monday.com och QuickBooks Time: så fungerar integrationen

Ja, monday.com går att koppla till QuickBooks Time. Kopplingen gör att projekt och kunder i monday.com blir jobb som medarbetarna kan stämpla tid på i QuickBooks Time, att den rapporterade tiden hamnar på rätt projekt i monday.com och att fakturaunderlag och budgetuppföljning bygger på verklig tid i stället för uppskattningar. Det finns ingen inbyggd QuickBooks Time-integration i monday.com, så kopplingen byggs i Make, som har en QuickBooks Time-app, eller som egen kod. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.

Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.

Kort svar

monday.com har ingen egen QuickBooks Time-integration i Integrations Center. Kopplingen byggs i Make, vars QuickBooks Time-app kan skapa och uppdatera jobb, kunder och tidsposter samt hämta rapporterad tid. Appen saknar triggers, så tid som ska in i monday.com hämtas enligt schema, till exempel varje natt, i stället för i samma sekund som någon stämplar ut. För de flesta bolag är det tillräckligt. Egen kod mot QuickBooks Times API är möjlig, men Intuit begränsar åtkomsten till API:et till godkända utvecklare, vilket gör Make till den praktiska vägen.

Vad kopplingen kan göra

Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.

Varför koppla ihop monday.com och QuickBooks Time?

• Ett ställe att lägga upp projekt. Projektet skapas i monday.com och finns i QuickBooks Time utan att någon skriver in det igen.
• Rätt tid på rätt projekt. Medarbetarna stämplar på jobb som motsvarar projekten, så att tiden inte behöver sorteras om i efterhand.
• Budget mot utfall i realtid. Projektledaren ser nedlagd tid mot budget medan projektet pågår, inte när det är för sent att agera.
• Fakturering på verklig tid. Underlaget bygger på godkända tidsposter, inte på vad någon minns vid månadens slut.

Så byggs kopplingen

Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.

För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur projekt och kunder i monday.com översätts till jobbstrukturen i QuickBooks Time, hur flödet hanterar tid som ändras eller godkänns i efterhand, hur dubbletter undviks när samma tidspost hämtas två gånger, och vad som händer när en tidspost inte kan matchas mot ett projekt. En koppling som tyst räknar samma timmar två gånger ger ett fakturaunderlag som kunden ifrågasätter. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras. Kopplingen kräver ett QuickBooks Time-konto med en administratör som får ansluta appar.

Det här ska ni bestämma innan ni bygger

En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:

1. Hur ska projekten speglas i QuickBooks Time? Kund som jobb och projekt som underjobb är vanligast. Bestäm hur djup strukturen ska vara, och vad som händer med projekt som byter namn.
2. Vilken tid ska hämtas? All stämplad tid, eller bara tid som chefen godkänt. Godkänd tid ger färre ändringar, men syns senare.
3. Hur ofta? En gång per natt räcker för budgetuppföljning. Fakturaunderlag vid månadsavslut behöver bara en körning när perioden är stängd.
4. Hur undviks dubbletter? Varje tidspost har ett id i QuickBooks Time. Spara det i monday.com, så att samma post aldrig räknas två gånger.
5. Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en tidspost inte kunde matchas, i stället för att tyst hoppa över den.

Hur QuickBooks Time, monday.com och QuickBooks Online delar på ansvaret

QuickBooks Time används nästan alltid tillsammans med QuickBooks Online, som tar hand om lön och fakturering utifrån tiden. Den kopplingen sköter Intuit själva, och den ska ni inte bygga om. Kopplingen till monday.com är till för det QuickBooks Online inte gör: planera projektet, följa nedlagd tid mot budget medan arbetet pågår och ge projektledaren en helhetsbild i monday work management. Vill ni även skapa fakturan från monday.com, i stället för från QuickBooks Time, beskriver vi det i monday.com och QuickBooks Online. Svenska bolag som i stället tidrapporterar direkt i monday.com och fakturerar från Fortnox hittar motsvarande flöde i monday.com och Fortnox. Fler kopplingar hittar ni under alla integrationer.

Straviont bygger kopplingen

Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och tid- och ekonomisystem i Make. Vi börjar i processen: hur projekten ska speglas, vilken tid som ska hämtas och vem som agerar på avvikelser. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.

Vanliga frågor

Går det att koppla monday.com till QuickBooks Time?

Ja. Det finns ingen inbyggd integration i monday.com, men kopplingen byggs i Make, som har en QuickBooks Time-app, eller som egen kod mot API:et. Den kan skapa jobb i QuickBooks Time från projekt i monday.com, hämta rapporterad tid tillbaka och bygga fakturaunderlag på verklig tid.

Kan projekt i monday.com bli jobb i QuickBooks Time automatiskt?

Ja. När ett projekt startas i monday.com kan kopplingen skapa kund och jobb i QuickBooks Time, så att medarbetarna kan stämpla på projektet direkt. När projektet stängs kan jobbet inaktiveras.

Syns stämplad tid i monday.com direkt?

Nästan. Makes QuickBooks Time-app saknar triggers, så tiden hämtas enligt schema, till exempel varje natt eller varje timme. För budgetuppföljning och fakturaunderlag räcker det för de flesta.

Kan tid som rapporterats i monday.com skickas till QuickBooks Time?

Ja. Makes app kan skapa tidsposter i QuickBooks Time, så tid som rapporterats i monday.com kan föras över. De flesta väljer dock en riktning, så att det är tydligt var tiden rapporteras.

Varför inte bygga direkt mot QuickBooks Times API?

Intuit begränsar åtkomsten till API:et till godkända utvecklare, vilket kräver en ansökan. Make har redan den åtkomsten, vilket gör det till den praktiska vägen för de flesta bolag.

Vad behövs i QuickBooks Time för att koppla ihop systemen?

Ett QuickBooks Time-konto och en administratör som kan ansluta Make. Jobbstrukturen, alltså kunder och jobb, bör bestämmas innan kopplingen byggs.

Så går ni vidare

Börja med att beskriva hur projekten ska speglas i QuickBooks Time, vilken tid som ska hämtas och vad den ska användas till. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.