monday.com och Xero: så fungerar integrationen

Ja, monday.com går att koppla till Xero. Kopplingen gör att det som är redo att faktureras i monday.com blir en faktura i Xero, att nya kunder läggs upp som kontakter utan dubbletter och att betalstatusen syns i monday.com utan att någon behöver kontrollera i bokföringen. Det finns ingen inbyggd Xero-integration i monday.com, så kopplingen byggs i en integrationsplattform som Make, efter hur just ert bolag arbetar. Den här artikeln går igenom vad kopplingen gör, hur den byggs och vad ni ska tänka på innan ni sätter igång.

Flödena ovan är bara exempel på hur det kan fungera. Varje koppling byggs efter er process: vilka steg som ska finnas, vad som ska hända i varje läge och vem som ansvarar för vad.

Kort svar

monday.com har ingen egen Xero-integration i Integrations Center. Det finns tredjepartsappar i monday.coms marketplace som synkar kontakter och fakturor, men de flesta kopplingar byggs i Make eller Zapier, som båda har Xero-appar. Makes Xero-app har både triggers och actions, vilket gör att flödet kan gå åt båda hållen: fakturor och kontakter skapas i Xero, betalningar och status går tillbaka till monday.com. Zapier räcker för enkla flöden i en riktning. Make passar bättre när flödet har villkor, flera steg eller behöver felhantering, och det är där vi bygger de flesta kopplingarna.

Vad kopplingen kan göra

Här är fyra vanliga exempel. Er koppling kan göra mer, mindre eller något helt annat, beroende på hur ni arbetar.

Varför koppla ihop monday.com och Xero?

• Mindre dubbelarbete. Kunduppgifter, belopp och fakturastatus skrivs in en gång, inte i två system.
• Färre fel. När uppgifterna följer med automatiskt försvinner felstavade kontakter, fel belopp och glömda fakturor.
• Snabbare betalt. Fakturan skapas samma dag som underlaget är klart, och förfallna fakturor upptäcks direkt i stället för vid nästa genomgång.
• Sälj och ekonomi ser samma sak. Säljaren ser i monday.com om kunden har betalat, och ekonomi ser vad som är på väg in.

Så byggs kopplingen

Det finns tre vägar, och vilken som passar beror på hur avancerat flödet är.

För de flesta bolag är Make rätt väg, men plattformen är bara verktyget. Det som avgör om kopplingen håller är hur den byggs: hur uppgifterna i monday.com översätts till kontakter, konton, skattesatser och betalningsvillkor i Xero, hur flödet hanterar undantag som kreditnotor, rabatter och ändrade belopp, och vad som händer när något går fel. En koppling som fungerar i ett test men tyst missar fakturor i drift kostar mer än den sparar. Därför bygger vi med loggning och larm från början, och förvaltar kopplingen när processen eller systemen ändras. Kopplingen kräver ett Xero-konto med en användare som får ansluta appar.

Det här ska ni bestämma innan ni bygger

En koppling blir aldrig bättre än processen den automatiserar. De här frågorna avgör om den fungerar i praktiken:

1. Vad ska utlösa fakturan? En vunnen affär, en avklarad milstolpe, en leverans eller ett månadsavslut. Bestäm exakt vilken status i monday.com som skapar fakturan, och vem som får sätta den.
2. Vilka uppgifter måste finnas? Kundnummer, fakturaadress, rader, konto och skattesats måste vara ifyllda innan fakturan kan skapas. Annars blir den fel eller stoppas.
3. Hur matchas kontakterna? Ett entydigt kundnummer som finns i båda systemen är säkrast. Namn räcker inte, eftersom samma kund kan stavas på flera sätt.
4. Vem granskar fakturan? Ska den godkännas och skickas direkt, eller skapas som utkast i Xero som ekonomi godkänner först?
5. Vad händer när något går fel? Ett bra flöde loggar varje körning och säger till om en faktura inte kunde skapas, i stället för att tyst hoppa över den.

När Xero används i Sverige

Xero är vanligast hos bolag med ägare eller moderbolag i Storbritannien, Australien eller Nya Zeeland, eller hos svenska bolag med dotterbolag där Xero är standard. Då sköter det svenska bolaget ofta sin bokföring i Fortnox eller Visma Net medan systerbolaget använder Xero, och monday.com är det gemensamma lagret ovanpå. Kopplingen byggs då så att rätt bolag faktureras från rätt system, med samma tavla i monday CRM eller monday work management som utgångspunkt. Hur motsvarande koppling ser ut mot de svenska systemen beskriver vi i monday.com och Fortnox och monday.com och Visma Net. Fler kopplingar hittar ni under alla integrationer.

Straviont bygger kopplingen

Vi är officiell monday.com-partner och certifierade CRM-specialister hos monday.com, och vi bygger kopplingar mellan monday.com och ekonomisystem i Make. Vi börjar i processen: vad som ska utlösa fakturan, vilka uppgifter som måste finnas och vem som ansvarar för vad. Först därefter byggs flödet, med loggning och felhantering, och vi förvaltar det när verksamheten ändras.

Vanliga frågor

Går det att koppla monday.com till Xero?

Ja. monday.com och Xero kopplas ihop via en integrationsplattform som Make eller Zapier, via en tredjepartsapp i monday.coms marketplace eller via egen kod mot Xeros API. Kopplingen kan skapa fakturor och kontakter i Xero och föra tillbaka betalstatus till monday.com.

Finns det en inbyggd Xero-integration i monday.com?

Nej, inte i monday.coms eget Integrations Center. Det finns tredjepartsappar i marketplace, men vill ni att flödet ska följa er process byggs kopplingen i Make.

Kan monday.com skapa fakturor i Xero automatiskt?

Ja. Kopplingen kan skapa fakturan i Xero när något i monday.com är redo att faktureras, till exempel en vunnen affär eller en avklarad milstolpe. Kontakt, rader och belopp följer med, och finns kontakten inte skapas den först.

Kan betalstatus från Xero synas i monday.com?

Ja. När en betalning registreras i Xero kan statusen uppdateras i monday.com, och förfallna fakturor kan trigga påminnelser eller uppgifter till den som ansvarar för kunden.

Ska vi välja Make eller Zapier?

Zapier räcker för enkla flöden i en riktning. Make passar bättre när flödet har villkor, flera steg, går åt båda hållen eller behöver felhantering och loggning, vilket gäller de flesta kopplingar mellan CRM och fakturering.

Vad behövs i Xero för att koppla ihop systemen?

Ett Xero-konto och en användare med behörighet att ansluta appar och arbeta med kontakter och fakturor. Bygger ni egen kod behövs dessutom en registrerad app hos Xero.

Så går ni vidare

Börja med att beskriva flödet fram till betald faktura: vad som utlöser fakturan, vem som gör vad och vilka uppgifter som behövs. Därefter går det snabbt att bygga. Vill ni ha hjälp går det bra att boka en kostnadsfri kartläggning, så går vi igenom det tillsammans.