Isak Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Ramp. Kopplingen gör att kortköp, utlägg och leverantörsfakturor som hanteras i Ramp hamnar som kostnader på rätt projekt eller kund i monday.com, att projektledaren ser budget mot utfall medan arbetet pågår och att kostnader som ska vidarefaktureras inte glöms bort. Det finns ingen inbyggd Ramp-integration i monday.com och ingen färdig Ramp-app i Make, så kopplingen byggs mot Ramps API, antingen i Make eller som egen kod. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Medarbetaren betalar med Ramp-kortet
- Köpet kodas med projekt i Ramp
- Router · Finns projektet i monday.com?JaKostnaden läggs på projektetNejUppgift till projektledaren att koda om
- Kostnadsraden skapas i monday.com
Fältet för projekt i Ramp styr vart kostnaden hamnar. Saknas matchning går den till någon som kan rätta, inte till fel projekt.
- Medarbetaren lämnar in ett utlägg i Ramp
- Chefen godkänner i Ramp
- Kostnaden läggs på projektet i monday.com
Kostnaden syns i projektet först när den är godkänd, så att utfallet bara innehåller kostnader som faktiskt ska betalas.
- Kostnaden landar på projektet
- Summan av kostnader räknas om
- Router · Över budgetgräns?JaStatus till röd och meddelande till projektledarenNejIngen åtgärd
Projektledaren ser utfallet i samma tavla som tidplanen, och får veta när kostnaderna närmar sig budget i stället för vid månadsavslut.
- Kostnaden markeras som vidarefaktureras i monday.com
- Samlas på kundens fakturaunderlag
- Går med i nästa faktura till kunden
Resor, material och licenser som kunden ska stå för följer med fakturaunderlaget i stället för att letas fram i efterhand.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
monday.com har ingen egen Ramp-integration i Integrations Center, och varken Make eller Zapier har en färdig Ramp-app. Ramp har däremot ett öppet API med åtkomst till transaktioner, utlägg, leverantörsfakturor och de bokföringsfält ni själva definierar. Kopplingen byggs därför mot API:et: i Make med HTTP-modulen för flöden med måttlig volym, eller som egen kod när volymen är stor eller ni vill ha händelser i realtid. Kopplingen går i praktiken i en riktning, från Ramp till monday.com. Bokföringen sköter Ramp själv genom sina egna kopplingar till ekonomisystemet.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
Varje kortköp, utlägg och leverantörsfaktura i Ramp blir en kostnadsrad på rätt projekt eller kund i monday.com, styrt av hur köpet kodats i Ramp. Belopp, leverantör, datum och vem som köpte följer med.
Kostnaderna summeras per projekt och visas mot budgeten i monday.com. Projektledaren ser marginalen medan projektet pågår, inte när bokslutet är klart.
Kostnader som kunden ska stå för markeras i monday.com och samlas på kundens fakturaunderlag, så att de följer med nästa faktura från ekonomisystemet.
Köp som saknar kvitto eller projekt i Ramp, eller som överskrider en gräns, blir en uppgift till rätt person i monday.com.
Varför koppla ihop monday.com och Ramp?
- Projektledaren ser kostnaderna. Utlägg och kortköp syns i projekttavlan när de godkänts, inte vid nästa rapport från ekonomi.
- Mindre dubbelarbete. Kostnaden registreras en gång i Ramp och behöver inte skrivas in igen i projektuppföljningen.
- Rätt marginal. Budget mot utfall bygger på verkliga kostnader, inte på uppskattningar som fylls i efterhand.
- Inget glöms vid faktureringen. Kostnader som ska vidarefaktureras följer med underlaget automatiskt.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Ramps egna integrationer | Ni bara behöver kostnaderna i bokföringen, inte i monday.com | Ramp har färdiga kopplingar till bland annat QuickBooks Online, NetSuite och Xero, men ingen till monday.com |
| Make mot Ramps API | Flöden med villkor, matchning mot projekt och summering mot budget, med måttlig volym | Make har ingen färdig Ramp-app, så anropen byggs med Makes HTTP-modul mot Ramps API. Det kräver mer kunskap om API:et men ger full kontroll |
| Egen kod mot Ramps API | Stora volymer eller krav på händelser i realtid | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden |
Oavsett väg kräver kopplingen att ni är Ramp-kund och att en administratör aktiverar utvecklaråtkomst i Ramp. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur fälten i Ramp översätts till projekt, kunder och kostnadstyper i monday.com, hur flödet hanterar återbetalningar, delade köp och köp som kodas om i efterhand, och vad som händer när en kostnad inte kan matchas. En koppling som tyst lägger kostnader i fel projekt ger en felaktig marginal som ingen upptäcker förrän projektet är avslutat. Därför bygger vi med loggning och larm från början.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Hur ska köpet kopplas till projektet? Via ett eget fält i Ramp, via kategori eller via vem som köpte. Ett eget fält är säkrast, men kräver att medarbetarna fyller i det vid varje köp.
- Vad ska följa med? Belopp, valuta, leverantör, datum, kategori, köpare och länk till kvittot. Bestäm vilka uppgifter projektledaren behöver.
- När ska kostnaden synas? Direkt när köpet görs, när kvittot är bifogat eller när köpet är godkänt i Ramp. Tidigt ger bättre överblick, sent ger färre ändringar.
- Vem äger budgeten? Budgeten per projekt måste finnas i monday.com för att utfallet ska kunna jämföras, och någon måste hålla den uppdaterad.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en kostnad inte kunde matchas, i stället för att tyst hoppa över den eller lägga den på fel projekt.
Hur Ramp, monday.com och ekonomisystemet delar på ansvaret
Ramp är vanligast hos bolag med verksamhet i USA, ofta ett amerikanskt dotterbolag till ett svenskt bolag eller tvärtom. Ramp sköter då korten, attesten och synken till det bolagets bokföring. Den synken ska ni inte bygga om. Kopplingen till monday.com är en kopia för projektuppföljning, så att projekt som drivs över landsgränser följs upp i en och samma tavla i monday work management, oavsett vilket bolag som bar kostnaden. Hur projektuppföljning i monday.com hänger ihop med ekonomisystemet beskriver vi i Projekt i monday.com, ekonomi i Visma Net. Använder det svenska bolaget Pleo för samma sak finns motsvarande koppling i monday.com och Pleo. Fler kopplingar hittar ni under alla integrationer.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och ekonomiverktyg i Make och mot leverantörernas API:er. Vi börjar i processen: hur köpen ska kopplas till projekt, vad som ska följa med och vem som agerar på avvikelser. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Ramp?
Ja. Det finns ingen inbyggd integration i monday.com och ingen färdig app i Make eller Zapier, men Ramp har ett öppet API. Kopplingen byggs mot API:et i Make eller som egen kod, och kan skapa kostnadsrader på rätt projekt i monday.com, summera mot budget och skapa uppgifter vid avvikelser.
Kan kortköp i Ramp hamna automatiskt på rätt projekt i monday.com?
Ja. Varje köp som kodats med ett projekt i Ramp kan bli en kostnadsrad på motsvarande projekt i monday.com, med belopp, leverantör, datum och köpare. Saknas matchning kan kopplingen skapa en uppgift i stället för att gissa.
Ersätter kopplingen Ramps synk till bokföringen?
Nej. Ramp synkar själv till ekonomisystemet, och den synken ska vara kvar. Kopplingen till monday.com är till för projektuppföljning och vidarefakturering, inte för bokföring.
Kan monday.com skicka något tillbaka till Ramp?
Ramps API medger att vissa uppgifter uppdateras, till exempel egna fält på transaktioner. I praktiken byggs de flesta kopplingar i en riktning, från Ramp till monday.com, eftersom det är där projektuppföljningen sker.
Spelar det någon roll att Ramp saknas i Make och Zapier?
Inte för vad kopplingen kan göra, men för hur den byggs. I stället för färdiga moduler byggs anropen mot Ramps API, vilket kräver mer kunskap om API:et men ger full kontroll över vad som hämtas och när.
Vad behövs i Ramp för att koppla ihop systemen?
Ett Ramp-konto där en administratör aktiverar utvecklaråtkomst och skapar en applikation, samt egna fält eller kategorier i Ramp som motsvarar era projekt.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva hur ett kortköp ska hitta till rätt projekt: vem som kodar det, vad som ska följa med och vem som agerar när något saknas. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.