De flesta ekonomifunktioner vi möter vill samma sak: stänga månaden snabbare, med färre manuella moment och färre fel att jaga i efterhand. Visma Net har verktygen för det – men det är stor skillnad på att ha funktionerna och att faktiskt använda dem. Här är de fem processer där automationen brukar betala sig snabbast, i den ordning vi oftast inför dem.
1. Leverantörsfakturaflödet
Det manuella fakturaflödet är nästan alltid den största tidstjuven: fakturor som kommer på mejl, registreras för hand, skickas runt för attest och konteras en och en. I Visma Net låter vi fakturorna komma in elektroniskt, tolkas och matchas mot inköpsorder eller tidigare kontering, och gå ut på attest automatiskt.
Vinsten är dubbel. Registreringstiden försvinner nästan helt, och bokslutets klassiska fråga – "vilka fakturor har inte kommit in än?" – ersätts av en lista som redan finns i systemet.
2. Bankavstämningen
Att stämma av banken rad för rad mot huvudboken är ett arbetsmoment som inte borde finnas kvar. Med bankkoppling i Visma Net läses kontoutdragen in löpande och matchas mot betalningar och inbetalningar automatiskt. Det som blir kvar att hantera manuellt är avvikelserna – och det är precis så det ska vara.
Effekten märks inte bara i bokslutet. En bank som är avstämd varje morgon betyder att likviditetsbilden alltid är aktuell, inte en gång i månaden.
3. Kundreskontran och påminnelserna
Påminnelser och räntefakturor är ett typexempel på arbete som är viktigt men inte kräver omdöme i varje enskilt fall. Vi sätter upp regelstyrda påminnelseflöden: vilka kunder som får påminnelser, när, med vilken ton och med vilka undantag. Ekonomifunktionen hanterar undantagen i stället för rutinen.
Det brukar också vara här kassaflödet förbättras först – inte för att kunderna blir bättre på att betala, utan för att ingen påminnelse längre glöms bort.
4. Periodiseringar och återkommande verifikat
Hyror, licenser, försäkringar och abonnemang ser likadana ut varje månad, men bokförs förvånansvärt ofta för hand. Visma Nets periodiseringsmallar och återkommande transaktioner gör att de bokas rätt, i rätt period, utan att någon behöver komma ihåg dem.
I bokslutet är detta skillnaden mellan att kontrollera att något redan är gjort och att sitta och göra det. Kontrollen tar minuter; görandet tar dagar.
5. Momsen och rapportpaketet
Sist i kedjan: momsrapporten och de återkommande rapporterna till ledning och styrelse. När grunddata är automatiserad enligt punkterna ovan går momsrapporten från utredningsarbete till kontrollmoment. Rapportpaketet bygger vi som sparade vyer och rapporter direkt i systemet, så att siffrorna hämtas därifrån de faktiskt bor i stället för att klippas in i kalkylark.
Ordningen spelar roll
Det är frestande att börja med rapporterna, för det är dem ledningen ser. Men rapporter byggda på manuella underliggande processer blir bara ett snabbare sätt att visa osäkra siffror. Därför börjar vi alltid i flödena – fakturor, bank, reskontra – och låter rapporteringen komma sist, när datat den vilar på går att lita på.
Varje införande gör vi tillsammans med er ekonomifunktion: vi konfigurerar, ni arbetar i flödet från vecka ett, och överlämningen dokumenteras så att rutinen inte hänger på en enskild person. Vill ni veta var er största tidstjuv sitter gör vi gärna en kartläggning av nuläget – den är kostnadsfri och ni behåller resultatet oavsett vad ni gör sedan.