Isak Blomkvist
Ja, monday.com går att koppla till Pleo. Kopplingen gör att kortköp och utlägg som registreras i Pleo hamnar som kostnader på rätt projekt eller kund i monday.com, att projektledaren ser budget mot utfall medan projektet pågår och att kostnader som ska vidarefaktureras inte glöms bort. Det finns ingen inbyggd Pleo-integration i monday.com, så kopplingen byggs i Zapier, i Make mot Pleos API eller som egen kod. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.
- Medarbetaren betalar med Pleo-kortet
- Kvittot fotas och taggas med projekt i Pleo
- Router · Finns projektet i monday.com?JaKostnaden läggs på projektetNejUppgift till projektledaren att tagga om
- Kostnadsraden skapas i monday.com
Taggen i Pleo styr vart kostnaden hamnar. Saknas matchning går den till någon som kan rätta, inte till fel projekt.
- Kostnaden landar på projektet
- Summan av kostnader räknas om
- Router · Över budgetgräns?JaStatus till röd och meddelande till projektledarenNejIngen åtgärd
Projektledaren ser utfallet i samma tavla som tidplanen, och får veta när kostnaderna närmar sig budget i stället för vid månadsavslut.
- Kostnaden markeras som vidarefaktureras i monday.com
- Samlas på kundens fakturaunderlag
- Går med i nästa faktura till kunden
Resor, material och licenser som kunden ska stå för följer med fakturaunderlaget i stället för att letas fram i efterhand.
- Köpet saknar kvitto i Pleo efter några dagar
- Uppgift till medarbetaren i monday.com
- Router · Kvitto bifogat?JaUppgiften stängsNejPåminnelse till chefen
Ekonomi slipper jaga kvitton manuellt. Påminnelsen går dit medarbetaren redan arbetar.
Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.
Kort svar
monday.com har ingen egen Pleo-integration i Integrations Center, och Make har ingen färdig Pleo-app. Zapier har en Pleo-app med triggers för nya utgifter och kvitton, vilket räcker för att skapa en kostnadsrad i monday.com per köp. Behöver flödet villkor, matchning mot projekt och summering mot budget byggs det i Make mot Pleos API med Makes HTTP-modul, eller som egen kod mot Pleos API och webhooks. Kopplingen går i praktiken i en riktning: från Pleo till monday.com. Bokföringen sköter Pleo själv genom sin export till ekonomisystemet.
Vad kopplingen kan göra
Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.
Varje kortköp och utlägg i Pleo blir en kostnadsrad på rätt projekt eller kund i monday.com, styrt av tagg eller kategori i Pleo. Belopp, leverantör, datum och vem som köpte följer med.
Kostnaderna summeras per projekt och visas mot budgeten i monday.com. Projektledaren ser marginalen medan projektet pågår, inte när bokslutet är klart.
Kostnader som kunden ska stå för markeras i monday.com och samlas på kundens fakturaunderlag, så att de följer med nästa faktura från ekonomisystemet.
Köp som saknar kvitto eller tagg i Pleo blir en uppgift till medarbetaren i monday.com, så att ekonomi slipper jaga manuellt.
Varför koppla ihop monday.com och Pleo?
- Projektledaren ser kostnaderna. Utlägg och kortköp syns i projekttavlan samma dag, inte vid nästa rapport från ekonomi.
- Mindre dubbelarbete. Kostnaden registreras en gång i Pleo och behöver inte skrivas in igen i projektuppföljningen.
- Rätt marginal. Budget mot utfall bygger på verkliga kostnader, inte på uppskattningar som fylls i efterhand.
- Inget glöms vid faktureringen. Kostnader som ska vidarefaktureras följer med underlaget automatiskt.
Så byggs kopplingen
Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.
| Väg | Passar när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Zapier | Ett enkelt flöde i en riktning, till exempel att varje ny utgift i Pleo blir en rad i monday.com | Zapiers Pleo-app har triggers för nya utgifter, kvitton och medarbetare, men begränsat med logik för matchning mot projekt och summering |
| Make mot Pleos API | Flöden med villkor, matchning mot projekt, summering mot budget och uppgifter vid avvikelser | Make har ingen färdig Pleo-app, så anropen byggs med Makes HTTP-modul mot Pleos API. Det kräver mer kunskap om API:et men ger full kontroll |
| Egen kod mot Pleos API | Stora volymer eller krav på webhooks i realtid som plattformarna inte klarar | Mest flexibelt, men kräver att någon äger och förvaltar koden |
Oavsett väg kräver kopplingen API-åtkomst i Pleo, vilket inte ingår i alla Pleos planer. Kontrollera det innan ni planerar bygget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur taggar och kategorier i Pleo översätts till projekt, kunder och kostnadstyper i monday.com, hur flödet hanterar återbetalningar, delade köp och köp som taggas om i efterhand, och vad som händer när en kostnad inte kan matchas. En koppling som tyst lägger kostnader i fel projekt ger en felaktig marginal som ingen upptäcker förrän projektet är avslutat. Därför bygger vi med loggning och larm från början.
Det här ska ni bestämma innan ni bygger
En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:
- Hur ska köpet kopplas till projektet? Via tagg i Pleo, via kategori eller via vem som köpte. Taggar är säkrast, men kräver att medarbetarna faktiskt taggar varje köp.
- Vad ska följa med? Belopp inklusive eller exklusive moms, leverantör, datum, kategori, köpare och länk till kvittot. Bestäm vilka uppgifter projektledaren behöver.
- När ska kostnaden synas? Direkt när köpet görs, när kvittot är bifogat eller när ekonomi har godkänt det. Tidigt ger bättre överblick, sent ger färre ändringar.
- Vem äger budgeten? Budgeten per projekt måste finnas i monday.com för att utfallet ska kunna jämföras, och någon måste hålla den uppdaterad.
- Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en kostnad inte kunde matchas, i stället för att tyst hoppa över den eller lägga den på fel projekt.
Hur Pleo, monday.com och ekonomisystemet delar på ansvaret
Pleo exporterar själv kortköp och utlägg till bokföringen, vanligen Fortnox eller Visma Net. Den exporten ska ni inte bygga om. Kopplingen till monday.com är en kopia för projektuppföljning, inte en bokföringskoppling. I bokföringen ligger kostnaden på konto och kostnadsställe, i monday.com på projekt och kostnadstyp. Hur projektuppföljning i monday work management hänger ihop med ekonomisystemet beskriver vi i Projekt i monday.com, ekonomi i Visma Net. Fakturerar ni projektets kostnader vidare byggs den delen mot ekonomisystemet, se monday.com och Fortnox. Fler kopplingar hittar ni under alla integrationer.
Straviont bygger kopplingen
Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och ekonomiverktyg i Make och mot leverantörernas API:er. Vi börjar i processen: hur köpen ska kopplas till projekt, vad som ska följa med och vem som agerar på avvikelser. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.
Vanliga frågor
Går det att koppla monday.com till Pleo?
Ja. Det finns ingen inbyggd integration i monday.com, men kopplingen byggs i Zapier, i Make mot Pleos API eller som egen kod. Den kan skapa kostnadsrader på rätt projekt i monday.com, summera mot budget och skapa uppgifter när kvitto eller tagg saknas.
Kan kortköp i Pleo hamna automatiskt på rätt projekt i monday.com?
Ja. Varje köp som taggas med ett projekt i Pleo kan bli en kostnadsrad på motsvarande projekt i monday.com, med belopp, leverantör, datum och köpare. Saknas matchning kan kopplingen skapa en uppgift i stället för att gissa.
Ersätter kopplingen Pleos export till bokföringen?
Nej. Pleo exporterar själv till ekonomisystemet, och den exporten ska vara kvar. Kopplingen till monday.com är till för projektuppföljning och vidarefakturering, inte för bokföring.
Kan monday.com skicka något tillbaka till Pleo?
Pleos API medger att bland annat taggar och medarbetare hanteras, så enklare uppdateringar går att göra. I praktiken byggs de flesta kopplingar i en riktning, från Pleo till monday.com, eftersom det är där projektuppföljningen sker.
Ska vi välja Zapier eller Make?
Zapier räcker för att skapa en rad per utgift. Make passar bättre när flödet ska matcha mot projekt, summera mot budget och agera på avvikelser, men kräver att anropen byggs mot Pleos API eftersom Make saknar en färdig Pleo-app.
Vad behövs i Pleo för att koppla ihop systemen?
API-åtkomst i Pleo, vilket inte ingår i alla planer, samt en administratör som kan skapa API-nycklar. Taggar eller kategorier som motsvarar era projekt behöver också finnas upplagda.
Så går ni vidare
Börja med att beskriva hur ett kortköp ska hitta till rätt projekt: vem som taggar, vad som ska följa med och vem som agerar när något saknas. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.