monday.com och QuickBooks Online: så fungerar integrationen

Ja, monday.com går att koppla till QuickBooks Online. Kopplingen gör att det som är redo att faktureras i monday.com blir en faktura i QuickBooks Online, att nya kunder läggs upp utan dubbletter och att betalstatusen syns i monday.com utan att någon behöver kontrollera i bokföringen. monday.com har en egen QuickBooks-integration på den högsta planen, men de flesta flöden byggs i en integrationsplattform som Make, efter hur just ert bolag arbetar. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.

Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.

Kort svar

monday.com har en inbyggd QuickBooks-integration i Integrations Center. Den fungerar bara med QuickBooks Online, inte QuickBooks Desktop, och kräver monday.coms högsta plan. Den täcker ett fåtal färdiga recept, till exempel att skapa en faktura från ett item. Behöver ni villkor, flera steg, kundmatchning eller betalstatus tillbaka byggs kopplingen i stället i Make eller Zapier, som båda har QuickBooks Online-appar med betydligt fler funktioner. Make passar bäst när flödet har förgreningar och behöver felhantering. Det är där vi bygger de flesta kopplingarna.

Vad kopplingen kan göra

Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.

Varför koppla ihop monday.com och QuickBooks Online?

• Mindre dubbelarbete. Kunduppgifter, belopp och fakturastatus skrivs in en gång, inte i två system.
• Färre fel. När uppgifterna följer med automatiskt försvinner felstavade kundnamn, fel belopp och glömda fakturor.
• Snabbare betalt. Fakturan skapas samma dag som underlaget är klart, och förfallna fakturor upptäcks direkt i stället för vid nästa genomgång.
• Sälj och ekonomi ser samma sak. Säljaren ser i monday.com om kunden har betalat, och ekonomi ser vad som är på väg in.

Så byggs kopplingen

Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.

För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur uppgifterna i monday.com översätts till kunder, produkter, skattekoder och betalningsvillkor i QuickBooks Online, hur flödet hanterar undantag som krediteringar, rabatter och ändrade belopp, och vad som händer när något går fel. En koppling som fungerar i ett test men tyst missar fakturor i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras. Kopplingen kräver ett QuickBooks Online-konto med en användare som får ansluta appar.

Det här ska ni bestämma innan ni bygger

En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:

1. Vad ska utlösa fakturan? En vunnen affär, en avklarad milstolpe, en godkänd offert eller ett månadsavslut. Bestäm exakt vilken status i monday.com som skapar fakturan, och vem som får sätta den.
2. Vilka uppgifter måste finnas? Kundnummer, fakturaadress, produkter, valuta och betalningsvillkor måste vara ifyllda innan fakturan kan skapas. Annars blir den fel eller stoppas.
3. Hur matchas kunderna? Ett entydigt kundnummer som finns i båda systemen är säkrast. Namn räcker inte, eftersom samma kund kan stavas på flera sätt.
4. Vem granskar fakturan? Ska den skickas direkt från QuickBooks Online, eller skapas som utkast som ekonomi godkänner först?
5. Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en faktura inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över den.

När QuickBooks Online används i Sverige

QuickBooks Online är vanligast hos bolag med ägare eller moderbolag utanför Sverige, eller hos svenska bolag med dotterbolag i länder där QuickBooks är standard. Då hanterar det svenska bolaget ofta sin bokföring i Fortnox eller Visma Net medan dotterbolaget använder QuickBooks Online, och monday.com är det gemensamma lagret ovanpå. Kopplingen byggs då så att rätt bolag faktureras från rätt system, med samma tavla i monday CRM eller monday work management som utgångspunkt. Hur motsvarande koppling ser ut mot de svenska systemen beskriver vi i monday.com och Fortnox och monday.com och Visma Net. Fler kopplingar hittar ni under alla integrationer.

Straviont bygger kopplingen

Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och ekonomisystem i Make. Vi börjar i processen: vad som ska utlösa fakturan, vilka uppgifter som måste finnas och vem som ansvarar för vad. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.

Vanliga frågor

Går det att koppla monday.com till QuickBooks Online?

Ja. monday.com har en inbyggd QuickBooks-integration på den högsta planen, och kopplingen kan också byggas i Make eller Zapier eller via egen kod mot QuickBooks Onlines API. Den kan skapa fakturor, estimates och kunder i QuickBooks Online och föra tillbaka betalstatus till monday.com.

Fungerar kopplingen med QuickBooks Desktop?

Nej, inte med monday.coms inbyggda integration eller med Makes QuickBooks-app. Båda bygger på QuickBooks Online. Använder ni QuickBooks Desktop behöver kopplingen gå via ett mellanlager eller en migrering till QuickBooks Online.

Kan monday.com skapa fakturor i QuickBooks Online automatiskt?

Ja. Kopplingen kan skapa fakturan när något i monday.com är redo att faktureras, till exempel en vunnen affär eller en avklarad milstolpe. Kund, produkter och belopp följer med, och finns kunden inte i QuickBooks Online skapas den först.

Kan betalstatus från QuickBooks Online synas i monday.com?

Ja. När en faktura betalas i QuickBooks Online kan statusen uppdateras i monday.com, och förfallna fakturor kan trigga påminnelser eller uppgifter till den som ansvarar för kunden.

Räcker monday.coms egen QuickBooks-integration?

Den räcker om ni har den högsta planen och bara behöver ett enkelt recept, som att skapa en faktura från ett item. Behöver ni kundmatchning, villkor, flera steg eller betalstatus tillbaka byggs kopplingen i Make.

Vad behövs i QuickBooks Online för att koppla ihop systemen?

Ett QuickBooks Online-konto och en användare med behörighet att ansluta appar och arbeta med kunder och fakturor. Bygger ni egen kod behövs dessutom en registrerad app hos Intuit.

Så går ni vidare

Börja med att beskriva flödet fram till betald faktura: vad som utlöser fakturan, vem som gör vad och vilka uppgifter som behövs. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.