Charlie Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Gravity Forms. Kopplingen gör att det som skickas in via formulären på er WordPress-webbplats hamnar i rätt tavla i monday.com direkt: en offertförfrågan blir en lead i CRM med säljare tilldelad, en felanmälan blir ett ärende hos rätt team, en anmälan hamnar på eventtavlan. Den byggs i en integrationsplattform som Make eller Zapier, eftersom monday.com inte har någon egen Gravity Forms-integration i Integrations Center. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Besökaren skickar formuläret på webbplatsen
- Posten skickas till Make
- Router · Finns företaget i CRM?JaFörfrågan läggs på befintligt företagNejLead och företag skapas
- Säljaren tilldelas och får en uppgift
Kopplingen söker på organisationsnummer eller e-postdomän. Säljaren får förfrågan som en uppgift i monday.com inom minuter, inte som ett mejl som ska kopieras.
- Kunden fyller i felanmälan med bilder
- Ärende skapas i servicetavlan med filerna bifogade
- Kategori sätts utifrån valet i formuläret
- Rätt team tilldelas
Det kunden valt i formuläret styr vilket team som får ärendet. Ingen behöver läsa och sortera inkorgen först.
- Anmälan skickas in
- Deltagaren läggs på eventtavlan
- Bekräftelse skickas
- Status följer till deltog eller uteblev
Marknad ser antal anmälda per event i tavlan, och säljarna ser vilka av deras kunder som kommer.
- Kunden svarar på utvärderingen efter leverans
- Svaret läggs på kundens objekt
- Router · Lågt betyg?JaUppgift till kundansvarig samma dagNejKunden markeras nöjd
Missnöje fångas upp medan det går att göra något åt, och alla svar finns på kunden i stället för i en separat lista.
Flödena ovan är bara exempel. Varje koppling byggs efter er process: vilka formulär som ska kopplas, vart svaren ska och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
monday.com har ingen egen Gravity Forms-integration i Integrations Center. Kopplingen byggs i Make eller Zapier. Make har en egen Gravity Forms-app som läser nya poster via Gravity Forms REST API, och Gravity Forms Webhooks-tillägg kan skicka varje post direkt till Make i samma stund som den skickas in. Zapier kopplas via Gravity Forms Zapier-tillägg. Zapier räcker för att skapa ett objekt per post. Make passar bättre när kopplingen ska söka upp befintliga kunder, bifoga filer, sätta kategori efter svaren eller skicka bekräftelser. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat.
Offert- och kontaktförfrågningar blir leads i CRM-tavlan, med företag, kontakt och det kunden skrev. Finns företaget redan läggs förfrågan där, så att samma kund inte får två kort.
Felanmälningar och supportförfrågningar blir ärenden i servicetavlan, med bifogade filer och kategori satt efter kundens val. Rätt team tilldelas direkt.
Event, utbildningar och nyhetsbrev hamnar i egna tavlor, med bekräftelse till den som anmält sig och status som följer deltagandet.
Utvärderingar och enkäter läggs på rätt kund eller projekt i monday.com, så att historiken finns där arbetet sker, och låga betyg kan utlösa en uppgift.
Varför koppla ihop monday.com och Gravity Forms?
- Snabbare svar till den som frågar. Förfrågan ligger hos rätt person inom minuter, med uppgift och påminnelse, i stället för i en inkorg.
- Inget faller mellan stolarna. Varje post blir ett objekt i monday.com som någon äger och som syns tills det är hanterat.
- Rätt sortering från början. Det besökaren väljer i formuläret styr tavla, kategori och ansvarig, utan att någon läser och sorterar.
- Hela historiken på kunden. Förfrågningar, anmälningar och svar hamnar på rätt företag och kontakt, inte i en separat lista i WordPress.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Zapier | Ett formulär som ska bli ett objekt i en tavla, utan villkor | Snabbt att komma igång via Gravity Forms Zapier-tillägg, men begränsat när posten ska matchas mot befintliga kunder eller styras av svaren |
| Make | Flöden som söker upp befintliga företag, bifogar filer, sätter kategori efter svaren och skickar bekräftelser | Flexibelt, och Webhooks-tillägget ger posten till Make direkt, men kräver ett genomtänkt flöde: hur fält översätts, hur dubbletter undviks och hur fel upptäcks |
| Egen kod mot monday.coms API | En egen WordPress-funktion som skriver direkt till monday.com, för stora volymer eller ovanliga krav | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden, och att den följer med vid uppdateringar av WordPress |
För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur fälten i formuläret översätts till kolumner i monday.com, hur posten matchas mot befintliga företag och kontakter, hur bifogade filer följer med, och vad som händer när ett formulär ändras eller ett fält lämnats tomt. Ett formulär ändras ofta, och en koppling som tyst slutar fungera när marknad lägger till ett fält kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när formulären ändras. Integrationer i monday.com kräver en plan med integrationer, och Zapier- och Webhooks-tilläggen ingår i Gravity Forms högre licensnivåer.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Vilka formulär ska kopplas, och vart? Alla formulär behöver inte en tavla. Bestäm per formulär vilken tavla posten ska till och vilken grupp den ska hamna i.
- Hur matchas företag och kontakter? Organisationsnummer eller e-postdomän är säkrast. Namn räcker inte, eftersom besökare stavar olika.
- Vilka fält måste finnas? Det kopplingen behöver för att sortera och tilldela måste vara obligatoriskt i formuläret, annars hamnar posten i en hög för manuell hantering.
- Vem äger posten? Bestäm vem som tilldelas och inom vilken tid den ska vara hanterad, så att kopplingen kan lägga uppgift och påminnelse.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en post inte kunde skapas, i stället för att tyst tappa en förfrågan.
Gravity Forms eller monday.coms egna formulär?
monday.com har egna formulär som skapar objekt direkt i tavlan utan koppling, och för interna formulär eller enkla sidor räcker de ofta. Gravity Forms passar när formuläret ska bo på er WordPress-webbplats med er design, villkorsstyrda fält, filuppladdning och allt som redan byggts där. Då är kopplingen vägen att få svaren till monday.com. Förfrågningar som blir leads hanteras vidare i CRM, och felanmälningar landar i monday service, där ärendet följs till det är löst. Många bolag lägger till ett AI-steg som sammanfattar och kategoriserar det kunden skrev, vilket vi beskriver i monday.com och ChatGPT, och skickar bekräftelser via Twilio när SMS passar bättre än e-post. Hur tavlorna struktureras så att det som kommer in går att följa upp beskriver vi på monday work management. Alla kopplingar vi bygger finns under alla integrationer.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och webbplatsens formulär i Make. Vi börjar i processen: vilka formulär som ska kopplas, hur poster matchas mot befintliga kunder och vem som äger det som kommer in. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när formulären ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Gravity Forms?
Ja. monday.com har ingen egen Gravity Forms-integration, men kopplingen byggs i en integrationsplattform som Make eller Zapier, eller via egen kod mot monday.coms API. Varje post kan bli ett objekt i rätt tavla, med ansvarig och uppgift.
Kan en förfrågan på webbplatsen bli en lead i monday.com automatiskt?
Ja. När formuläret skickas in skapas en lead i CRM-tavlan med företag, kontakt och det kunden skrev. Finns företaget redan läggs förfrågan där i stället för att skapa en dubblett.
Följer bifogade filer med till monday.com?
Ja. Filer som laddas upp i formuläret kan läggas i en filkolumn på objektet, till exempel bilder i en felanmälan.
Hamnar posten i monday.com direkt?
Med Gravity Forms Webhooks-tillägg skickas posten till Make i samma stund som den skickas in. Utan tillägget läser Make nya poster med jämna mellanrum via Gravity Forms REST API.
Ska vi använda Gravity Forms eller monday.coms egna formulär?
monday.coms formulär räcker ofta för interna formulär och enkla sidor. Gravity Forms passar när formuläret ska bo på er WordPress-webbplats med er design, villkorsstyrda fält och filuppladdning.
Vad behövs för att koppla ihop systemen?
Ett monday.com-konto på en plan med integrationer, Gravity Forms med REST API aktiverat eller Webhooks-tillägget, och ett Make-konto. Zapier- och Webhooks-tilläggen ingår i Gravity Forms högre licensnivåer.
Så går ni vidare
Börja med att lista formulären på webbplatsen och vad som händer med varje post idag: vem som läser, vart den kopieras och hur lång tid det tar innan någon svarar. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.