart via SMS?
Ja. Teknikern svarar med ett överenskommet ord, till exempel KLAR, och kopplingen ändrar status på arbetsordern i monday.com. Allt annat kan läggas som en uppdatering på objektet.
Fungerar det med svenska nummer?
Ja. Twilio skickar till svenska mottagare, och numren behöver lagras i internationellt format i en telefonkolumn. Vilket avsändarnummer eller avsändarnamn som passar er går vi igenom i uppsättningen.
Vad behövs för att koppla ihop systemen?
Ett monday.com-konto på en plan med integrationer, ett Twilio-konto med ett nummer som kan skicka SMS, och ett Make-konto om kopplingen ska hantera svar.
Så går ni vidare
Börja med att lista de besked som idag skickas för hand eller via e-post som ingen läser: bekräftelser, påminnelser, arbetsordrar. Bestäm vad som ska stå och vad mottagaren får svara. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.